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Automation Showroom
Möglicher AufbauVertrieb & Marketing

Outbound in Odoo: von der Kontaktliste zur Handlung

Kontaktimport, Cold-Sequenzen und Reply-Tracking in einer Odoo-Instanz statt in vier Werkzeugen. Die Auswertungsschicht darüber ist Referenzarchitektur.

Branche
B2B-Vertrieb · SaaS · Dienstleistung · Industrie
Aufbau, geschätzt
5–8 Wochen
Wo dieser Ablauf in der Firma sitzt

Auf einen Blick

Es beginnt mit
Zielprofil-Suche
Die Maschine übernimmt
14 von 15 Schritten
Beim Menschen bleibt
Vertrieb entscheidet
Unterm Strich
0 €Zusätzliche Sequenz-Tools

Das Problem

Der übliche Outbound-Stack im Mittelstand besteht aus vier Werkzeugen, die einander nicht kennen. Eine Datenquelle für Kontakte. Ein Sequenz-Tool für die Mails. Ein CRM für die Pipeline. Und eine Tabelle, in der jemand von Hand zusammenträgt, was in den ersten dreien passiert ist.

Das ist kein Datenproblem, das ist ein Blindflug. Im CRM steht, dass ein Lead existiert. Im Sequenz-Tool steht, dass er zweimal geöffnet und nie geantwortet hat. Niemand sieht beides gleichzeitig — und deshalb arbeitet der Vertrieb die Liste nach Erstelldatum ab statt nach Signal.

Dazu kommt der zweite blinde Fleck. In einer komplexen B2B-Entscheidung sitzen nach Gartner typischerweise sechs bis zehn Personen am Tisch. Angeschrieben wird meist genau eine — und wenn die das Unternehmen verlässt, ist der Deal weg, ohne dass es jemand merkt.

Dieser Showcase zeigt, wie die gesamte Kette in einer Odoo-Community-Instanz läuft: Import, Ansprache, Antwort, Pipeline und Auswertung in derselben Datenbank. Und er zeigt die Stelle, an der die Kette in Deutschland zuerst reißt — die Rechtsgrundlage, nicht die Technik.

Odoo Community bringt ein vollwertiges CRM mit, aber keine Sequenz-Logik: Die Marketing-Automation-App gehört zur Enterprise-Edition, und selbst der Direktversand einer Mail an einen Lead ist in der Community-Variante umständlicher als erwartet. Also klebt neben dem CRM ein zweites Werkzeug — pro Kopf lizenziert, mit eigener Kontaktdatenbank, eigener Statistik und einer Synchronisierung, die genau so lange hält, bis jemand ein Feld umbenennt.

Die Folgen sind im Alltag konkret. Angereicherte Kontaktdaten kommen schmutzig an: dieselbe Firma steht viermal im System, als Google, Google LLC, Google Inc und Google Germany, und der Vertrieb schreibt dieselben Menschen doppelt an. Follow-ups fallen aus, weil sie an einer Wiedervorlage hängen, die jemand von Hand setzen muss. Antworten landen im Postfach, nicht am Lead, und werden im CRM nie sichtbar. Und ein verlorener Deal wird mit einem Klick auf Lost geschlossen, ohne dass irgendwo festgehalten wird, woran es lag — nach fünfzig verlorenen Deals weiß niemand, ob es am Preis, am Timing oder an einer fehlenden Funktion lag.

Ein Wort zu Zahlen: Für Öffnungs- und Antwortquoten im Cold Outreach kursieren viele Benchmarks, die fast alle von Anbietern solcher Werkzeuge stammen und methodisch nicht belastbar sind. Wir führen sie hier bewusst nicht auf. Die belastbare Aussage ist strukturell, nicht statistisch: Was in vier Systemen liegt, kann niemand gemeinsam auswerten.

Und der Punkt, den Outbound-Anbieter selten betonen: In Deutschland ist Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine unzumutbare Belästigung — auch gegenüber Unternehmen. Kaltakquise per Mail an deutsche Firmen ist damit keine Grauzone, sondern grundsätzlich unzulässig. Wer die Mechanik baut, ohne diesen Schritt einzuplanen, baut ein Abmahnrisiko mit Zeitschaltuhr.

