Prozessanalyse vor Automatisierung. Erst streichen, dann bauen.
Die meisten Automatisierungen scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass ein umständlicher Ablauf am Ende nur schneller umständlich läuft. Deshalb geht es in vier Schritten: melden, messen, streichen, automatisieren. Software kommt erst im letzten.
13 Fragen · rund 5 Minuten · Kurzauswertung ohne E-Mail
Abläufe reparieren, nicht neu erfinden. Angesetzt wird an dem, was es schon gibt.
Schritte streichen, Logik umbauen, Medienbrüche schließen, Werkzeuge verbinden: am Ablauf, den es schon gibt.
Nicht dabei: Ihr Geschäftsmodell auf der grünen Wiese neu denken.
Szene nachgestellt
Dienstag, 8:15
Bevor jemand über Software spricht, hängt der Ablauf an der Wand.
Jeder rote Punkt ist eine Stelle, an der das Team wartet, nachfragt oder doppelt tippt. Dort setzt die Methode an.
Vier Schritte. In dieser Reihenfolge.
Wer mit dem Werkzeug anfängt, automatisiert die Umwege gleich mit. Deshalb kommt Software erst im vierten Schritt, nach dem Streichen.
1/4Melden
Wo es hakt, wissen die Leute, die jeden Tag damit arbeiten.
Deshalb fängt die Analyse beim Team an, nicht beim Werkzeug. Jede Störung wird in dem Moment notiert, in dem sie passiert: was, wo, wie viele Minuten.
- Im Moment notieren, nicht aus der Erinnerung
- Beteiligte und Übergaben sichtbar machen
- Den Ablauf so erfassen, wie er wirklich läuft
- Anfrage
- Prüfen2 Meldungen
- Doppelt erfassen5 Meldungen
- Rückfragen6 Meldungen
- Freigabe2 Meldungen
- Übertragen4 Meldungen
- Abschluss1 Meldung
Beispiel, erfunden: ein Ablauf, eine Woche.
2/4Messen
Aus Meinungen wird eine Zahl.
Nach ein paar Wochen ist klar, welche Ursachen wie oft vorkommen und was sie in Stunden und Euro kosten. Ab dann wird über Zahlen gesprochen, nicht über Bauchgefühl.
- Meldungen nach Ursache sortieren
- Zeiten ehrlich hochrechnen
- Wartezeiten, Schleifen und Fehlerquellen benennen
- Anfrage
- Prüfen30 Min.
- Doppelt erfassen95 Min.
- Rückfragen120 Min.
- Freigabe25 Min.
- Übertragen70 Min.
- Abschluss15 Min.
Beispiel, erfunden: ein Ablauf, eine Woche.
3/4Streichen
Was niemand braucht, muss niemand automatisieren.
Bevor eine Zeile Software entsteht, fliegt raus, was überflüssig ist. Ein gestrichener Schritt, ein Pflichtfeld oder eine geklärte Zuständigkeit lösen oft mehr als jedes Werkzeug und kosten keine Lizenz.
Der Schritt, den die meisten überspringen.
- Überflüssige Schritte streichen
- Parallel statt nacheinander
- Regeln und Formate vereinheitlichen
- Anfrage
- Prüfen30 Min.
- Doppelt erfassengestrichen
- Rückfragengestrichen
- Freigabe25 Min.
- Übertragengestrichen
- Abschluss15 Min.
Beispiel, erfunden: ein Ablauf, eine Woche.
4/4Automatisieren
Und der Rest läuft von allein.
Erst jetzt kommt Software ins Spiel: für das, was nach dem Streichen übrig bleibt und festen Regeln folgt. Wo ein Urteil gebraucht wird, entscheidet weiter ein Mensch. Danach wird am selben Punkt nachgemessen.
- Regelbasierte Schritte und Datenübertragungen
- Zuerst, was viel bringt und wenig Aufwand macht
- Nach ein paar Monaten nachmessen
- Anfrageläuft von allein
- Prüfenläuft von allein
- Doppelt erfassengestrichen
- Rückfragengestrichen
- FreigabeMensch entscheidet
- Übertragengestrichen
- Abschlussläuft von allein
Beispiel, erfunden: ein Ablauf, eine Woche.
- Anfrage
- Prüfen2 Meldungen
- Doppelt erfassen5 Meldungen
- Rückfragen6 Meldungen
- Freigabe2 Meldungen
- Übertragen4 Meldungen
- Abschluss1 Meldung
Beispiel, erfunden: ein Ablauf, eine Woche.
Drei Schritte fallen weg, bevor überhaupt ein Werkzeug ins Spiel kommt. Automatisiert wird der schlankere Ablauf, nicht der alte Umweg.
Sechs Merkmale eines guten Kandidaten
Eignet sich ein Ablauf überhaupt? Diese sechs Fragen geben die Antwort, bevor Sie Geld für Werkzeuge ausgeben.
- Häufigkeit
- Wie oft läuft der Ablauf?
- Täglich schlägt monatlich
- Menge
- Wie viele Vorgänge pro Durchlauf?
