Selbst-Check: Lohnt es sich, diesen Ablauf zu automatisieren?
13 Fragen zu einem einzigen Ablauf, in fünf Schritten. Am Ende sehen Sie sofort, wie gut er sich eignet, was er heute an Zeit bindet und was Sie vorher klären sollten.
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Die Kurzauswertung sehen Sie ohne E-Mail-Adresse. Den ausführlichen Bericht schicke ich Ihnen per E-Mail, wenn Sie ihn möchten. Das entscheiden Sie erst am Ende.
Was der Selbst-Check fragt und warum.
Der Selbst-Check betrachtet genau einen Ablauf, nicht Ihr ganzes Unternehmen. In fünf Schritten fragt er, wie oft der Ablauf läuft, wie viel Zeit er bindet, ob es feste Regeln gibt und wie weit die Daten digital vorliegen. Daraus entstehen eine Eignung auf einer Skala bis 100, ein Reifegrad und eine Einordnung nach Wirkung und Aufwand.
1/5Um welchen Ablauf geht es?
Nehmen Sie einen einzigen Ablauf, am besten den, der Ihr Team am meisten nervt.
- Name des Ablaufs
- z. B. Rechnungseingang, Auftragsannahme, Mahnwesen
- Welche Art von Ablauf ist das?
- Kerngeschäft (Damit verdienen Sie Ihr Geld: Auftrag, Leistung, Kundenservice), Unterstützend (Hält den Betrieb am Laufen: Buchhaltung, Personal, IT), Steuernd (Planung, Qualität, Compliance).
- Wie groß ist Ihr Unternehmen insgesamt?
- Damit lässt sich einschätzen, ob sich der Aufwand bei Ihrer Größe lohnt.
2/5Wie oft läuft der Ablauf?
Grob geschätzt reicht. Es geht um die Größenordnung.
- Wie oft läuft der Ablauf?
- Täglich, Wöchentlich, Monatlich.
- Anzahl Durchläufe pro Tag
- Beispiel: 10 Rechnungen pro Tag ergeben 10.
3/5Wie viel Zeit steckt darin?
Rechnen Sie mit dem Durchschnitt, nicht mit dem schlimmsten Tag.
- Minuten pro Durchlauf
- Wie lange dauert ein einzelner Durchlauf im Schnitt?
- Beteiligte Personen pro Durchlauf
- Wie viele Personen fassen einen Durchlauf im Schnitt an?
- Stundensatz pro Person (optional, für die Rechnung in Euro)
- Vollkosten inklusive Lohnnebenkosten. Ohne Angabe rechnen wir nur in Stunden.
4/5Gibt es feste Regeln?
Software kann nur wiederholen, was jedes Mal gleich läuft.
- Ist der Ablauf irgendwo aufgeschrieben?
- Ja oder Nein. Ohne Beschreibung gibt es keine verlässliche Grundlage dafür, was automatisiert werden soll.
- Gibt es klare Regeln, wer was wann tut?
- Ja oder Nein. Regeln, die nur im Kopf einzelner Personen existieren, lassen sich nicht in einen automatischen Ablauf übersetzen.
- Wie oft geht dabei etwas schief? (1 = fast nie, 5 = ständig)
- Viele Fehler erhöhen den Nutzen der Automatisierung und zugleich den Aufwand für Sonderfälle.
5/5Wo liegen die Daten?
Automatisieren lässt sich nur, was digital erreichbar ist.
- Laufen alle beteiligten Schritte digital?
- Ja: Alles digital. Nein: Teilweise Papier.
- Gibt es viele Ausnahmen und Sonderfälle?
- Ja: Viele Ausnahmen. Nein: Läuft meist gleich.
Wie das Ergebnis zustande kommt.
Aus den Antworten werden drei Größen gerechnet: der Reifegrad des Ablaufs, seine Lage zwischen Wirkung und Aufwand und eine Eignung, die beides zu einer Zahl verdichtet.
