Prozess in 5 Minuten bewerten
Beantworten Sie 5 kurze Fragen zu Ihrem Prozess und erhalten Sie eine detaillierte Analyse mit konkreten Handlungsempfehlungen
Prozess-Grundlagen
Beginnen wir mit den Basis-Informationen zu Ihrem Prozess
Prozess-Kategorie *
Wie groß ist Ihr Unternehmen insgesamt?
Hilft uns einzuschätzen, ob sich dieser Prozess bei Ihrer Organisationsgröße lohnt.
Was die Engpassdiagnose fragt — und warum
Die Diagnose betrachtet genau einen Prozess, nicht Ihr ganzes Unternehmen. In fünf Schritten wird erfasst, wie oft er läuft, wie viel Zeit er bindet, wie standardisiert er ist und wie weit die beteiligten Systeme digitalisiert sind. Daraus entsteht ein Automation Readiness Score, eine Reifegrad-Einstufung und eine Einordnung in eine Aufwand-Impact-Matrix. Die Fragen im Einzelnen:
1. Prozess-Grundlagen
Beginnen wir mit den Basis-Informationen zu Ihrem Prozess.
- Prozessname
- z.B. Rechnungsverarbeitung, Kundenaufträge, ...
- Prozess-Kategorie
- Core (Kerngeschäft), Support (Unterstützend), Enabling (Ermöglichend).
- Wie groß ist Ihr Unternehmen insgesamt?
- Hilft uns einzuschätzen, ob sich dieser Prozess bei Ihrer Organisationsgröße lohnt.
2. Häufigkeit & Volumen
Wie oft und wie viel wird dieser Prozess durchgeführt?.
- Wie oft läuft der Prozess?
- Täglich, Wöchentlich, Monatlich.
- Anzahl Durchläufe pro Tag
- Beispiel: Bei 10 Rechnungen pro Tag → 10
3. Zeitaufwand & Beteiligte
Wie viel Zeit wird pro Durchlauf benötigt?.
- Zeitaufwand pro Durchlauf (Minuten)
- Wie lange dauert ein einzelner Durchlauf durchschnittlich?
- Anzahl beteiligter Personen
- Wie viele Personen sind durchschnittlich pro Durchlauf involviert?
- Durchschnittlicher Stundensatz pro Person (optional, für Euro-Berechnung)
- Vollkosten (inkl. Lohnnebenkosten) der Personen, die den Prozess ausführen. Ohne Angabe wird der Wert nur in Stunden ausgewiesen.
4. Standardisierung & Qualität
Wie standardisiert und fehleranfällig ist der Prozess?.
- Ist der Prozess dokumentiert?
- Ja oder Nein. Ohne Dokumentation gibt es keine verlässliche Beschreibung dessen, was automatisiert werden soll.
- Gibt es klare Regeln und Standards?
- Ja oder Nein. Regeln, die nur im Kopf einzelner Personen existieren, lassen sich nicht in einen Workflow übersetzen.
- Wie fehleranfällig ist der Prozess? (1 = sehr niedrig, 5 = sehr hoch)
- Fehleranfälligkeit erhöht den Nutzen der Automatisierung — und gleichzeitig den Aufwand für Sonderfallbehandlung.
5. Automatisierungs-Bereitschaft
Wie bereit ist der Prozess für Automatisierung?.
- Sind alle involvierten Systeme digitalisiert?
- Ja — Alles digital. Nein — Teilweise/Papier.
- Gibt es viele Ausnahmen oder Sonderfälle?
- Ja — Viele Ausnahmen. Nein — Standardisiert.
Wie das Ergebnis zustande kommt
Aus den Antworten werden drei Größen berechnet, die zusammen die eigentliche Aussage ergeben: der Reifegrad des Prozesses, seine Position zwischen Aufwand und Wirkung, und ein Score, der beides zu einer Zahl verdichtet.
Reifegrad-Stufe
Der Reifegrad beschreibt, wie belastbar ein Prozess heute ist. Ein Prozess auf Stufe 1 lässt sich nicht sinnvoll automatisieren — er würde das Chaos nur schneller machen.
- Level 1: Ad-hoc — Chaotisch, keine Standards
- Level 2: Definiert — Prozess dokumentiert
- Level 3: Standardisiert — Konsistent ausgeführt
- Level 4: Gemessen — KPIs werden getrackt
- Level 5: Optimiert — Kontinuierliche Verbesserung
Priorisierung
Nicht jeder automatisierbare Prozess ist es wert, zuerst angefasst zu werden. Aufwand und Wirkung ergeben vier Felder:
- Quick Wins — Hoher Impact bei niedrigem Aufwand - perfekt für schnelle Erfolge!
- Strategisch — Hoher Impact rechtfertigt den Aufwand - strategisch wichtig
- Später — Niedriger Impact - für später einplanen
- Vermeiden — Hoher Aufwand bei niedrigem Impact - nicht empfehlenswert
Automation Readiness Score
Der Score fasst alle Antworten auf einer Skala von 0 von 100 zusammen. Die fünf Bänder bedeuten:
- Exzellent — Hervorragend! Dieser Prozess ist optimal vorbereitet für Automatisierung. Alle wichtigen Voraussetzungen sind erfüllt.
- Gut — Guter Ausgangspunkt! Der Prozess ist gut geeignet für Automatisierung. Einige Optimierungen empfohlen.
- Mittel — Mittleres Potenzial. Der Prozess benötigt Vorbereitung vor der Automatisierung. Fokus auf Standardisierung.
- Niedrig — Niedriger Score. Signifikante Optimierung erforderlich bevor automatisiert werden kann. Grundlagen schaffen.
- Sehr niedrig — Sehr niedriger Score. Der Prozess ist noch nicht bereit für Automatisierung. Grundlegende Prozessverbesserung nötig.
Was Sie am Ende bekommen
Das Ergebnis ist kein Angebot, sondern eine Einschätzung. Neben Score, Reifegrad und Priorisierung enthält es eine geschätzte Zeitersparnis pro Woche und Jahr, eine grobe Umsetzungsdauer und eine Liste konkreter Vorarbeiten. Typische Empfehlungen sind:
- Prozess vollständig dokumentieren (Process Mapping)
- Klare Regeln und Standards definieren
- Bottleneck-Analyse durchführen
- Prozess optimieren BEVOR automatisiert wird
- Systeme digitalisieren und integrieren
- Fehlerquellen identifizieren und eliminieren
- Ausnahmen standardisieren oder separaten Prozess definieren
- Automatisierungspotenzial evaluieren
- KPIs definieren und kontinuierlich messen
Die geschätzte Umsetzungsdauer liegt je nach Komplexität zwischen 1-2 Wochen, 2-4 Wochen und 1-3 Monate.
Ohne Gewähr: Die hier angezeigten Werte beruhen auf Ihren eigenen Angaben und branchenüblichen Durchschnittswerten. Sie dienen als erste Orientierung, ersetzen aber keine individuelle Analyse und sind keine verbindliche Prognose. Für eine belastbare Einschätzung empfehlen wir ein kurzes Gespräch.