Stripe + DATEV Integration
Stripe-Zahlungen, Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen werden zu einem DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format aufbereitet. Diese Seite beschreibt die Referenzarchitektur: welche Felder aus Zahlung, Saldotransaktion und Auszahlung gebraucht werden, warum der Stripe-Saldo ein Verrechnungskonto ist und welche Festlegungen das Steuerbüro vor dem Bau treffen muss.
Ergebnisse & Vorteile
So funktioniert es
Ereignisse und Salden abholen
Ausgewertet werden Zahlungen, Erstattungen, Rückbelastungen, Gebühren und Auszahlungen. Maßgeblich ist dabei nicht die Zahlung selbst, sondern die zugehörige Saldotransaktion, weil erst dort Bruttobetrag, Gebühr, Nettobetrag, Währung und Umrechnungskurs gemeinsam vorliegen.
Doppelte Verarbeitung ausschließen
Stripe stellt Ereignisse mindestens einmal zu, gelegentlich mehrfach. Jede Ereigniskennung wird gespeichert, bevor eine Buchungszeile entsteht. Das ist hier wichtiger als anderswo, weil DATEV beim Import eines Stapels nicht prüft, ob dieselbe Buchung bereits vorhanden ist.
Steuerlogik und Konten zuordnen
Aus Kundenland, Kundenart, Produktart und dem von Stripe ermittelten Steuerbetrag entsteht die Buchung: Erlöskonto nach Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, Gegenkonto und Buchungsschlüssel. Kombinationen ohne hinterlegte Zuordnung werden nie geschätzt, sondern gehen auf eine Klärungsliste.
Buchungsstapel erzeugen
Die Zeilen werden als EXTF-Datei im DATEV-Format geschrieben, mit Belegdatum, Umsatz, Soll-Haben-Kennzeichen, Währungskennzeichen, Konto, Gegenkonto, Buchungstext und optionalen Kostenstellen. Der Buchungstext wird auf die zulässige Länge gekürzt, ohne die Belegreferenz zu verlieren.
Abstimmung vor der Übergabe
Vor der Übergabe prüft ein Abgleich drei Summen gegeneinander: Bruttoerlöse, Gebühren und Auszahlungen der Periode. Stimmt der rechnerische Saldo nicht mit dem Stripe-Saldo überein, wird der Stapel nicht übergeben. Ein Tag Verzögerung kostet weniger als ein Stapel, der im Nachhinein storniert werden muss.
Übergabe und Festschreibung
Der geprüfte Stapel wird dem Steuerbüro bereitgestellt, dort importiert und festgeschrieben. Ab diesem Punkt sind Korrekturen nur noch als eigene Gegenbuchung möglich. Deshalb wird jede übergebene Periode markiert, damit ein späterer Nachlauf sie nicht ein zweites Mal exportiert.
Anwendungsfälle
Brutto buchen, Gebühr getrennt
Stripe zieht die Gebühr direkt von der Zahlung ab. Gebucht wird trotzdem der volle Erlös, die Gebühr als eigener Aufwand und die Differenz über den Stripe-Saldo. Wird stattdessen der Nettobetrag als Erlös gebucht, stimmen weder Umsatz noch Vorsteuer, und die Kosten der Kartenakzeptanz tauchen in keiner Auswertung auf.
Der Stripe-Saldo als Verrechnungskonto
Auf dem Bankkonto erscheint eine Sammelauszahlung, nie die einzelne Zahlung. Deshalb wird der Stripe-Saldo als eigenes Konto geführt: Zahlungen erhöhen ihn, Gebühren und Erstattungen mindern ihn, die Auszahlung bucht gegen die Bank. Am Periodenende muss der Kontostand dem Stripe-Saldo entsprechen; jede Abweichung ist ein konkreter Prüfpunkt.
Rückbelastungen mit drei Buchungen
Eine Rückbelastung dreht die ursprüngliche Zahlung, erzeugt zusätzlich eine eigene Gebühr und wird bei erfolgreichem Widerspruch erneut gedreht. Drei Vorgänge, die zu einer einzigen Kundenzahlung gehören und über Wochen verteilt eintreffen. Sie werden über die Kennung der ursprünglichen Zahlung verkettet, damit der Fall auch Monate später lesbar bleibt.
Fremdwährung und Kursdifferenz
Eine Zahlung in Fremdwährung rechnet Stripe bei der Verrechnung in den Saldo um, die Auszahlung erfolgt später zu einem anderen Kurs. Die entstehende Differenz ist eine Kursdifferenz und gehört auf ein eigenes Konto. Wer sie in den Erlös rechnet, verschiebt Umsatz zwischen Perioden und erklärt das später dem Prüfer.
Abonnements periodengerecht
Bei einer Jahreszahlung ist der volle Betrag im Januar zugeflossen, der Erlös verteilt sich aber über zwölf Monate. Ob und wie abgegrenzt wird, hängt von Soll- oder Ist-Versteuerung und von der Abstimmung mit dem Steuerbüro ab. Die Integration liefert den Leistungszeitraum je Rechnungsposition mit, damit die Abgrenzung überhaupt möglich ist.
Belegreferenz für die Nachvollziehbarkeit
Jede Buchung trägt die Stripe-Objektkennung im Belegfeld 1, innerhalb der Grenze von 36 Zeichen und des zulässigen Zeichensatzes. Damit lässt sich jede Zeile im Stapel in Sekunden zur Zahlung in Stripe zurückverfolgen und umgekehrt. Ohne diese Referenz wird jede Rückfrage des Steuerbüros zur manuellen Suche.
Häufig gestellte Fragen
Warum ist der Stripe-Saldo ein eigenes Konto?
Was passiert, wenn derselbe Zeitraum zweimal exportiert wird?
Welches Datum wird als Belegdatum verwendet?
Wie werden Reverse Charge und OSS behandelt?
Warum werden Konten und Buchungsschlüssel nicht vorgegeben?
Wie werden Verarbeitungs- und Rückbelastungsgebühren unterschieden?
Funktioniert das mit Stripe Connect?
Wie oft läuft der Export?
Wie werden Testdaten von echten Daten getrennt?
Wie lange dauert die Einrichtung?
Was leistet die Integration ausdrücklich nicht?
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