Der Ablauf, Schritt für Schritt

Scrollen Sie durch. Das Diagramm bleibt stehen und markiert den Schritt, bei dem Sie gerade sind.

Der Ablauf01 / 15
  1. 01

    Zielprofil-Suche

    Branche · Größe · Rolle · Land

    Der Ablauf startet nicht mit einer Namensliste, sondern mit einem Profil: Branche, Firmengröße, Rolle, Seniorität, Land. Dieses Profil ist der einzige Hebel, der später alle anderen Zahlen bewegt — und es wird am Ende des Ablaufs von den gewonnenen und verlorenen Deals nachgeschärft.

  2. 02

    Kontakte importieren

    Apollo.io inkl. Anreicherung

    Der Connector holt passende Firmen und Ansprechpartner aus Apollo.io in die Odoo-Datenmodelle, inklusive der angereicherten Felder: Position, Abteilung, Seniorität, Mitarbeiterzahl, Land, teils Technologie-Stack. Diese Felder sind später die Rohstoffe der Auswertung.

  3. 03

    Dubletten zusammenführen

    Google LLC = Google Inc

    Vor dem Anlegen läuft der Dublettenabgleich. Schreibvarianten derselben Firma — Google, Google LLC, Google Inc, Google Germany — werden erkannt und zusammengeführt. Das verhindert nicht nur doppelte Datensätze, sondern vor allem die peinliche Doppelansprache derselben Person aus zwei Kampagnen.

  4. 04

    Buying Committee bauen

    Rollen · Seniorität · Lücken

    Aus den Rollen der importierten Kontakte entsteht je Firma ein Bild des Entscheidungskreises: wer technisch entscheidet, wer wirtschaftlich, wer beschafft. Sichtbar werden dabei auch die Lücken — etwa ein Kreis ohne jeden Kontakt in Finanzen oder Einkauf.

  5. 05Verzweigung

    Rechtsgrundlage vorhanden?

    Die entscheidende Weiche, und in Deutschland die erste: Gibt es für diesen Kontakt eine tragfähige Rechtsgrundlage für Werbung per E-Mail? Ausdrückliche Einwilligung, ein Bestandskundenverhältnis nach § 7 Abs. 3 UWG oder ein Zielmarkt mit abweichender Rechtslage. Die Prüfung passiert hier, nicht im Kopf der Person, die auf Senden drückt.

  6. 06

    Unterdrückt

    kein Versand, dokumentiert

    Fehlt die Grundlage, endet der Ablauf für diesen Kontakt. Er landet auf der Unterdrückungsliste, wird dokumentiert und von keiner Sequenz mehr erfasst. Das ist kein Ausfall, sondern das gewünschte Ergebnis: Der teuerste Kontakt ist der, der eine Abmahnung auslöst.

  7. 07

    Sequenz startet

    Multi-Sender · Limits · Warm-up

    Die Sequenz startet: mehrere Stufen, definierte Abstände, mehrere Absenderpostfächer mit eigenen Sendelimits und Aufwärmphase. Die Verteilung über Absender und die Limits sind keine Optimierung, sondern die Voraussetzung dafür, dass Mails überhaupt zugestellt werden.

  8. 08

    Antworten zurücklesen

    IMAP · Bounce · Widerspruch

    Antworten werden per IMAP zurückgelesen und dem richtigen Lead zugeordnet — inklusive Bounces, Abwesenheitsnotizen und Widersprüchen. Die Antwort landet damit am Datensatz und nicht in einem persönlichen Postfach, wo sie für das restliche Team unsichtbar bliebe.

  9. 09Verzweigung

    Antwort da?

    Die zweite Weiche wertet aus, was zurückkam. Eine echte Antwort stoppt die Sequenz sofort — nichts wirkt unprofessioneller als die automatische Stufe drei, nachdem jemand geantwortet hat. Ohne Antwort läuft der Kontakt in die nächste Follow-up-Stufe.

