Prozesse analysieren, effizient automatisieren
Nicht jeder Geschäftsprozess eignet sich für Automatisierung. Lernen Sie unsere Methodik für Prozessoptimierung kennen und erfahren Sie, wie Sie mit Workflow Automatisierung maximale Effizienzsteigerung erzielen.
Prozess-Kategorien verstehen
Unternehmensprozesse lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen
Core-Prozesse
Kerngeschäft - direkt wertschöpfend
Beispiele:
- Verkauf & Vertrieb
- Produktion & Leistungserbringung
- Kundenservice & Support
- Produkt-Entwicklung
Höchste Priorität für Automatisierung
Support-Prozesse
Unterstützend - ermöglichen Kerngeschäft
Beispiele:
- HR & Recruiting
- Buchhaltung & Finanzen
- IT-Support
- Facility Management
Hohe Effizienzgewinne möglich
Enabling-Prozesse
Ermöglichend - strategisch wichtig
Beispiele:
- Strategie & Planung
- Qualitätsmanagement
- Compliance & Governance
- Change Management
Selektive Automatisierung
Bewertungskriterien für Automatisierung
Diese 6 Faktoren bestimmen, ob sich ein Prozess für Automatisierung eignet
Häufigkeit
Wie oft läuft der Prozess?
Täglich, wöchentlich, monatlich
Volumen
Wie viele Durchläufe?
Anzahl Transaktionen/Vorgänge
Zeitaufwand
Wie lange dauert es?
Minuten, Stunden pro Durchlauf
Fehleranfälligkeit
Wo passieren Fehler?
Manuelle Eingaben, Übertragungen
ROI-Potenzial
Zeitersparnis vs. Kosten
Lohnt sich die Investition?
Standardisierung
Ist der Prozess standardisiert?
Klare Regeln und Abläufe
Prozess-Analyse Framework
5 Schritte zur erfolgreichen Prozess-Automatisierung
Ist-Analyse
Aktuellen Prozess vollständig dokumentieren
- Process Mapping
- Beteiligte identifizieren
- Zeiterfassung
Bottleneck-Identifikation
Engpässe und Probleme finden
- Wo hakt es?
- Wartezeiten analysieren
- Fehlerquellen
Optimierung
Prozess verbessern BEVOR automatisiert wird
- Unnötige Schritte entfernen
- Parallelisieren
- Standardisieren
Automatisierungs-Potenzial
Welche Schritte sind automatisierbar?
- Regelbasierte Tasks
- Datenübertragungen
- Berechnungen
Priorisierung
Quick Wins vs. strategische Projekte
- Impact vs. Aufwand
- ROI berechnen
- Roadmap erstellen
Priorisierungs-Matrix
Welche Prozesse sollten zuerst automatisiert werden?
Quick Wins
Hoher Impact, niedriger Aufwand
Strategisch
Hoher Impact, hoher Aufwand
Später
Niedriger Impact, niedriger Aufwand
Vermeiden
Niedriger Impact, hoher Aufwand
Best Practices
Do's & Don'ts bei der Prozess-Automatisierung
Do's
- Prozess ERST optimieren, DANN automatisieren
- Mit einfachen, hochfrequenten Prozessen starten
- Alle Stakeholder frühzeitig einbeziehen
- Umfassende Dokumentation führen
- KPIs definieren und messen
- Pilotprojekt vor Roll-out
Don'ts
- Schlechte Prozesse automatisieren
- Ohne gründliche Analyse starten
- Alle Prozesse gleichzeitig angehen
- Skalierbarkeit ignorieren
- Change Management vernachlässigen
- Compliance-Anforderungen übersehen
Prozess-Reifegrad
Nicht jeder Prozess ist bereit für Automatisierung
Ad-hoc
Chaotisch, keine Standards
Definiert
Prozess dokumentiert
Standardisiert
Konsistent ausgeführt
Gemessen
KPIs werden getrackt
Optimiert
Kontinuierliche Verbesserung