Lexoffice Automatisierung: Buchhaltung mit n8n und Make.com verbinden

Lexoffice ist die beliebteste Cloud-Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland. Mit über 300.000 Nutzern hat sich Lexoffice als DATEV-Alternative etabliert. Der große Vorteil: Lexoffice bietet eine moderne REST-API, die Automatisierungen deutlich einfacher macht. Dieser Artikel ist Teil unserer Serie zum Thema Buchhaltung automatisieren.

Warum Lexoffice automatisieren?

Typische manuelle Aufgaben: Potenzielle Zeitersparnis: 15-20 Stunden/Monat bei typischen KMUs

Lexoffice API: Die Grundlagen

API-Zugang einrichten

Lexoffice → Einstellungen → Öffentliche API

API-Schlüssel generieren

Schlüssel sicher speichern (nur einmal sichtbar!)

Verfügbare API-Endpunkte

API-Limits

• 100 Requests/Minute – Standard-Limit
• Paginierung – Max. 100 Einträge pro Request
• Rate Limiting – Bei Überschreitung 429 Error

Tipp: Batching und Caching in Workflows einbauen.

Die 10 wichtigsten Lexoffice-Automatisierungen

1. Shopify/WooCommerce → Lexoffice Rechnungen

Trigger: Neue Bestellung im Shop Workflow:

Shop (Neue Bestellung)
        ↓
    Kundendaten prüfen/anlegen
        ↓
    Rechnung in Lexoffice erstellen
        ↓
    PDF an Kunden senden
        ↓
    Bestellung als "abgerechnet" markieren

n8n-Umsetzung:

// Lexoffice Rechnung erstellen
{
  "voucherDate": "2024-01-15",
  "address": {
    "name": order.customer.name,
    "street": order.shipping.address,
    "zip": order.shipping.zip,
    "city": order.shipping.city,
    "countryCode": "DE"
  },
  "lineItems": order.items.map(item => ({
    "type": "custom",
    "name": item.name,
    "quantity": item.quantity,
    "unitPrice": {
      "netAmount": item.price,
      "taxRatePercentage": 19
    }
  })),
  "totalPrice": {
    "currency": "EUR"
  }
}

2. Automatische Belegerfassung

Mehr Details zu OCR-basierter Belegerfassung finden Sie in unserem Artikel Rechnungsverarbeitung automatisieren.

Trigger: E-Mail mit Anhang oder Upload in Ordner Workflow:

E-Mail/Dropbox (neuer Beleg)
        ↓
    OCR-Extraktion
        ↓
    Lexoffice: Beleg erstellen
        ↓
    Automatische Kategorisierung
        ↓
    Bei Unklarheit: Slack-Nachricht

Make.com-Szenario:

Watch: Gmail → neue E-Mails mit Anhang

Filter: Nur PDFs und Bilder

OCR: Mindee oder Google Vision

Create: Lexoffice → Create Voucher

Notify: Slack bei Erfolg/Fehler

3. CRM-Synchronisation

Trigger: Neuer Kontakt in HubSpot/Pipedrive Workflow:

CRM (Neuer Kunde)
        ↓
    Prüfen: Existiert in Lexoffice?
        ↓
    Nein: Kontakt anlegen
    Ja: Kontakt aktualisieren
        ↓
    Lexoffice-ID in CRM speichern

4. Automatisches Mahnwesen

Trigger: Täglich um 9:00 Uhr Workflow:

Schedule (täglich)
        ↓
    Lexoffice: Offene Rechnungen abrufen
        ↓
    Filter: Fällig > 7 Tage
        ↓
    Für jede Rechnung:
      - Stufe 1: Zahlungserinnerung
      - Stufe 2: 1. Mahnung
      - Stufe 3: 2. Mahnung
        ↓
    E-Mail versenden
        ↓
    Status in Lexoffice aktualisieren

5. Angebot → Rechnung Konvertierung

Trigger: Angebot angenommen Workflow:

Angebot-Status: Angenommen
        ↓
    Lexoffice: Angebot abrufen
        ↓
    Rechnung aus Angebot erstellen
        ↓
    PDF generieren
        ↓
    An Kunden senden

6. Wiederkehrende Rechnungen

Trigger: Monatlich zum 1. Workflow:

Schedule (1. des Monats)
        ↓
    Liste: Abo-Kunden abrufen
        ↓
    Für jeden Kunden:
      - Rechnung erstellen
      - PDF versenden
      - SEPA-Lastschrift auslösen

