Shopify + DATEV Integration
Shopify-Bestellungen, Erstattungen und Auszahlungen werden zu einem DATEV-Buchungsstapel aufbereitet, getrennt nach Zahlungsanbieter, Steuersatz und Lieferland. Diese Seite beschreibt die Referenzarchitektur: welche Bestell- und Zahlungsdaten gebraucht werden, warum jeder Zahlungsanbieter ein eigenes Verrechnungskonto braucht und welche Fälle wie Geschenkgutscheine und OSS am häufigsten falsch gebucht werden.
Ergebnisse & Vorteile
So funktioniert es
Bestell- und Zahlungsdaten abrufen
Für den Zeitraum werden Bestellungen mit Positionen, Steuerzeilen, Versand, Rabatten und Transaktionen gelesen, dazu die Erstattungen und die Auszahlungen der Zahlungsanbieter. Bestellungen und Auszahlungen stammen aus getrennten Quellen und werden über die Transaktionen miteinander verbunden.
Steuerlich klassifizieren
Aus Lieferland, Kundenart, Produktart und dem tatsächlich berechneten Satz ergibt sich die Einordnung: Inland, innergemeinschaftliche Lieferung, OSS-Umsatz oder Ausfuhr. Jede Kombination verweist auf ein festgelegtes Erlöskonto und einen Buchungsschlüssel. Unbekannte Kombinationen werden nie geschätzt.
Zahlungsseite abbilden
Jede Bestellung bucht gegen das Verrechnungskonto des tatsächlich verwendeten Zahlungsanbieters. Bestellungen mit zwei Zahlarten, etwa Geschenkgutschein und Karte, werden entsprechend aufgeteilt. Die Auszahlung des Anbieters bucht später vom Verrechnungskonto auf die Bank, die Gebühr getrennt als Aufwand.
Buchungsstapel schreiben
Die Zeilen werden im DATEV-Format erzeugt: Belegdatum, Umsatz, Soll-Haben-Kennzeichen, Währungskennzeichen, Konto, Gegenkonto, Buchungstext und Belegfeld. Buchungstext und Belegfeld werden auf die zulässigen Längen und Zeichen gekürzt, ohne die Verbindung zur Bestellung zu verlieren.
Vor der Übergabe abstimmen
Ein Abgleich prüft die Umsätze je Steuersatz aus Shopify gegen die Summen im Stapel und die Auszahlungen gegen die Verrechnungskonten. Weicht etwas ab, wird der Stapel nicht übergeben, sondern die Abweichung mit der betroffenen Bestellnummer benannt.
Übergabe, Markierung und Nachlauf
Der geprüfte Stapel geht an das Steuerbüro oder in DATEV Unternehmen Online. Die Periode wird als übergeben markiert, damit ein späterer Lauf sie nicht erneut exportiert. Nachzügler, etwa spät eintreffende Erstattungen, laufen bewusst in den Folgemonat.
Anwendungsfälle
Ein Verrechnungskonto je Zahlungsanbieter
Shopify Payments, PayPal, Klarna und Kauf auf Rechnung zahlen zu unterschiedlichen Terminen aus, jeweils gesammelt und abzüglich eigener Gebühren. Jeder Anbieter bekommt deshalb ein eigenes Verrechnungskonto. Über ein gemeinsames Konto gebucht, lässt sich eine Differenz am Monatsende keinem Anbieter mehr zuordnen.
OSS-Umsätze getrennt ausweisen
B2C-Lieferungen in andere EU-Staaten werden mit dem Steuersatz des Bestimmungslands berechnet und gehören nicht in die reguläre Umsatzsteuervoranmeldung. Damit die Meldung überhaupt erstellbar ist, werden diese Umsätze je Land und Satz auf getrennte Erlöskonten gebucht statt in einen Sammeltopf.
Gutscheinverkauf ist kein Umsatz
Der Verkauf einer Geschenkkarte erscheint in Shopify als Bestellung, die Einlösung später als Zahlart einer anderen Bestellung. Wer beides als Erlös bucht, weist denselben Umsatz zweimal aus. Der Verkauf gehört auf ein Verbindlichkeitskonto, der Erlös entsteht erst bei Einlösung.
Rabatte über mehrere Steuersätze verteilen
Ein Rabatt auf die Gesamtbestellung muss anteilig auf die enthaltenen Steuersätze verteilt werden. Enthält eine Bestellung Waren mit ermäßigtem neben Waren mit vollem Satz, verschiebt eine pauschale Zuordnung die Bemessungsgrundlagen. Versandkosten werden zusätzlich als eigene Position mit eigener steuerlicher Behandlung geführt.
Erstattungen über den Periodenwechsel
Eine Erstattung im Januar zu einer Bestellung aus dem Dezember trifft eine bereits abgeschlossene Periode. Sie wird deshalb im laufenden Monat gebucht und mit der ursprünglichen Bestellnummer verkettet, statt rückwirkend in einen bereits festgeschriebenen Stapel zu greifen.
Belegnummern, die DATEV akzeptiert
Shopify-Bestellnummern tragen meist ein Rautezeichen und einen Ladenpräfix, während das Belegfeld 1 auf 36 Zeichen und einen eingeschränkten Zeichensatz begrenzt ist. Die Nummer wird deshalb nach einer festen, dokumentierten Regel normalisiert, damit sie stabil bleibt und der Weg zurück zur Bestellung eindeutig ist.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Shopify-Bestellbestätigung eine Rechnung?
Warum braucht jeder Zahlungsanbieter ein eigenes Konto?
Wie oft wird exportiert?
Was passiert bei einem erneuten Export derselben Periode?
Wie werden Shopify Markets und Fremdwährungen behandelt?
Wer legt Konten, Steuerschlüssel und Kontenrahmen fest?
Werden Shopify-POS-Umsätze mit erfasst?
Können historische Zeiträume nachgebucht werden?
Wie lange dauert die Einrichtung?
Was leistet die Integration ausdrücklich nicht?
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