Automatisierung für Personaldienstleister

Wir integrieren mit Personio, Recruitee, Bullhorn, SAP SuccessFactors, Workday und vielen weiteren ATS-Systemen. Über APIs ist nahezu jedes System anbindbar. Entscheidend ist, welche Objekte das System sauber führt: Kandidat, Vakanz, Bewerbung, Einsatz und Kunde als eigene Datensätze mit stabilen IDs. Wo Einsätze nur als Notizfeld existieren, ist das der erste Punkt, den wir vor dem Bau klären.

Das Matching vergleicht strukturierte Felder – Qualifikation, Erfahrung, Verfügbarkeit, Einsatzort, Schichtbereitschaft – und ergänzt sie um eine sprachliche Bewertung des Profiltexts. Ergebnis ist eine sortierte Vorschlagsliste mit Begründung je Treffer, keine Entscheidung. Automatisierte Bewertung von Bewerbenden gilt in der EU als Hochrisiko-Anwendung, entsprechend bleibt die Auswahl beim Recruiter und jede Absage ist eine menschliche Entscheidung.

Ein Kandidat bewirbt sich über zwei Portale, mit zwei E-Mail-Adressen und einmal mit Rufname statt Vorname – das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Der Abgleich arbeitet mit mehreren Merkmalen und einer Schwelle: Klare Treffer werden zusammengeführt, unsichere landen als Vorschlag bei einer Person. Zusammenführungen sind umkehrbar und werden protokolliert, weil eine falsche Verknüpfung teurer ist als eine Dublette.

Jeder Datensatz bekommt Zweck, Rechtsgrundlage und ein Löschdatum, das sich aus dem Status ergibt: abgesagt, im Talentpool mit Einwilligung, in einen Einsatz übergegangen. Fällige Datensätze werden gesammelt vorgelegt, nach Freigabe gelöscht und der Löschvorgang protokolliert. Mitgelöscht werden Anhänge, Exporte und Kopien in Postfächern. Die konkreten Fristen legen Sie mit Ihrer Datenschutzberatung fest, nicht wir.

Die Automation führt je Einsatz Kunde, Zeitraum, Tätigkeit und Vertragsstand und weist auf Stichtage hin, bevor sie erreicht sind – etwa Verlängerungen, Einsatzunterbrechungen oder anstehende Entgeltanpassungen. Sie erzeugt Vorlagen und Vorlauflisten, keine arbeitsrechtliche Bewertung. Ob eine Frist im konkreten Fall greift, welcher Tarifvertrag anzuwenden ist und wie Equal Pay zu berechnen ist, klären Ihre Rechtsberatung und Ihre Lohnabrechnung.

Das ist der Fall, der jeden Monat Geld kostet. Mit definiertem Vorlauf vor dem Stichtag prüft die Strecke je laufendem Einsatz, ob ein Nachweis vorliegt und ob der Kunde ihn bestätigt hat. Fehlt etwas, geht die Erinnerung an Mitarbeitenden und Ansprechpartner beim Kunden, die Eskalation an die Disposition. Was am Stichtag offen ist, steht auf einer Liste – und wird nicht geschätzt.

Bewerberdaten gehören zu den sensibelsten Datenbeständen in dieser Branche, entsprechend eng bauen wir. Die Verarbeitung läuft auf EU-Servern, in der Regel mit n8n self-hosted oder Make.com mit EU-Datenresidenz. Vor dem Bau legen wir fest, welche Felder in die Strecke müssen, wer Zugriff hat, wie lange Protokolle bleiben und wie gelöscht wird. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört dazu, die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Weitgehend ja – mit einer Einschränkung, die wir offen sagen. Wir automatisieren Ihre Abläufe, statt Ihnen ein Standardmodell überzustülpen. Wo ein Schritt aber nur existiert, weil zwei Systeme nicht miteinander sprechen, streichen wir ihn lieber, als ihn nachzubauen. Das ist Teil der Arbeit und wird vorher besprochen, nicht nachträglich als Überraschung im fertigen Workflow entdeckt.

Ein Einstiegspaket mit Bewerbermanagement-Automatisierung startet ab €5.000. Projekte mit mehreren Systemanbindungen — ATS, Kalender, Vertragswesen — beginnen ab €15.000. Laufende Tool-Kosten liegen bei 50-200 EUR/Monat. Der Preis gilt für einen vorher definierten Umfang; zusätzliche Portale, Kunden-Schnittstellen oder eine Lohnanbindung werden als eigener Schritt bewertet.

Die Zusammenarbeit ist als sechswöchiges Vorhaben angelegt, eine erste Automation ist typischerweise in 4 bis 8 Wochen produktiv. Wir starten mit einem Bereich – meist Bewerbereingang und Terminierung – und lassen ihn zwei bis vier Wochen produktiv laufen, bevor Einsatzplanung und Lohnübergabe dazukommen. Was die Dauer treibt, ist der Zustand der Daten im ATS, nicht der Bau der Strecke.

Sie trifft keine Auswahlentscheidung und spricht keine Absage aus. Sie ersetzt keine arbeitsrechtliche Prüfung von Rahmen- und Überlassungsverträgen und ist kein Lohnabrechnungssystem – sie bereitet die Übergabe vor. Sie repariert auch keinen ATS-Bestand, in dem Einsätze als Freitext stehen und Kandidaten dreifach existieren. Und sie ersetzt nicht den Anruf, der einen Kandidaten tatsächlich gewinnt.