7. Bank-Integration mit KI

Trigger: Neue Bankumsätze (via finAPI) Workflow:

finAPI (neue Umsätze)
        ↓
    KI: Kategorisierung
    (GPT-4/Claude)
        ↓
    Lexoffice: Zahlung zuordnen
        ↓
    Unklare Buchungen: Zur Prüfung

8. Steuerberater-Report

Trigger: Monatsende Workflow:

Schedule (letzter Tag des Monats)
        ↓
    Lexoffice: Monatsauswertung abrufen
        ↓
    Excel/PDF Report erstellen
        ↓
    E-Mail an Steuerberater

9. Ausgaben-Genehmigung

Trigger: Neuer Beleg über Grenzwert Workflow:

Lexoffice (neuer Beleg > 500€)
        ↓
    Slack: Genehmigung anfragen
        ↓
    Warten auf Reaktion
        ↓
    Genehmigt: Beleg freigeben
    Abgelehnt: Beleg markieren

10. Inventar-Sync

Trigger: Lagerbestand ändert sich Workflow:

Warenwirtschaft (Bestandsänderung)
        ↓
    Lexoffice: Artikel aktualisieren
        ↓
    Bei Unterschreitung: Bestellvorschlag

Schritt-für-Schritt: Shop → Lexoffice mit n8n

Voraussetzungen

• n8n Cloud oder Self-Hosted
• Lexoffice API-Schlüssel
• Shopify/WooCommerce Admin-Zugang

Workflow aufbauen

Schritt 1: Trigger einrichten

Node: Shopify Trigger
Event: Order Created
Credentials: Shopify OAuth

Schritt 2: Kontakt prüfen/anlegen

Node: HTTP Request
Method: GET
URL: https://api.lexoffice.io/v1/contacts
Query: email={{ $json.customer.email }}
Headers: Authorization: Bearer YOUR_API_KEY

Node: IF
Bedingung: Kontakt existiert?
Ja: Kontakt-ID nutzen
Nein: Kontakt anlegen

Schritt 3: Rechnung erstellen

Node: HTTP Request
Method: POST
URL: https://api.lexoffice.io/v1/invoices
Body: (siehe JavaScript unten)

{
  "voucherDate": "{{ $now.format('yyyy-MM-dd') }}",
  "address": {
    "contactId": "{{ $('Kontakt').item.json.id }}"
  },
  "lineItems": [
    {{#each $json.line_items}}
    {
      "type": "custom",
      "name": "{{ this.name }}",
      "quantity": {{ this.quantity }},
      "unitPrice": {
        "netAmount": {{ this.price }},
        "taxRatePercentage": 19
      }
    }{{#unless @last}},{{/unless}}
    {{/each}}
  ],
  "taxConditions": {
    "taxType": "net"
  },
  "shippingConditions": {
    "shippingType": "delivery",
    "shippingDate": "{{ $now.plus(3, 'days').format('yyyy-MM-dd') }}"
  },
  "paymentConditions": {
    "paymentTermLabel": "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen",
    "paymentTermDuration": 14
  }
}

Schritt 4: Rechnung finalisieren

Node: HTTP Request
Method: POST
URL: https://api.lexoffice.io/v1/invoices/{{ $json.id }}/document

Schritt 5: PDF versenden

Node: HTTP Request
Method: GET
URL: https://api.lexoffice.io/v1/invoices/{{ $json.id }}/document
Response: Binary

Node: Send Email
To: {{ $('Shopify Trigger').item.json.customer.email }}
Subject: Ihre Rechnung {{ $json.voucherNumber }}
Attachment: Rechnung-PDF

Make.com: Lexoffice Module nutzen

Make.com bietet native Lexoffice-Module:

Verfügbare Module

Beispiel-Szenario

Shopify → Watch Orders

Lexoffice → Search Contact (by Email)

Router:

- Kontakt existiert → weiter

- Kontakt fehlt → Create Contact

Lexoffice → Create Invoice

Lexoffice → Finalize Invoice

Gmail → Send Email with Attachment

Fehlerbehandlung

Häufige Fehler

Best Practice: Retry-Logik

// n8n Code Node
const maxRetries = 3;
let attempt = 0;

while (attempt < maxRetries) {
  try {
    // API Request
    return result;
  } catch (error) {
    if (error.response?.status === 429) {
      await new Promise(r => setTimeout(r, 60000)); // 1 Min warten
      attempt++;
    } else {
      throw error;
    }
  }
}

Sicherheit und Compliance

API-Key schützen

• Nie im Code hardcoden
• n8n Credentials nutzen
• Regelmäßig rotieren

GoBD-Konformität

• Lexoffice ist GoBD-zertifiziert
• Automatisierung ändert daran nichts
• Archivierungspflichten beachten

Falls Sie zusätzlich eine DATEV-Anbindung benötigen, lesen Sie unseren Guide zur DATEV Automatisierung.

