WooCommerce + sevDesk Integration
WooCommerce-Bestellungen werden zu Kontakten, Rechnungen und Gutschriften in sevDesk. Diese Seite beschreibt die Referenzarchitektur: welche Bestellfelder und Steuerklassen ausgewertet werden, warum der auslösende Bestellstatus die folgenreichste Entscheidung im Projekt ist und welche Fälle rund um Gutscheine, Teilerstattungen und Reverse Charge am häufigsten brechen.
Ergebnisse & Vorteile
So funktioniert es
Bestellung entgegennehmen
Der Webhook meldet eine neue oder geänderte Bestellung. Ereigniskennung und Bestellnummer werden gespeichert, bevor etwas anderes passiert. WooCommerce feuert Aktualisierungen sehr häufig, unter anderem bei jeder Notiz und jedem Statuswechsel, sodass ohne diese Sperre aus einer Bestellung mehrere Rechnungen entstehen.
Bestellung frisch lesen
Die Verarbeitung liest die Bestellung über die REST-Schnittstelle neu ein, inklusive Positionen, Steuerzeilen, Versandkosten, Gebühren, Gutscheinen und Erstattungen. Damit werden Änderungen berücksichtigt, die zwischen Auslösung und Verarbeitung im Shop-Backend vorgenommen wurden, statt verloren zu gehen.
Statusregel anwenden
Zahlart und Status entscheiden gemeinsam, ob eine Rechnung, eine Gutschrift oder gar nichts entsteht. Stornierte und fehlgeschlagene Bestellungen erzeugen keinen Beleg. Bestellungen, die nach dem Buchen von bezahlt auf storniert wechseln, gehen auf die Klärungsliste statt still zurückgedreht zu werden.
Kontakt zuordnen
Gesucht wird über die in sevDesk hinterlegte WooCommerce-Kundenreferenz, ersatzweise über die normalisierte E-Mail-Adresse. Gastbestellungen ohne Kundenkonto sind der Regelfall und die häufigste Quelle von Dubletten. Rechnungs- und Lieferadresse werden getrennt übernommen, weil sie sich unterscheiden dürfen.
Beleg erzeugen und prüfen
Rechnung oder Gutschrift wird mit allen Positionen, Versand, Gebühren und Steuerzeilen angelegt; die Belegnummer vergibt sevDesk. Die Bestellnummer wird als Referenz mitgeschrieben. Anschließend werden Netto-, Steuer- und Bruttosumme gegen die Bestellung geprüft, bevor der Beleg festgeschrieben wird.
Zahlungsabgleich und Überwachung
Meldet der Shop die Bestellung als bezahlt, wird der Beleg in sevDesk als bezahlt markiert oder gegen die Zahlungstransaktion gebucht. Ein täglicher Abgleich zählt Bestellungen gegen Belege und meldet jede Lücke an eine benannte Person, nicht in ein Protokoll, das niemand öffnet.
Anwendungsfälle
Den auslösenden Bestellstatus festlegen
WooCommerce kennt processing, on-hold, completed, cancelled, refunded und failed. Bei Kartenzahlung bedeutet processing bereits bezahlt, bei Vorkasse steht on-hold für unbezahlt. Welcher Status welchen Beleg erzeugt, wird je Zahlart festgelegt. Eine einzige Regel für alle Zahlarten stellt entweder zu früh Rechnungen aus oder liefert sie zu spät.
Steuerklassen sauber abbilden
Jede Position trägt eine Steuerklasse und eine berechnete Steuerzeile. Ermäßigter Satz, Standardsatz und steuerfreie Lieferung werden auf die passende Steuerregel und das passende Erlöskonto in sevDesk abgebildet, getrennt danach, ob SKR03 oder SKR04 im Einsatz ist. Ein Produkt mit falsch gesetzter Steuerklasse bucht sonst über Monate still falsch.
Rabatte und Rundungsdifferenzen
Einen Prozentgutschein verteilt WooCommerce anteilig auf die Positionen. Bei mehreren Steuersätzen in einer Bestellung entstehen dabei Restcents, und die Summe der Positionssteuern weicht von der Steuer auf den Gesamtbetrag ab. Die Integration vergleicht beide Summen und hält die Bestellung an, statt eine Rechnung mit abweichendem Bruttobetrag zu erzeugen.
Teilerstattungen als eigener Beleg
WooCommerce führt Erstattungen als eigene Objekte mit den betroffenen Positionen und Beträgen. Daraus entsteht eine Gutschrift in sevDesk. Eine bereits gebuchte Rechnung wird nicht nachträglich verändert. Wird nur der Versand erstattet, folgt die Gutschrift dem Steuersatz der Versandposition.
Reverse Charge aus einem Plugin-Feld
Die USt-IdNr. für innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen stammt nicht aus dem Standarddatenmodell von WooCommerce, sondern aus einem Zusatzfeld des jeweils eingesetzten Steuer-Plugins. Welcher Feldschlüssel das ist, wird je Shop einmal ermittelt und dokumentiert. Nach einem Plugin-Wechsel ist das die erste Stelle, die neu geprüft werden muss.
Zustellung trotz WordPress
Auf vielen Installationen werden WooCommerce-Webhooks über den Zeitplaner von WordPress abgearbeitet; die Zustellung hängt damit an Seitenaufrufen, Caching-Plugins und der Erreichbarkeit des Hosts. Ergänzend läuft deshalb ein zeitgesteuerter Abgleich über die REST-Schnittstelle, der jede Bestellung ohne Beleg nachträglich findet.
Häufig gestellte Fragen
Welcher Bestellstatus soll die Rechnung auslösen?
Warum weichen manchmal Cent-Beträge ab?
Werden Plugins im Shop benötigt?
Was passiert, wenn die Bestellung nach der Rechnung geändert wird?
Wie zuverlässig sind WooCommerce-Webhooks?
Wie wird verhindert, dass eine Testumgebung echte Rechnungen erzeugt?
Wer vergibt die Rechnungsnummer?
Funktioniert das mit WooCommerce Subscriptions?
Was kostet der Betrieb und wie lange dauert die Einrichtung?
Was leistet die Integration ausdrücklich nicht?
WooCommerce + sevDesk verbinden?
Wir richten Ihre Integration ein — zugeschnitten auf Ihre Prozesse. Zuerst klären wir in 5 Minuten, ob sich der Prozess überhaupt lohnt.