Workflow Automation: 15 Beispiele aus der Praxis

Konkrete Workflows mit Tools, Zeitersparnis und Schritt-für-Schritt Anleitungen.

Sie wissen, dass Automatisierung wichtig ist. Aber wo anfangen? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 15 konkrete Workflow-Beispiele – mit Tools, Zeitersparnis und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Grundlagen: Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine Abfolge von Aufgaben, die zu einem Ergebnis führen:

Trigger → Aktion 1 → Aktion 2 → Aktion 3 → Ergebnis

Beispiel:

Neue E-Mail → Anhang speichern → Daten extrahieren → In CRM eintragen → Team informieren

Die 15 Beispiele

1. Lead-Erfassung und -Verteilung

Problem: Leads aus verschiedenen Quellen landen in verschiedenen Postfächern. Manuelles Einpflegen ins CRM. Automatisierter Workflow:

[Typeform] ──┐
[Website]  ──┼──→ [Make.com] ──→ [HubSpot CRM]
[LinkedIn] ──┘         │
                       ├──→ [Slack: #sales]
                       └──→ [E-Mail an Lead: Danke]

Tools: Make.com + HubSpot + Slack Zeitersparnis: 5 Min/Lead × 50 Leads/Woche = 4+ Stunden/Woche Komplexität: ⭐⭐ (Einfach) Setup:

Typeform-Trigger in Make.com

HubSpot-Modul: Create Contact

Slack-Modul: Send Message

Email-Modul: Send Email (Template)

2. Automatische Rechnungserstellung

Problem: Nach Projektabschluss muss manuell Rechnung erstellt werden. Oft vergessen. Automatisierter Workflow:

[Asana: Task auf "Done"]
      ↓
[Make.com prüft: Ist es ein Kundenprojekt?]
      ↓
[Lexoffice: Rechnung erstellen]
      ↓
[E-Mail an Kunde: Rechnung als PDF]
      ↓
[Slack: "Rechnung an X gesendet"]

Tools: Asana + Make.com + Lexoffice Zeitersparnis: 15 Min/Rechnung × 20 Rechnungen/Monat = 5 Stunden/Monat Komplexität: ⭐⭐⭐ (Mittel)

3. Social Media Cross-Posting

Problem: Derselbe Post muss auf 5 Plattformen gepostet werden. Automatisierter Workflow:

[Notion: Neuer Content-Eintrag mit Status "Publish"]
      ↓
[Make.com]
      ├──→ [LinkedIn: Post]
      ├──→ [Twitter: Tweet]
      ├──→ [Facebook: Post]
      ├──→ [Instagram: Scheduled Post]
      └──→ [Notion: Status → "Published"]

Tools: Notion + Make.com + Social APIs Zeitersparnis: 20 Min/Post × 12 Posts/Monat = 4 Stunden/Monat Komplexität: ⭐⭐ (Einfach)

4. Meeting-Nachbereitung

Problem: Nach jedem Meeting: Notizen verteilen, Tasks erstellen, Follow-ups planen. Automatisierter Workflow:

[Calendly: Meeting beendet]
      ↓
[Fireflies.ai: Transkript + Summary abholen]
      ↓
[GPT: Action Items extrahieren]
      ↓
[Asana: Tasks erstellen für jedes Action Item]
      ↓
[E-Mail an Teilnehmer: Summary + Action Items]

Tools: Calendly + Fireflies + OpenAI + Asana + Make.com Zeitersparnis: 20 Min/Meeting × 15 Meetings/Woche = 5 Stunden/Woche Komplexität: ⭐⭐⭐⭐ (Fortgeschritten)

5. Kundenfeedback-Loop

Problem: Feedback wird gesammelt, aber nie systematisch ausgewertet. Automatisierter Workflow:

[Typeform: Feedback-Umfrage]
      ↓
[Airtable: Feedback speichern]
      ↓
[GPT: Sentiment analysieren + Kategorisieren]
      ↓
[IF Sentiment = Negativ]
   ├──→ [Slack: Alert an Customer Success]
   └──→ [HubSpot: Note am Kontakt]
      ↓
[Wöchentlich: Report generieren → E-Mail an Team]

Tools: Typeform + Airtable + OpenAI + Make.com Zeitersparnis: Qualitativ (bessere Insights, schnellere Reaktion) Komplexität: ⭐⭐⭐ (Mittel)

6. Bewerber-Screening

Problem: 100 Bewerbungen sichten, 10 sind relevant. Viel Zeitverschwendung. Automatisierter Workflow:

[E-Mail: Bewerbung an jobs@firma.de]
      ↓
[Make.com: Anhänge extrahieren]
      ↓
[GPT: Lebenslauf analysieren vs. Anforderungen]
      ↓
[Score berechnen]
      ↓
[IF Score > 70%]
   ├──→ [Personio: Kandidat anlegen]
   ├──→ [E-Mail: Terminbuchungs-Link senden]
   └──→ [Slack: "Vielversprechender Kandidat"]
[ELSE]
   └──→ [E-Mail: Freundliche Absage (Template)]

Tools: Gmail + Make.com + OpenAI + Personio Zeitersparnis: 5 Min/Bewerbung × 100 Bewerbungen = 8+ Stunden/Stellenausschreibung Komplexität: ⭐⭐⭐⭐ (Fortgeschritten)

7. Inventory Alerts

Problem: Lagerbestand wird zu spät bemerkt. Stockouts oder Überbestellung. Automatisierter Workflow:

[Täglich 8:00]
      ↓
[Shopify: Alle Produkte mit Bestand abrufen]
      ↓
[Filter: Bestand < Mindestbestand]
      ↓
[Für jedes Produkt:]
   ├──→ [Airtable: In Nachbestellungs-Liste]
   ├──→ [Slack: "⚠️ Produkt X nur noch Y auf Lager"]
   └──→ [Optional: Automatische Bestellung beim Lieferanten]

Tools: Shopify + Make.com + Slack + Airtable Zeitersparnis: Vermiedene Stockouts = unberechenbarer Umsatzerhalt Komplexität: ⭐⭐ (Einfach)

8. Report-Automatisierung

Problem: Jeden Montag 2 Stunden Excel-Reports zusammenklicken. Automatisierter Workflow:

[Jeden Montag 7:00]
      ↓
[Make.com: Daten sammeln]
   ├── [HubSpot: Deals letzte Woche]
   ├── [Google Analytics: Traffic-Daten]
   ├── [Stripe: Umsatzdaten]
   └── [Zendesk: Support-Tickets]
      ↓
[Google Sheets: Daten eintragen]
      ↓
[Google Slides: Report-Template füllen]
      ↓
[E-Mail an Management: Report als PDF]

Tools: Make.com + diverse APIs + Google Workspace Zeitersparnis: 2 Stunden/Woche = 8 Stunden/Monat Komplexität: ⭐⭐⭐ (Mittel)

9. Vertrags-Erinnerungen

Problem: Kündigungsfristen werden vergessen. Verträge verlängern sich automatisch. Automatisierter Workflow:

[Airtable: Vertragsdatenbank]
      ↓
[Täglich: Prüfe Kündigungsfristen]
      ↓
[IF Kündigung in 90 Tagen:]
   └──→ [E-Mail an Verantwortlichen: "Vertrag prüfen"]
      ↓
[IF Kündigung in 30 Tagen:]
   └──→ [Slack: Alert + Task in Asana]
      ↓
[IF Kündigung in 7 Tagen:]
   └──→ [E-Mail an GF: "Dringend: Vertrag X"]

Tools: Airtable + Make.com + Slack Zeitersparnis: Qualitativ (vermiedene unnötige Verlängerungen) Komplexität: ⭐⭐ (Einfach)

10. Content Repurposing

Problem: Ein Blogartikel sollte auch LinkedIn-Post, Newsletter und Twitter-Thread werden. Automatisierter Workflow:

[WordPress: Neuer Artikel published]
      ↓
[GPT: Artikel zusammenfassen]
      ↓
[GPT: LinkedIn-Post generieren]
[GPT: Twitter-Thread generieren]
[GPT: Newsletter-Teaser generieren]
      ↓
[Notion: Alle Versionen speichern zur Review]
      ↓
[Nach Freigabe: Automatisch posten]

Tools: WordPress + Make.com + OpenAI + Notion Zeitersparnis: 45 Min/Artikel × 4 Artikel/Monat = 3 Stunden/Monat Komplexität: ⭐⭐⭐ (Mittel)

11. Onboarding Checkliste

Problem: Neue Kunden-Onboardings vergessen Schritte. Inkonsistente Erfahrung. Automatisierter Workflow:

[HubSpot: Deal auf "Closed Won"]
      ↓
[ClickUp: Onboarding-Projekt aus Template erstellen]
      ↓
[Alle Tasks mit Fälligkeiten versehen]
      ↓
[Slack: Onboarding-Team informieren]
      ↓
[E-Mail an Kunden: Willkommen + nächste Schritte]
      ↓
[Calendly-Link: Kickoff-Termin buchen]

Tools: HubSpot + ClickUp + Make.com + Calendly Zeitersparnis: 30 Min/Onboarding + bessere Kundenerfahrung Komplexität: ⭐⭐⭐ (Mittel)

12. Support-Ticket-Triage

Problem: Alle Tickets landen in einem Topf. Wichtige gehen unter. Automatisierter Workflow:

