Erst den Prozess.
Dann die Automatisierung.
Die meisten Automatisierungen scheitern nicht an der Technik — sondern daran, dass ein kaputter Ablauf am Ende nur schneller kaputt läuft. Wir bauen den Prozess deshalb erst um. Automatisiert wird, was übrig bleibt.
Drei Schritte fallen weg, bevor überhaupt ein Tool ins Spiel kommt. Erst der schlankere Ablauf wird automatisiert — nicht der alte Umweg.
Wir reparieren Abläufe. Wir erfinden sie nicht neu.
Schritte streichen, Logik umbauen, Medienbrüche schließen, Tools verbinden — am bestehenden Prozess.
Was wir nicht tun: Ihr Geschäftsmodell auf der grünen Wiese neu denken. Wir setzen an dem an, was schon läuft.
Drei Arten von Prozessen — drei Prioritäten
Nicht jeder Ablauf verdient als Erstes Aufmerksamkeit. Diese Einteilung zeigt, wo Automatisierung am meisten bringt.
Kernprozesse
Direkt wertschöpfend — hier verdient das Unternehmen sein Geld.
Typische Beispiele
- Verkauf & Vertrieb
- Produktion & Leistungserbringung
- Kundenservice & Support
- Produktentwicklung
Höchste Priorität: größter Hebel, größte Sichtbarkeit
Unterstützende Prozesse
Halten den Laden am Laufen, ohne selbst Umsatz zu machen.
Typische Beispiele
- HR & Recruiting
- Buchhaltung & Finanzen
- IT-Support
- Facility Management
Hohe, schnell sichtbare Effizienzgewinne
Steuernde Prozesse
Strategisch und regulatorisch wichtig — aber selten reine Routine.
Typische Beispiele
- Strategie & Planung
- Qualitätsmanagement
- Compliance & Governance
- Change Management
Selektiv automatisieren, mit Augenmaß
Selbst prüfen
Sechs Kriterien, die über Automatisierung entscheiden
Bewerten Sie einen Ihrer Abläufe entlang der sechs Kriterien. Das Ergebnis ist keine Diagnose — es zeigt Ihnen in dreißig Sekunden, ob sich ein genauerer Blick lohnt.
- 01
Häufigkeit
Wie oft läuft der Prozess?
- 02
Volumen
Wie viele Vorgänge pro Durchlauf?
- 03
Zeitaufwand
Wie lange dauert ein Durchlauf von Hand?
- 04
Fehleranfälligkeit
Wo schleichen sich Fehler ein?
- 05
ROI-Potenzial
Steht die Ersparnis im Verhältnis zum Aufwand?
- 06
Standardisierung
Folgt der Ablauf klaren Regeln?
Wählen Sie zu jedem Kriterium die Antwort, die Ihrem Ablauf am nächsten kommt.
5 Minuten · Reifegrad-Score · konkrete nächste Schritte
In fünf Schritten zur Automatisierung, die hält
Die Reihenfolge ist kein Zufall. Schritt 3 ist der, den die meisten überspringen — und genau deshalb scheitern ihre Projekte.
Ist-Analyse
Den Ablauf vollständig sichtbar machen — so, wie er heute wirklich läuft, nicht wie er im Handbuch steht.
- Process Mapping
- Beteiligte und Übergaben benennen
- Zeiten ehrlich erfassen
Engpässe finden
Dorthin schauen, wo es klemmt, wartet und hakt — das sind die Stellen, die wirklich Geld kosten.
- Wo bleibt Arbeit liegen?
- Wartezeiten und Schleifen
- Wiederkehrende Fehlerquellen
Umbauen
Den Prozess verbessern, BEVOR auch nur eine Zeile automatisiert wird. Das ist der Kern unserer Arbeit — und der Schritt, der am häufigsten übersprungen wird.
- Überflüssige Schritte streichen
- Parallel statt nacheinander
- Regeln und Formate vereinheitlichen
Automatisierungs-Potenzial
Erst jetzt die Frage: Was kann die Maschine zuverlässig übernehmen — und was bleibt bewusst beim Menschen?
- Regelbasierte Aufgaben
- Datenübertragungen ohne Urteil
- Berechnungen und Prüfungen
Priorisieren
Mit dem anfangen, was schnell wirkt — den Rest planvoll hinterher, statt alles auf einmal zu wollen.
- Wirkung gegen Aufwand
- ROI grob schätzen
- Roadmap aufstellen
Was zuerst? Die Priorisierungs-Matrix
Wirkung gegen Aufwand — so entscheidet sich, was zuerst drankommt.
Quick Wins
Viel Wirkung, wenig Aufwand
- Hier anfangen
- Schneller ROI
- Schafft Rückenwind
Strategische Projekte
Viel Wirkung, viel Aufwand
- Sorgfältig planen
- Längerer Atem nötig
- Größter Wert
Kann warten
Wenig Wirkung, wenig Aufwand
- Ins Backlog
- Nice-to-have
- Wenn Zeit bleibt
Finger weg
Wenig Wirkung, viel Aufwand
- Lohnt sich nicht
- Bindet Ressourcen
- Lieber Alternative suchen
Aus Erfahrung: Do's und Don'ts
Was Automatisierungsprojekte gelingen lässt — und was sie reihenweise scheitern lässt.
Das funktioniert
- Erst den Prozess umbauen, dann automatisieren
- Mit einfachen, häufigen Abläufen starten
- Die Menschen einbeziehen, die den Prozess täglich machen
- Den Ist-Zustand sauber dokumentieren
- Vorher festlegen, woran man Erfolg misst
- Klein pilotieren, bevor man ausrollt
Das geht schief
- Einen kaputten Prozess 1:1 automatisieren
- Ohne Analyse direkt ins Tool springen
- Alles auf einmal angehen wollen
- Skalierung und Wartung ignorieren
- Das Team vor vollendete Tatsachen stellen
- Datenschutz und Compliance zu spät bedenken
Reifegrad: Ist der Prozess überhaupt bereit?
Automatisierung setzt einen stabilen Ablauf voraus. Diese fünf Stufen zeigen, wo Ihr Prozess steht.
Ad-hoc
Läuft jedes Mal anders, keine festen Regeln.
Definiert
Der Ablauf ist beschrieben, aber nicht durchgesetzt.
Standardisiert
Wird konsistent gleich ausgeführt.
Gemessen
Kennzahlen werden erfasst und beobachtet.
Optimiert
Wird laufend verbessert.
Wo klemmt es bei Ihnen am meisten?
In der kostenlosen Engpassdiagnose finden wir den Prozess mit dem größten Hebel — und sagen ehrlich, was sich lohnt und was nicht. Umgesetzt wird mit n8n, Make.com oder dem, was zu Ihrer Datenlage passt.