Outlook Automatisierung: E-Mail-Workflows mit n8n und Make.com

Ihr Outlook-Postfach quillt über? Sie verbringen Stunden damit, E-Mails zu sortieren, weiterzuleiten und zu beantworten? Mit Outlook-Automatisierung können Sie diese Routineaufgaben automatisieren. In diesem Guide zeigen wir praktische Workflows für produktiveres E-Mail-Management.

Warum Outlook automatisieren?

Typische Zeitfresser: Potenzial: 2-3 Stunden/Tag für produktivere Arbeit.

Outlook Automatisierungs-Optionen

1. Outlook-Regeln (Built-in)

Für einfache Automatisierungen direkt in Outlook:

• E-Mails in Ordner verschieben
• Weiterleiten
• Kategorisieren
• Benachrichtigungen

Limitierung: Nur wenn Outlook läuft, keine komplexe Logik.

2. Power Automate (Microsoft)

Microsofts Automatisierungs-Plattform:

• Tiefe Outlook-Integration
• Viele Vorlagen
• Im Microsoft 365 Ökosystem

3. n8n / Make.com (Flexibler)

Für komplexe Workflows und externe Integrationen:

• Verbindung zu beliebigen Apps
• Komplexe Logik möglich
• Mehr Kontrolle

Schritt 1: Outlook mit n8n verbinden

Microsoft OAuth einrichten

Azure AD App registrieren:

- Azure Portal → App registrations

- New registration

- Redirect URI: https://n8n.ihre-domain.de/rest/oauth2-credential/callback

Berechtigungen:

- Mail.Read, Mail.Send, Mail.ReadWrite

- Für Kalender: Calendars.ReadWrite

In n8n:

- Credentials → Microsoft Outlook OAuth2 API

- Client ID und Secret eintragen

- Authorize

IMAP/SMTP Alternative

Für einfachere Setups ohne OAuth:

IMAP (Empfangen):
Server: outlook.office365.com
Port: 993
SSL: Ja

SMTP (Senden):
Server: smtp.office365.com
Port: 587
TLS: Ja

Workflow 1: Intelligente E-Mail-Sortierung

Der Workflow

Neue E-Mail eingetroffen
        ↓
    Absender/Betreff analysieren
        ↓
    Switch:
    ├─ Von Kunde → #kunden Ordner + CRM
    ├─ Rechnung → #buchhaltung + Lexoffice
    ├─ Support → Ticket erstellen
    └─ Newsletter → Archiv / Löschen

n8n Implementation

Node 1: Microsoft Outlook Trigger

// Trigger bei neuer E-Mail
{
  "resource": "message",
  "operation": "getAll",
  "filters": {
    "isRead": false  // Nur ungelesene
  }
}

Node 2: Klassifizierung

// Node: Code
const email = $json;
const from = email.from.emailAddress.address.toLowerCase();
const subject = email.subject.toLowerCase();

// Absender-basierte Klassifizierung
if (from.includes('@kunde1.de') || from.includes('@kunde2.de')) {
  return { category: 'customer', priority: 'high' };
}

// Betreff-basierte Klassifizierung
if (subject.includes('rechnung') || subject.includes('invoice')) {
  return { category: 'invoice', priority: 'medium' };
}

if (subject.includes('support') || subject.includes('hilfe')) {
  return { category: 'support', priority: 'high' };
}

if (from.includes('newsletter') || from.includes('noreply')) {
  return { category: 'newsletter', priority: 'low' };
}

return { category: 'other', priority: 'normal' };

Node 3: In Ordner verschieben

// Node: Microsoft Outlook - Move Message
{
  "messageId": "{{ $json.id }}",
  "destinationFolderId": "{{ $json.category === 'customer' ? 'FOLDER_ID_CUSTOMERS' : 'INBOX' }}"
}

Workflow 2: Auto-Responder mit KI

Der Workflow

Neue Support-E-Mail
        ↓
    KI analysiert Anfrage
        ↓
    Passende Antwort aus KB suchen
        ↓
    Entwurf erstellen
        ↓
    Zur Prüfung vorlegen ODER
    Automatisch senden (einfache Fälle)

Implementation mit OpenAI

// Node: OpenAI
const prompt = 

Du bist ein freundlicher Kundenservice-Mitarbeiter.
Analysiere diese E-Mail und erstelle eine passende Antwort.