  10. 10

    Nächste Follow-up-Stufe

    zeitversetzt, endlich

    Die Follow-up-Stufe ist zeitversetzt und endlich: Sie führt zurück in die Sequenz, bis die letzte definierte Stufe gesendet ist, danach endet die Ansprache. Genau dieser Rücklauf ist der Schritt, der in der manuellen Variante als Erstes ausfällt.

  11. 11

    Deal Health Score

    Signale aus Mail · CRM · Profil

    Ab hier arbeitet die Auswertungsschicht. Aus den Signalen entsteht eine Priorität: wer geöffnet hat, wer geantwortet hat, wie lange Funkstille herrscht, ob ein Termin existiert, welche Rolle die Person hat. Der Score steht nie allein, sondern immer mit den Faktoren, die ihn erzeugt haben.

  12. 12

    Nächste Handlung

    Vorschlag mit Begründung

    Aus dem Zustand wird ein Vorschlag mit Begründung: heute anrufen, weil zwei Personen geöffnet haben und seit neun Tagen nichts passiert ist. Oder: über einen zweiten Kanal ansprechen. Der Unterschied zur Wiedervorlage ist die Begründung — sie macht den Vorschlag überprüfbar.

  13. 13Mensch entscheidet

    Vertrieb entscheidet

    Anruf · LinkedIn · Angebot

    Hier stoppt die Automatisierung. Der Vorschlag ist ein Vorschlag; ob angerufen, geschrieben oder verworfen wird, entscheidet der Vertrieb. Diese Entscheidung wird bewusst nicht wegautomatisiert — sie ist der Punkt, an dem Erfahrung mehr wert ist als jede Heuristik.

  14. 14

    CRM aktualisiert

    Stage · Aktivität · Verlauf

    Was entschieden wurde, landet unmittelbar am Lead: Stage, Aktivität, Notiz, Termin. Weil Sequenz und Pipeline dieselbe Datenbank teilen, ist das kein Rückimport, sondern derselbe Datensatz — und die nächste Score-Berechnung kennt die Entscheidung bereits.

  15. 15

    Won/Lost-Auswertung

    schärft das Zielprofil

    Am Ende steht die Auswertung über alle Deals: Gewonnen und verloren, gruppiert nach Grund, Branche, Größe, Rolle und Land. Das Ergebnis fließt zurück in die Zielprofil-Suche aus Schritt eins — aus einem linearen Ablauf wird ein Kreis, der mit jeder Runde genauer wird.

Was sich ändert

Möglicher Aufbau, kein fertiges Produkt

Die Zahlen sind modellierte Zielwerte für einen möglichen Aufbau, abgeleitet aus Branchenwerten und eigenen Tests. Sie stammen nicht aus einem Kundenprojekt, echte Werte hängen von Ihrem Betrieb ab. Wir verkaufen diesen Aufbau nicht als fertiges Produkt: Wir messen, wo Ihr Engpass liegt, und bauen dann mit Ihrem Team. Für zertifizierungspflichtige Systeme (etwa KIS, gematik, DATEV-zertifiziert) arbeiten wir mit spezialisierten Partnern.

Vorher vs. Nachher

AspektVorherNachher
WerkzeugeVorher: Datenquelle, Sequenz-Tool, CRM und eine Tabelle dazwischenNachher: Eine Odoo-Instanz, eine Datenbank, ein Kontaktstamm
DatenqualitätVorher: Dieselbe Firma viermal, dieselbe Person doppelt angeschriebenNachher: Abgleich vor dem Anlegen, Dubletten zusammengeführt
EntscheiderkreisVorher: Ein Kontakt pro Firma, oft der falscheNachher: Buying Committee sichtbar, fehlende Rollen markiert
PriorisierungVorher: Liste nach Erstelldatum, Bauchgefühl entscheidetNachher: Score mit sichtbaren Faktoren und begründetem Vorschlag
RechtsgrundlageVorher: Vertrauen darauf, dass niemand widersprichtNachher: Geprüfter Schritt vor jedem Versand, Unterdrückung dokumentiert
Verlorene DealsVorher: Lost mit einem Klick, ohne GrundNachher: Gründe geclustert, zurück ins Zielkundenprofil

