Buchhaltung automatisieren: Von der Rechnung bis zur DATEV

Buchhaltung ist notwendig, aber nicht wertschöpfend. Jede Stunde, die Sie mit Belege sortieren und Zahlen eintippen verbringen, fehlt für Ihr eigentliches Geschäft. Die gute Nachricht: 70-80% der Buchhaltungsaufgaben lassen sich automatisieren. Hier zeigen wir wie.

Was lässt sich automatisieren?

Hohe Automatisierungspotenzial (80-100%)

Mittleres Potenzial (50-70%)

Niedriges Potenzial (braucht Menschen)

• Jahresabschluss-Erstellung
• Steuerliche Gestaltung
• Komplexe Sachverhalte
• Betriebsprüfung

Der automatisierte Buchhaltungs-Workflow

Übersicht

[Geschäftsvorfall]
       ↓
[Digitale Erfassung]
       ↓
[Automatische Erkennung]
       ↓
[Kontierung + Validierung]
       ↓
[Freigabe (wenn nötig)]
       ↓
[Buchung]
       ↓
[DATEV-Export]
       ↓
[Steuerberater]

Phase 1: Digitale Belegerfassung

Eine detaillierte Anleitung zur automatischen Belegerfassung mit OCR und KI finden Sie in unserem Artikel Rechnungsverarbeitung automatisieren.

Eingangsrechnungen:

E-Mail an rechnung@firma.de
    → Automatisch in Belegsystem
    → OCR + KI-Extraktion
    → Zur Prüfung/Freigabe

Ausgangsrechnungen:

Rechnung in Buchhaltungssystem erstellt
    → Automatisch per E-Mail versandt
    → Zahlungserinnerung nach X Tagen
    → Mahnungen automatisch

Kassenbelege:

Foto mit Smartphone-App
    → Upload in System
    → Automatische Kategorisierung
    → Verknüpfung mit Kreditkartenumsatz

Bankbelege:

Bank-API oder CSV-Import
    → Automatische Zuordnung
    → Offene Posten abgleichen

Phase 2: Intelligente Kontierung

Regelbasierte Kontierung:

WENN Lieferant = "Amazon" UND Betrag < 500€
  DANN Konto = 4930 (Bürobedarf)

WENN Lieferant = "Telekom"
  DANN Konto = 4920 (Telefon)

WENN Betreff enthält "Hosting"
  DANN Konto = 4964 (IT-Kosten)

KI-basierte Kontierung:

[Rechnungstext] → GPT-Analyse
    → Vorschlag: "IT-Dienstleistung, Konto 4964"
    → Confidence: 95%
    → Bei >90%: Automatisch buchen
    → Bei <90%: Zur manuellen Prüfung

Phase 3: Freigabe-Workflow

Rechnung > 500€:
    → Slack-Nachricht an Freigeber
    → "Rechnung von XY über 1.234€ – Freigeben?"
    → [Ja] [Nein] [Details]
    → Bei Freigabe: Weiter zur Buchung

Rechnung < 500€ UND bekannter Lieferant:
    → Automatische Freigabe

Phase 4: Buchung und Export

Automatische Buchung:

Freigabe erteilt
    → Buchungssatz erstellen
    → In Buchhaltungssystem buchen
    → Beleg verknüpfen

DATEV-Export:

Monatlich oder auf Abruf:
    → DATEV-Buchungsstapel generieren
    → Belegbilder als PDF
    → Upload zu DATEV Unternehmen Online
    → Steuerberater erhält Benachrichtigung

Alle Details zur DATEV-Anbindung finden Sie in unserem Guide zur DATEV Automatisierung.