E-Mail:
Von: ${$json.from.emailAddress.address}
Betreff: ${$json.subject}
Inhalt: ${$json.body.content}

Regeln:
Antworte auf Deutsch
Sei höflich und hilfsbereit
Bei komplexen Fragen: Verweise auf Support-Team
Signatur: "Mit freundlichen Grüßen, Ihr Support-Team"
;


// OpenAI Completion
const response = await openai.chat({
  model: "gpt-4",
  messages: [{ role: "user", content: prompt }]
});

return { draftReply: response.content };

Node: E-Mail Entwurf erstellen

// Node: Microsoft Outlook - Create Draft
{
  "subject": "Re: {{ $json.subject }}",
  "body": {
    "contentType": "HTML",
    "content": "{{ $json.draftReply }}"
  },
  "toRecipients": [
    { "emailAddress": { "address": "{{ $json.from.emailAddress.address }}" } }
  ]
}

Workflow 3: Attachment-Verarbeitung

Der Workflow

E-Mail mit Anhang
        ↓
    Anhang-Typ prüfen
        ↓
    PDF Rechnung → OCR → Lexoffice
    Excel Report → Google Sheets
    Bild → Komprimieren → Drive

Implementation

// Node: Code - Anhänge verarbeiten
const attachments = $json.attachments || [];

for (const attachment of attachments) {
  const filename = attachment.name.toLowerCase();
  const contentType = attachment.contentType;

  if (filename.endsWith('.pdf')) {
    return { type: 'pdf', action: 'process_invoice', attachment };
  }

  if (filename.endsWith('.xlsx') || filename.endsWith('.csv')) {
    return { type: 'spreadsheet', action: 'import_to_sheets', attachment };
  }

  if (contentType.startsWith('image/')) {
    return { type: 'image', action: 'save_to_drive', attachment };
  }
}

return { type: 'other', action: 'archive', attachment: null };

Workflow 4: Follow-up Reminder

Der Workflow

E-Mail gesendet
        ↓
    Wichtig markiert?
        ↓
    Ja: Reminder in 3 Tagen setzen
        ↓
    [Nach 3 Tagen]
        ↓
    Antwort erhalten?
    Nein → Erinnerung senden

Implementation

// Node 1: E-Mail senden und tracken
const sentEmail = await sendEmail({
  to: recipient,
  subject: subject,
  body: body
});

// In Datenbank speichern
await saveToDb('email_tracking', {
  messageId: sentEmail.id,
  recipient: recipient,
  subject: subject,
  sentAt: new Date(),
  followUpDate: addDays(new Date(), 3),
  status: 'awaiting_reply'
});

// Node 2: Täglicher Check (Schedule Trigger)
const pendingFollowUps = await getFromDb('email_tracking', {
  status: 'awaiting_reply',
  followUpDate: { $lte: new Date() }
});

for (const email of pendingFollowUps) {
  // Prüfen ob Antwort eingegangen
  const hasReply = await checkForReply(email.messageId);

  if (!hasReply) {
    // Erinnerung an sich selbst
    await sendTeamsNotification(Follow-up nötig: ${email.subject});
  } else {
    await updateDb('email_tracking', email.id, { status: 'replied' });
  }
}

Workflow 5: Meeting-Einladungen automatisieren

Der Workflow

Neuer Lead (CRM)
        ↓
    Verfügbare Slots finden (Kalender)
        ↓
    E-Mail mit Terminvorschlägen
        ↓
    Link zu Calendly/Booking