Technik

Technologie-Stack

Odoo 19 Community (CRM)Apollo.io APIPostgreSQLSMTP/IMAP Multi-SenderDKIM · SPF · DMARCLLM (GPT-4-Klasse / Claude)Odoo-Module (Eigenentwicklung)

Integrationen

Systeme, an die dieser Aufbau anschließen kann

Odoo 19 Community (CRM)Pipeline
Leads, Stages, Aktivitäten und Termine als führendes System — dieselbe Datenbank, in der auch Sequenzen und Antworten liegen
Apollo.io APIKontaktquelle
Firmen- und Personendaten inklusive Anreicherung: Position, Abteilung, Seniorität, Mitarbeiterzahl, Land und teils Technologie-Stack
Import- und AnreicherungsmodulOdoo-Modul (Eigenentwicklung)
Feldzuordnung, Dublettenabgleich vor dem Anlegen und Übernahme der angereicherten Felder in die Odoo-Datenmodelle
Sequenz- und Follow-up-ModulOdoo-Modul (Eigenentwicklung)
Mehrstufige Sequenzen, Zeitabstände, mehrere Absender, Sendelimits, Reply-Tracking und automatischer Stopp bei Antwort
Direktversand aus dem CRMOdoo-Modul (Eigenentwicklung)
Schließt die Lücke der Community-Edition beim Mailversand an Leads — Versand am Datensatz statt über ein zweites Werkzeug
SMTP / IMAP Multi-SenderZustellung
Getrennte Sendedomains und Postfächer mit SPF, DKIM, DMARC, Aufwärmphase, Limits und Bounce-Verarbeitung
LLM (GPT-4-Klasse / Claude)Auswertung
Antwortentwürfe aus dem CRM-Kontext, Begründungen für die nächste Handlung und Clusterung von Verlustgründen — Konzeptteil der Architektur
PostgreSQLDatenbasis
Eine Datenbank für Import, Sequenz und Pipeline — der technische Grund, warum die Auswertungsschicht ohne Export überhaupt möglich ist

Sicherheit & Compliance

Worauf der Aufbau achtet

Daten bleiben in der eigenen Instanz
Kontakte, Sequenzen und Antworten liegen in der selbst betriebenen Odoo-Datenbank — nicht in der Mandantenumgebung eines Sequenz-Anbieters. Hosting im EU-Rechenzentrum oder on premise ist eine Konfigurationsfrage, keine Migration.
Einwilligung, Widerspruch, Unterdrückung
Rechtsgrundlage je Kontakt, Abmeldelink in jeder Mail, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO als harter Stopp: Ein Eintrag auf der Unterdrückungsliste wird von allen Sequenzen respektiert, auch von künftigen.
Absender-Schutz und Zustellbarkeit
SPF, DKIM und DMARC je Sendedomain, getrennte Postfächer mit Aufwärmphase und Sendelimits, Bounce-Behandlung. Das schützt nicht nur die Quote, sondern die Reputation der Hauptdomain, an der auch der übrige Geschäftsverkehr hängt.
Herkunft angereicherter Daten dokumentiert
Je Kontakt wird protokolliert, aus welcher Quelle er stammt und wann er importiert wurde — die Grundlage für die Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO und für ein Löschkonzept bei nie kontaktierten Datensätzen.