Reifegrad
Der Reifegrad beschreibt, wie verlässlich ein Ablauf heute läuft. Auf Stufe 1 lohnt Automatisieren nicht, es würde das Durcheinander nur beschleunigen.
- Stufe 1: Jedes Mal anders
- Keine festen Regeln, jeder macht es auf seine Art
- Stufe 2: Beschrieben
- Der Ablauf ist aufgeschrieben, wird aber nicht immer so gemacht
- Stufe 3: Einheitlich
- Läuft jedes Mal nach denselben Regeln
- Stufe 4: Gemessen
- Zeiten und Fehler werden gezählt
- Stufe 5: Laufend verbessert
- Wird regelmäßig nachgemessen und angepasst
Wirkung und Aufwand
Nicht jeder automatisierbare Ablauf verdient es, zuerst angefasst zu werden. Wirkung und Aufwand ergeben vier Felder:
- Zuerst angehen
- Viel Wirkung, wenig Aufwand. Hier fangen Sie an.
- Größeres Vorhaben
- Viel Wirkung, aber auch viel Aufwand. Lohnt sich, braucht aber Planung.
- Kann warten
- Wenig Wirkung. Später wieder anschauen.
- Lieber lassen
- Viel Aufwand, wenig Wirkung. Fragen Sie eher, ob es den Ablauf so überhaupt braucht.
Eignung für Automatisierung
Die Eignung fasst alle Antworten auf einer Skala von 0 von 100 zusammen. Die fünf Bereiche bedeuten:
- Sehr gut geeignet
- Der Ablauf ist gut vorbereitet: feste Regeln, digitale Daten, genug Wiederholung. Bevor Sie automatisieren, lohnt trotzdem der Blick, welcher Schritt ganz wegfallen kann.
- Gut geeignet
- Ein guter Kandidat. Ein paar Lücken sollten Sie vorher schließen, damit die Automatisierung nicht an Ausnahmen hängen bleibt.
- Mit Vorarbeit geeignet
- Möglich, aber erst mit Vorarbeit. Meist fehlen feste Regeln oder es gibt zu viele Sonderfälle. Das zu klären, bringt oft schon ohne Software etwas.
- Erst vorbereiten
- Hier lohnt erst das Aufräumen. Regeln festlegen, Schritte streichen, Daten digital machen. Automatisiert würde der Ablauf heute nur schneller durcheinanderlaufen.
- Noch nicht geeignet
- Der Ablauf ist noch nicht so weit. Er läuft jedes Mal anders oder hängt an Papier. Fangen Sie mit einer einfachen Beschreibung an, wer was wann tut.
Was Sie am Ende bekommen.
Das Ergebnis ist kein Angebot, sondern eine Einschätzung. Sofort und ohne E-Mail-Adresse sehen Sie die Kurzauswertung: Eignung, Reifegrad, die Zeit, die der Ablauf heute bindet, und was Sie zuerst klären sollten. Wer möchte, bekommt den ausführlichen Bericht per E-Mail. Typische Punkte darin:
- Den Ablauf aufschreiben, so wie er heute wirklich läuft
- Klare Regeln festlegen: wer was wann tut
- Herausfinden, wo es hakt: eine Woche lang Störungen notieren
- Überflüssige Schritte streichen, bevor automatisiert wird
- Papier und Zwischenschritte digital machen
- Fehlerquellen finden und abstellen
- Sonderfälle bündeln oder als eigenen Weg festlegen
- Prüfen, welche Schritte Software übernehmen kann
- Festlegen, woran Sie Erfolg messen, und nachmessen
Ohne Gewähr: Die Werte beruhen auf Ihren eigenen Angaben und einfachen Faustregeln. Sie sind eine erste Orientierung, keine Prognose. Belastbar wird es erst mit echten Zahlen aus Ihrem Alltag.