DSGVO

• Kundendaten nur zweckgebunden verarbeiten
• Löschfristen einhalten (Lexoffice unterstützt das)

Kosten-Nutzen-Rechnung

Investition

Einsparung

Bei 40€/Stunde = 780€/Monat Ersparnis

Fortgeschrittene Integrationen

Lexoffice + Stripe

Automatisch Rechnungen bei Stripe-Zahlungen:

Stripe Webhook (Payment Success)
        ↓
    Lexoffice: Rechnung erstellen
        ↓
    Lexoffice: Als bezahlt markieren

Lexoffice + Calendly

Für Dienstleister mit Buchungssystem:

Calendly (Termin gebucht)
        ↓
    Lexoffice: Kontakt anlegen
        ↓
    Lexoffice: Rechnung erstellen
        ↓
    E-Mail mit Rechnung senden

Lexoffice + Notion

Projektbasierte Abrechnung:

Notion (Projekt abgeschlossen)
        ↓
    Zeiten aus Notion extrahieren
        ↓
    Lexoffice: Rechnung mit Positionen

Weiterführende Artikel

• Buchhaltung automatisieren: Von der Rechnung bis zur DATEV
• Rechnungsverarbeitung automatisieren: OCR + KI
• DATEV Automatisierung: Workflows mit Make.com und n8n

Fazit

Lexoffice ist durch seine moderne API ein idealer Kandidat für Automatisierung. Mit n8n oder Make.com können Sie:

• Rechnungen automatisch aus Shop-Systemen erstellen
• Belege intelligent erfassen und kategorisieren
• Mahnwesen vollständig automatisieren
• Steuerberater-Reporting auf Knopfdruck

Der Zeitaufwand für die Buchhaltung sinkt um 80-90%.

Häufige Fragen

Was kostet lexoffice Automatisierung?

Ein Basispaket für die lexoffice-Anbindung an Ihr Shop- oder CRM-System startet ab ca. 1.500 EUR einmalig. Laufende Kosten für das Automatisierungstool liegen bei 30-100 EUR/Monat je nach Volumen.

Welche Systeme lassen sich mit lexoffice verbinden?

Nahezu alle gaengigen Business-Tools: Shopify, WooCommerce, Stripe, HubSpot, Personio, und viele mehr. Ueber die lexoffice API und Tools wie Make.com oder n8n sind auch individuelle Anbindungen moeglich.

Funktioniert die Automatisierung auch mit dem lexoffice Basis-Tarif?

Die API-Funktionen sind ab dem lexoffice M-Tarif verfuegbar. Fuer den vollen Funktionsumfang (Angebote, Rechnungen, Kontakte) empfehlen wir mindestens den L-Tarif.

Wie lange dauert die Einrichtung einer lexoffice Automatisierung?

Eine Standard-Integration (z.B. Shop zu lexoffice) ist in 3-5 Werktagen eingerichtet. Komplexere Setups mit mehreren Systemen und Sonderlogik dauern 2-4 Wochen.

Ist die lexoffice Automatisierung DSGVO-konform?

Ja. lexoffice selbst ist ein deutsches Produkt mit Serverstandort in Deutschland. Bei der Automatisierung achten wir darauf, dass alle Daten ueber verschluesselte Verbindungen laufen und keine unnoetige Datenweitergabe stattfindet.

lexoffice Automatisierung beauftragen

Sie wissen jetzt, was möglich ist – aber die Umsetzung kostet Zeit und Know-how. Als Automatisierungs-Agentur verbinden wir lexoffice nahtlos mit Ihren anderen Business-Tools.

Typische Projekte unserer Kunden:

• Automatische Rechnungserstellung aus Shop-Bestellungen
• Belegerfassung per OCR und automatische Verbuchung
• Mahnwesen-Automatisierung mit personalisierten Erinnerungen
• Echtzeit-Sync zwischen lexoffice und CRM

Durchschnittlich sparen unsere Kunden 8-12 Stunden pro Woche bei der Buchhaltung.

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Nächste Schritte

API-Schlüssel erstellen – In Lexoffice aktivieren

Ersten Workflow bauen – z.B. Shop → Rechnung

Schrittweise erweitern – Weitere Prozesse anbinden

Wir unterstützen Sie bei der Lexoffice-Automatisierung -- von der Analyse bis zur fertigen Integration. Jetzt Kontakt aufnehmen.