Häufige Fragen

Ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung grundsätzlich nicht — § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG stuft Werbung per elektronischer Post ohne Einwilligung als unzumutbare Belästigung ein, und das gilt nach ständiger Rechtsprechung auch im Verhältnis zwischen Unternehmen. Praktisch nutzbar sind vor allem drei Wege: die dokumentierte Einwilligung, die enge Bestandskundenausnahme des § 7 Abs. 3 UWG für ähnliche eigene Waren oder Dienstleistungen mit Widerspruchshinweis, und Zielmärkte mit anderer Rechtslage — in den USA gilt mit CAN-SPAM ein Opt-out-Regime, in Großbritannien sind nach PECR Unternehmenskunden anders gestellt als Privatpersonen. Deshalb ist die Rechtsgrundlage in dieser Architektur ein eigener Knoten und keine Fußnote. Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung: Den Einsatz im konkreten Fall prüft Ihre Rechtsabteilung.
Die Schichten eins bis drei — Kontaktimport mit Anreicherung, Sequenzen mit Follow-up und Reply-Tracking, Direktversand aus dem CRM — existieren als Odoo-Module aus eigener Entwicklung und laufen produktiv. Die vierte Schicht, also Deal Health Score, Buying-Committee-Auswertung, nächste Handlung und Verlust-Analyse, ist in diesem Showcase als Referenzarchitektur beschrieben und kein fertiges Modul. Die dafür nötigen Signale liegen vollständig in derselben Datenbank; offen ist die Auswertung, nicht die Datengrundlage. Wir kennzeichnen das hier bewusst, statt eine Roadmap wie ein Produkt aussehen zu lassen.
Aus einem einzigen Grund: gemeinsame Auswertbarkeit. Ein Sequenz-Tool kennt Öffnungen und Antworten, das CRM kennt Termine, Stages und Abschlüsse — solange beides getrennt liegt, lässt sich kein Signal aus beiden Welten kombinieren, ohne dass jemand exportiert. Liegen Sequenz und Pipeline in derselben PostgreSQL-Datenbank, ist die Auswertung eine Abfrage statt eines Projekts. Dazu kommen Nebeneffekte: keine Lizenz pro Kopf für ein zweites Werkzeug, ein Kontaktstamm statt zwei, Daten in der eigenen Instanz. Der Preis dafür ist ehrlich zu nennen: Eigenentwicklung und Wartung statt fertiger Standardsoftware, und ein Sequenz-Modul ist bei Zustellbarkeit und Reporting nicht am ersten Tag so ausgereift wie ein spezialisiertes Produkt.
Aus Apollo.io, also einer Drittquelle — und genau daran hängt eine Pflicht, die im Outbound gern übersehen wird: Nach Art. 14 DSGVO müssen Sie die betroffene Person informieren, wenn Sie ihre Daten nicht bei ihr selbst erhoben haben, spätestens innerhalb eines Monats oder bei der ersten Kontaktaufnahme. Dazu gehören Quelle, Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Praktisch heißt das: Die Quelle wird je Kontakt protokolliert, die Information ist Teil der ersten Mail, und Widerspruch nach Art. 21 DSGVO führt zu einem Eintrag auf der Unterdrückungsliste, den alle Sequenzen respektieren. Ein Löschkonzept für nie kontaktierte Importe gehört ebenfalls dazu.
Er ist eine Heuristik, kein Orakel. Ein Score, der aus Öffnungen, Antworten, Aktivitätslücken und Rollen gebildet wird, ordnet eine Liste sinnvoller als das Erstelldatum — mehr behauptet er nicht. Zwei Bedingungen entscheiden über den Nutzen: Erstens müssen die Faktoren sichtbar bleiben, sonst entsteht eine Zahl, der niemand widerspricht und die niemand versteht. Zweitens braucht die Rückkopplung aus gewonnenen und verlorenen Deals eine belastbare Menge abgeschlossener Vorgänge, bevor sie das Zielprofil sinnvoll schärft; bei zwanzig Deals im Jahr ist das ein Beobachtungswert, keine Statistik. Wer den Score als Priorisierungshilfe liest, gewinnt Zeit. Wer ihn als Prognose liest, wird enttäuscht.

Wie sähe das bei Ihnen aus?

Dieser Ablauf ist eine Demo. Ob er sich bei Ihnen lohnt, hängt davon ab, wo es bei Ihnen hakt. Wie man das herausfindet, zeigt die Methode. Einen eigenen Ablauf einordnen können Sie im Selbst-Check, kostenlos und ohne Gespräch.

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