[Zendesk: Neues Ticket]
      ↓
[GPT: Analysieren]
   ├── Kategorie bestimmen
   ├── Priorität schätzen
   └── Sentiment erkennen
      ↓
[Zendesk: Tags + Priorität setzen]
      ↓
[Routing nach Kategorie:]
   ├── Billing → Finance-Team
   ├── Technical → Dev-Team
   └── General → Support-Queue
      ↓
[IF Priorität = High OR Sentiment = Angry]
   └──→ [Slack: Sofort-Alert]

Tools: Zendesk + Make.com + OpenAI Zeitersparnis: 2 Min/Ticket × 200 Tickets/Monat = 6+ Stunden/Monat Komplexität: ⭐⭐⭐ (Mittel)

13. Ausgaben-Erfassung

Problem: Belege sammeln, abfotografieren, einreichen – nervt jeden. Automatisierter Workflow:

[Slack: Beleg-Foto in #expenses posten]
      ↓
[Make.com: Bild extrahieren]
      ↓
[GPT Vision: Daten auslesen]
   ├── Betrag
   ├── Datum
   ├── Lieferant
   └── Kategorie
      ↓
[Airtable: Eintrag erstellen]
      ↓
[Google Drive: Beleg archivieren]
      ↓
[Slack: "✅ Beleg erfasst: [Details]"]

Tools: Slack + Make.com + OpenAI Vision + Airtable Zeitersparnis: 3 Min/Beleg × 50 Belege/Monat = 2,5 Stunden/Monat Komplexität: ⭐⭐⭐⭐ (Fortgeschritten)

14. Wettbewerber-Monitoring

Problem: Wettbewerber-News manuell zu verfolgen ist zeitaufwändig. Automatisierter Workflow:

[Täglich:]
      ↓
[Google Alerts: News zu Wettbewerbern]
[LinkedIn: Posts von Wettbewerber-Seiten]
[Crunchbase: Funding-Alerts]
      ↓
[Make.com: Aggregieren]
      ↓
[GPT: Zusammenfassen + Relevanz bewerten]
      ↓
[Slack: Täglicher Digest]
      ↓
[Wöchentlich: Notion-Report aktualisieren]

Tools: RSS + Make.com + OpenAI + Slack + Notion Zeitersparnis: Qualitativ (bessere Marktintelligenz) Komplexität: ⭐⭐⭐ (Mittel)

15. Automatische Follow-ups

Problem: Follow-ups werden vergessen. Deals sterben. Automatisierter Workflow:

[HubSpot: Deal ohne Aktivität seit 7 Tagen]
      ↓
[Prüfen: Ist Deal noch offen?]
      ↓
[E-Mail an Kontakt:]
   "Hi [Name], ich wollte kurz nachfragen..."
      ↓
[HubSpot: Aktivität loggen]
      ↓
[IF keine Antwort nach 7 weiteren Tagen:]
   ├──→ [Zweites Follow-up]
   └──→ [Nach 3. Versuch: Task an Sales Rep]

Tools: HubSpot + Make.com Zeitersparnis: Qualitativ (mehr abgeschlossene Deals) Komplexität: ⭐⭐⭐ (Mittel)

Quick Start: Ihre erste Automation

Schritt 1: Problem identifizieren

Fragen Sie sich:

Was mache ich jede Woche, das mich nervt?
Welche Aufgabe vergesse ich oft?
Wo kopiere ich Daten von A nach B?

Schritt 2: Workflow skizzieren

Trigger: [Was löst es aus?]
    ↓
Aktion 1: [Was passiert zuerst?]
    ↓
Aktion 2: [Was passiert dann?]
    ↓
Ergebnis: [Was ist das Ziel?]

Schritt 3: Tools wählen

Einen detaillierten Vergleich finden Sie in unserem Artikel Zapier vs. Make vs. n8n.

Einfach: Zapier
Flexibel: Make.com
Mächtig: n8n

Schritt 4: Bauen und testen

Account erstellen

Trigger einrichten

Aktionen hinzufügen

Mit Testdaten durchlaufen

Aktivieren

Schritt 5: Optimieren

Nach 1 Woche: Läuft alles?
Nach 1 Monat: Was kann verbessert werden?
Kontinuierlich: Weitere Workflows identifizieren

Fazit

Diese 15 Beispiele sind nur der Anfang. Jedes Unternehmen hat dutzende Workflows, die automatisiert werden können.

Starten Sie mit einem. Dem nervigsten. Dem zeitfressendsten.

Wenn der funktioniert, nehmen Sie den nächsten.

Weiterführende Artikel

Sie haben einen Prozess, der automatisiert werden sollte, aber wissen nicht wie? Unsere Automatisierungsagentur zeigt Ihnen, wie es geht.