Tools für automatisierte Buchhaltung

Komplettlösungen (All-in-One)

Spezialisierte Tools (Ergänzung)

Automatisierungs-Layer

Konkreter Setup-Guide

Szenario: KMU mit Steuerberater und DATEV

Ausgangslage:

• 100-300 Eingangsrechnungen/Monat
• Steuerberater macht Fibu und Abschluss
• Aktuell: Ordner mit Belegen zum Steuerberater

Ziel-Setup:

[Alle Belege digital]
       ↓
[Automatische Erfassung + Kontierung]
       ↓
[Freigabe durch Geschäftsführer]
       ↓
[Automatischer DATEV-Export]
       ↓
[Steuerberater prüft + korrigiert]

Schritt 1: Tool-Auswahl

Option A: GetMyInvoices + DATEV

• GetMyInvoices sammelt alle Belege
• Automatische Kategorisierung
• Export zu DATEV Unternehmen Online
• Kosten: ~50€/Monat

Option B: BuchhaltungsButler

• Alles in einem Tool
• Lernende KI-Kontierung
• Bidirektionale DATEV-Sync
• Kosten: ~40€/Monat

Option C: Lexoffice + Make.com

• Lexoffice für Grundfunktionen
• Make.com für Spezial-Workflows
• DATEV-Export
• Kosten: ~30€/Monat

Wie Sie Lexoffice im Detail anbinden, erfahren Sie in unserem Artikel zur Lexoffice Automatisierung.

Schritt 2: Belegquellen anbinden

E-Mail:
rechnung@firma.de einrichten
Weiterleitung an Tool aktivieren

Bank:
API-Anbindung (wenn möglich)
Sonst: Täglicher CSV-Import automatisiert

Kreditkarten:
Moss/Pleo für Firmenkarten
Oder: Bank-Anbindung

Handbelege:
App auf Mitarbeiter-Handys
Foto → automatisch im System

Schritt 3: Kontierungsregeln aufsetzen

Häufige Lieferanten anlegen:
Telekom → 4920
AWS → 4964
Büro-Lieferant → 4930

Keyword-Regeln:
"Bewirtung" → 4650
"Tanken" → 4530
"Software" → 4964
"Miete" → 4210

Schritt 4: Freigabe-Workflow

Mit Make.com:
Trigger: Neue Rechnung in System
Filter: Betrag > 500€
Slack: Nachricht an Freigeber mit Buttons
Webhook: Bei Klick → Status aktualisieren
Weiter zur Buchung

Schritt 5: DATEV-Anbindung

Monatlicher Export:
Alle freigegebenen Buchungen
DATEV-Format (ASCII oder CSV)
Upload zu Unternehmen Online
E-Mail an Steuerberater: "Daten bereit"

Spezialfall: Reisekostenabrechnung

Der alte Weg

1. Mitarbeiter sammelt Belege (Papier)
Mitarbeiter füllt Excel aus
Mitarbeiter reicht ein
Chef unterschreibt
Buchhaltung prüft
Buchhaltung tippt ein
Überweisung
→ Dauer: 2-4 Wochen

Der automatisierte Weg

1. Mitarbeiter fotografiert Belege mit App (Tag der Ausgabe)
App extrahiert Daten automatisch
Mitarbeiter ordnet Projekt/Kostenstelle zu
Am Reiseende: "Einreichen" klicken
Automatische Prüfung (Pauschalen, Limits)
Chef erhält Benachrichtigung → Freigabe per Klick
Automatische Verbuchung + Überweisung
→ Dauer: 2-3 Tage

Tools für Reisekosten

Automatisiertes Mahnwesen

Setup

Rechnung erstellt → Fälligkeitsdatum gesetzt

Tag +3 nach Fälligkeit:
    → Zahlungseingang prüfen (Bank-Abgleich)
    → Wenn nicht bezahlt: Freundliche Erinnerung

Tag +10:
    → Erneute Prüfung
    → Wenn nicht bezahlt: 1. Mahnung

Tag +20:
    → 2. Mahnung mit Mahngebühr

Tag +30:
    → 3. Mahnung / Ankündigung Inkasso
    → Benachrichtigung an Geschäftsführung

Tag +45:
    → Übergabe an Inkasso (manuell/automatisch)

Automatisierung in Make.com

Trigger: Täglich 9:00

Abrufen: Alle offenen Rechnungen
Filter: Fällig + nicht bezahlt
Für jede Rechnung:
   - Tage überfällig berechnen
   - Mahnstufe bestimmen
   - E-Mail-Template wählen
   - E-Mail senden
   - Status aktualisieren
Report an Buchhaltung