Integration mit Kalender

// Node: Microsoft Outlook - Find Available Slots
{
  "resource": "calendar",
  "operation": "findMeetingTimes",
  "attendees": [
    { "emailAddress": { "address": "{{ $json.leadEmail }}" } }
  ],
  "timeConstraint": {
    "timeslots": [
      {
        "start": { "dateTime": "{{ $now.plus(1, 'day').toISO() }}" },
        "end": { "dateTime": "{{ $now.plus(7, 'days').toISO() }}" }
      }
    ]
  },
  "meetingDuration": "PT1H"
}

Make.com: Outlook Module

Verfügbare Module

Beispiel-Szenario

Outlook (Watch Emails)
        ↓
    Filter: Von @wichtig-kunde.de
        ↓
    Slack: Benachrichtigung
        ↓
    Google Sheets: Loggen
        ↓
    Outlook: Als gelesen markieren

Erweiterte Patterns

E-Mail-Parsing für strukturierte Daten

// Bestellbestätigungen parsen
const body = $json.body.content;

// Regex für Bestellnummer
const orderMatch = body.match(/Bestellnummer:\s*(\d+)/i);
const orderId = orderMatch ? orderMatch[1] : null;

// Regex für Betrag
const amountMatch = body.match(/Gesamtbetrag:\s<em>([\d,]+)\s</em>€/i);
const amount = amountMatch ? parseFloat(amountMatch[1].replace(',', '.')) : null;

return { orderId, amount };

Spam-Erkennung

// Einfache Spam-Heuristik
const spamIndicators = [
  'unsubscribe',
  'click here',
  'limited time',
  'act now',
  'winner'
];

const body = $json.body.content.toLowerCase();
const subject = $json.subject.toLowerCase();

let spamScore = 0;
for (const indicator of spamIndicators) {
  if (body.includes(indicator) || subject.includes(indicator)) {
    spamScore += 1;
  }
}

return { isSpam: spamScore >= 2, spamScore };

Thread-Zusammenfassung

// E-Mail-Thread mit KI zusammenfassen
const thread = $json.conversationThread;

const prompt = 

Fasse diesen E-Mail-Thread zusammen:

${thread.map(m => Von: ${m.from}\n${m.body}).join('\n---\n')}


Gib mir:
Hauptthema
Offene Punkte
Nächste Schritte
;

const summary = await openai.chat({ messages: [{ role: 'user', content: prompt }] });
return { summary: summary.content };

Best Practices

1. Batch-Verarbeitung

// Nicht jede E-Mail einzeln, sondern in Batches
const emails = await getUnreadEmails(50); // Max 50

for (const batch of chunk(emails, 10)) {
  await processEmails(batch);
  await wait(1000); // Rate Limit beachten
}

2. Fehlertoleranz

// E-Mail-Verarbeitung darf nicht fehlschlagen
try {
  await processEmail(email);
} catch (error) {
  console.error(Failed to process ${email.id}:, error);
  await moveToFolder(email.id, 'ProcessingErrors');
  await alertAdmin(error);
}

3. Audit Trail

// Alle Aktionen loggen
await logAction({
  emailId: email.id,
  action: 'moved_to_folder',
  folder: targetFolder,
  timestamp: new Date(),
  reason: classificationResult.reason
});

Kosten

Fazit

Outlook-Automatisierung spart täglich Zeit:

• Intelligente Sortierung
• Automatische Antworten
• Attachment-Verarbeitung
• Follow-up Tracking

Weiterführende Artikel

• Microsoft Teams Bot erstellen: Automatisierung im Microsoft-Ökosystem
• Marketing Automation für KMU: Praktische Strategien
• Workflow-Automatisierung: Praxisbeispiele für Unternehmen

Nächste Schritte

OAuth einrichten (Azure AD)

Ersten Workflow erstellen (z.B. Sortierung)

Komplexere Logik hinzufügen (KI, externe Apps)

Monitoring einrichten

Wir unterstützen Sie bei der Outlook-Automatisierung – von der Einrichtung bis zum produktiven Einsatz.