- Mehr Fälle, mehr Hebel
- Zeitaufwand
- Wie lange dauert ein Durchlauf von Hand?
- Minuten und Stunden summieren sich
- Fehleranfälligkeit
- Wo schleichen sich Fehler ein?
- Manuelle Eingaben und Übertragungen
- Verhältnis
- Steht das, was wegfällt, im Verhältnis zum Aufwand?
- Nicht alles, was geht, lohnt sich
- Feste Regeln
- Läuft der Ablauf jedes Mal nach denselben Regeln?
- Ohne Regeln gibt es nichts, was Software wiederholen könnte
Der Selbst-Check fragt genau das ab, für einen Ablauf, in rund fünf Minuten. Die Kurzauswertung sehen Sie sofort, ohne E-Mail-Adresse.
Selbst-Check startenWas zuerst automatisiert wird
Nach dem Streichen bleibt meist mehr als ein Kandidat. Wirkung gegen Aufwand entscheidet, was zuerst drankommt.
Zuerst angehen
Viel Wirkung, wenig Aufwand
Hier anfangen · Rechnet sich schnell · Schafft Rückenwind
Größeres Vorhaben
Viel Wirkung, viel Aufwand
Sorgfältig planen · Längerer Atem nötig · Größter Wert
Kann warten
Wenig Wirkung, wenig Aufwand
Auf die Liste · Schön, aber nicht dringend · Wenn Zeit bleibt
Lieber lassen
Wenig Wirkung, viel Aufwand
Lohnt sich nicht · Bindet Leute und Geld · Eher streichen oder vereinfachen
Und welche Art von Ablauf zuerst?
Nicht jeder Ablauf verdient als Erstes Aufmerksamkeit. Diese Einteilung zeigt, wo Automatisierung am meisten bringt.
1/3
Kerngeschäft
Direkt wertschöpfend: Hier verdient das Unternehmen sein Geld.
Höchste Priorität: größter Hebel, größte Sichtbarkeit
Typische Beispiele: Verkauf & Vertrieb, Produktion & Leistungserbringung, Kundenservice & Support, Produktentwicklung
2/3
Unterstützende Abläufe
Halten den Laden am Laufen, ohne selbst Umsatz zu machen.
Oft der beste Einstieg: viel Routine, schnell spürbar
Typische Beispiele: HR & Recruiting, Buchhaltung & Finanzen, IT-Support, Facility Management
3/3
Steuernde Abläufe
Strategisch und regulatorisch wichtig, aber selten reine Routine.
Selektiv automatisieren, mit Augenmaß
Typische Beispiele: Strategie & Planung, Qualitätsmanagement, Compliance & Governance, Change Management
Reifegrad: Ist der Ablauf überhaupt so weit?
Automatisierung setzt einen stabilen Ablauf voraus. Ab Stufe 3 lohnt sie sich, vorher bringt das Aufräumen mehr.
- 1
Jedes Mal anders
Keine festen Regeln, jeder macht es auf seine Art.
Noch nicht so weit
- 2
Beschrieben
Der Ablauf ist aufgeschrieben, wird aber nicht immer so gemacht.
Erst vorbereiten
- ab hier automatisieren3
Einheitlich
Läuft jedes Mal nach denselben Regeln.
Reif zum Automatisieren
- 4
Gemessen
Zeiten und Fehler werden gezählt.
Sehr gut geeignet
- 5
Laufend verbessert
Wird regelmäßig nachgemessen und angepasst.
Bereit für weitgehende Automatisierung
Faustregel: Automatisieren ab Stufe 3. Vorher lohnt sich das Umbauen mehr.
Szene nachgestellt
Donnerstag, 16:00
Ein Ablauf, eine Abteilung, zwei Wochen. Dann der Rest.
Klein ausprobieren, an echten Fällen, mit den Leuten, die den Ablauf danach machen. Was dort nicht trägt, wird nicht ausgerollt.
Was funktioniert und was schiefgeht
Was Automatisierungsprojekte gelingen lässt und was sie reihenweise scheitern lässt.
Das funktioniert
- Erst den Ablauf umbauen, dann automatisieren
- Mit einfachen, häufigen Abläufen starten
- Die Menschen einbeziehen, die den Ablauf täglich machen
- Aufschreiben, wie es heute wirklich läuft
- Vorher festlegen, woran man Erfolg misst
- Klein ausprobieren, bevor man ausrollt
Das geht schief
- Einen umständlichen Ablauf eins zu eins automatisieren
- Ohne Analyse direkt ins Werkzeug springen
- Alles auf einmal angehen wollen
- Skalierung und Wartung ignorieren
- Das Team vor vollendete Tatsachen stellen
- Datenschutz und Compliance zu spät bedenken
Welcher Ablauf nervt bei Ihnen am meisten?
Ordnen Sie ihn im Selbst-Check ein: 13 Fragen, rund fünf Minuten, die Kurzauswertung sofort und ohne E-Mail-Adresse. Wenn Sie lieber gleich darüber sprechen, geht das auch.