Bank-Automatisierung

Automatischer Zahlungsabgleich

Täglich:
Kontoumsätze abrufen (API oder CSV)
Für jeden Umsatz:
   - In offenen Posten suchen (Betrag + Referenz)
   - Match gefunden → Automatisch ausgleichen
   - Kein Match → Zur manuellen Zuordnung
Report: X von Y automatisch zugeordnet

Zahlungsläufe automatisieren

Wöchentlich (Freitag):
Alle freigegebenen Rechnungen sammeln
Fällig diese Woche oder Skonto-Frist
SEPA-XML generieren
In Banking-Software importieren
Zur Freigabe vorlegen

GoBD-Compliance sicherstellen

Anforderungen

• Unveränderbarkeit: Originalbeleg bewahren
• Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle erfassen
• Nachvollziehbarkeit: Änderungen protokollieren
• Ordnung: Systematische Ablage
• Zeitnähe: Zeitnahe Erfassung

Automatisierte Umsetzung

Beleg eingehend:
    → Sofort Zeitstempel
    → Original unverändert speichern
    → Alle Änderungen in Audit-Log
    → Systematische Benennung
    → Verschlüsselte Speicherung

Wichtig: Nutzen Sie Tools, die GoBD-Zertifizierung haben (Lexoffice, sevDesk, DATEV).

ROI-Rechnung

Beispiel: Handwerksbetrieb mit 150 Belegen/Monat

Vorher:

• 15 Std/Monat für Belegwesen
• Steuerberater: 400€/Monat (viel Nacharbeit)
• Verspätete Mahnungen
• Skonto verpasst

Investition:

• BuchhaltungsButler: 40€/Monat
• Einrichtung: 8 Stunden (einmalig)

Nachher:

• 3 Std/Monat für Belegwesen
• Steuerberater: 300€/Monat (weniger Arbeit)
• Mahnungen pünktlich
• Skonto wird genutzt

Ersparnis:

• Zeit: 12 Std × 35€ = 420€/Monat
• Steuerberater: 100€/Monat
• Skonto: ~200€/Monat (geschätzt)
• Minus Tool: -40€/Monat
• Netto: ~680€/Monat

Häufige Fragen

Akzeptiert das Finanzamt digitale Belege?

Ja, wenn GoBD-konform verarbeitet und aufbewahrt. Papierbelege können nach dem Scannen vernichtet werden (Verfahrensdokumentation erforderlich).

Was wenn der Steuerberater nicht mitmacht?

DATEV-Export funktioniert immer. Moderne Steuerberater schätzen digitale Mandanten – sie sparen auch Zeit.

Ist das sicher?

Seriöse Tools sind ISO 27001 zertifiziert, nutzen Verschlüsselung und deutsche/EU-Server.

Kann ich später noch wechseln?

Ja. Buchungsdaten lassen sich exportieren. Belege auch. Vendor Lock-in ist minimal.

Checkliste: Buchhaltung automatisieren

Vorbereitung

Implementierung

Go-Live

Weiterführende Artikel

• Rechnungsverarbeitung automatisieren: OCR + KI in der Praxis
• DATEV Automatisierung: Workflows mit Make.com und n8n
• Lexoffice Automatisierung: Buchhaltung verbinden
• Billomat API-Integration

Fazit

Buchhaltung automatisieren ist einer der dankbarsten Automation-Cases:

• Klare Regeln: Buchhaltung ist regelbasiert
• Hohe Frequenz: Täglich/wöchentlich wiederkehrend
• Messbare Ersparnis: Stunden werden zu Minuten
• Weniger Fehler: Keine Tippfehler mehr
• Bessere Übersicht: Echtzeit statt Monatsende

Sie müssen kein Tech-Experte sein. Tools wie Lexoffice oder BuchhaltungsButler machen es einfach.

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Unser Vorgehen:

Analyse Ihrer aktuellen Buchhaltungsprozesse

Identifikation der größten Zeitfresser

Konzeption der Automatisierungslösung

Implementierung mit n8n oder Make.com

Testing und Go-Live mit Ihrem Team

Ergebnis: 70-80% weniger manuelle Buchhaltungsarbeit.

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