Mahnwesen · Kosten-RechnerWas kostet Ihr Mahnwesen wirklich?
Rechnen Sie es mit Ihren Zahlen nach. Zwei Minuten, ohne Anmeldung, die Formel liegt offen.
Von Jonas Höttler · Stand Oktober 2026
Teuer ist nicht die Mahnung. Teuer ist die Zeit dazwischen: Stunden fürs Hinterhertelefonieren und Geld, das beim Kunden liegt statt auf Ihrem Konto.
Der Rechner
Ihre Zahlen, Ihr Ergebnis.
Ihr Mahnwesen kostet im Jahr etwa 21.300 €, mit automatischen Erinnerungen etwa 7.820 €.
Ihr Mahnwesen kostet im Jahr etwa
21.300 €
- Arbeitszeit: 320 Stunden für 960 überfällige Rechnungen
- 14.400 €
- Zinsen auf 86.400 €, die im Schnitt beim Kunden liegen
- 6.910 €
Mit automatischen Erinnerungen
7.820 €
13.500 € weniger im Jahr
Annahmen anpassen (25 % Handarbeit bleibt, 7 Tage früher bezahlt)
Streitfälle, Großkunden, Ratenzahlung: Das klärt weiter ein Mensch.
Die Erinnerung geht am Tag nach Fälligkeit raus, nicht erst bei der nächsten Liste.
Modellrechnung. Forderungsausfälle sind nicht eingerechnet, die echte Zahl liegt also eher höher.
Der Weg einer Rechnung
Wo die Zeit verloren geht.
Beispielverlauf einer Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel.
Tag 0
Die Rechnung geht raus.
Ware geliefert, Rechnung geschrieben, 14 Tage Zahlungsziel. Bis hierhin läuft alles. Ab jetzt hängt Ihr Geld davon ab, wer als Nächstes hinschaut.
Tag 14
Fällig. Und dann passiert nichts.
In vielen Betrieben fällt eine überfällige Rechnung erst auf, wenn jemand die Liste der offenen Posten zieht. Oft einmal im Monat, manchmal seltener. Jeder Tag dazwischen ist Geld, das beim Kunden liegt statt auf Ihrem Konto.
Tag 15 statt Tag 26
Wer zuerst erinnert, wird zuerst bezahlt.
Eine automatische Erinnerung geht am Tag nach Fälligkeit raus, freundlich und mit allen Zahlungsdaten. Viele Kunden zahlen dann sofort, die Rechnung lag nur auf einem Stapel. Im Beispiel kommt das Geld zwei Wochen früher.
Tag 28 und später
Die Stufen laufen von selbst. Die Entscheidung nicht.
Zahlt der Kunde weiter nicht, folgen Mahnungen nach festen Regeln. Ob es danach ins Inkasso geht, entscheidet ein Mensch: Er bekommt den Fall mit dem ganzen Verlauf vorgelegt und gibt frei. Großkunden und Streitfälle lassen sich ganz ausnehmen.
Vor Tag 0
Die billigste Mahnung ist die, die es nicht braucht.
Ein Teil der überfälligen Rechnungen ist gar kein Zahlungsproblem: falsche Rechnungsadresse, fehlende Bestellnummer, eine Reklamation, von der die Buchhaltung nichts weiß. Die mahnt man nicht schneller, die repariert man vorne. Erst streichen, dann automatisieren.
Was eine Automatisierung übernimmt und was nicht.
Läuft von selbst
- Offene Posten jeden Tag mit den Zahlungseingängen abgleichen
- Erinnerung am Tag nach Fälligkeit, mit allen Zahlungsdaten
- Mahnstufen nach festen Regeln, auf Wunsch mit Zinsen und Pauschale
- Bezahlte Rechnungen erkennen und das Verfahren sofort stoppen
- Jeden Schritt protokollieren, nachvollziehbar auch ein Jahr später
Bleibt beim Menschen
- Streitfälle und offene Reklamationen
- Großkunden, bei denen ein Anruf besser ist als ein Brief
- Ratenzahlung und Stundung
- Die Freigabe vor Inkasso oder Mahnbescheid
Wie so ein Ablauf aussieht, mit jedem Schritt und jeder Stelle, an der ein Mensch entscheidet, zeigt die Mahnwesen-Demo im Showroom. Kein Kundenprojekt, sondern ein durchgespielter Aufbau.
Unter Unternehmen
Was Sie im Verzug verlangen dürfen.
30Tage
Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist ein Geschäftskunde im Verzug, auch ohne Mahnung.
§ 286 Abs. 3 BGB
+9Punkte
Verzugszinsen über dem Basiszinssatz, wenn kein Verbraucher beteiligt ist.
§ 288 Abs. 2 BGB
40Euro
Pauschale je Forderung im Verzug. Sie wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet.
§ 288 Abs. 5 BGB
Viele Betriebe verlangen weder Zinsen noch Pauschale, weil es von Hand zu mühsam ist. Eine Automatisierung rechnet beides mit aus. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Was kostet eine Mahnung?
Die Mahnung selbst kostet fast nichts. Teuer ist alles drumherum: die Liste der offenen Posten prüfen, den Text schreiben, nachtelefonieren, die Zahlung später zuordnen. Wer das für eine überfällige Rechnung zusammenzählt, landet schnell bei einer Viertelstunde und mehr. Dazu kommt das Geld, das so lange beim Kunden liegt. Beides rechnet der Rechner oben mit Ihren Zahlen.
Was darf ich im Verzug verlangen?
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen stehen Ihnen Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu (§ 288 Abs. 2 BGB) und eine Pauschale von 40 Euro je Forderung (§ 288 Abs. 5 BGB). Die Pauschale wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet. Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie Ihren Steuerberater oder Anwalt.
Wirkt eine automatische Zahlungserinnerung unhöflich?
Nicht, wenn der Ton stimmt. Die erste Erinnerung am Tag nach Fälligkeit ist freundlich und enthält alle Zahlungsdaten, die meisten Kunden sind eher dankbar. Großkunden, Streitfälle und laufende Reklamationen nimmt man aus, dort ruft weiter ein Mensch an.
Brauche ich dafür eine neue Software?
Meistens nicht. Lexware Office, sevDesk, DATEV oder Odoo bringen Mahnfunktionen mit, die oft gar nicht genutzt werden. Was fehlt, sind meist die Übergänge: Zahlungseingänge automatisch abgleichen, Ausnahmen erkennen, die Freigabe vor dem Inkasso. Dafür verbindet man die vorhandenen Systeme, etwa mit n8n oder Make.com.
Wie genau ist der Rechner?
Es ist eine Modellrechnung mit offener Formel. Arbeitszeit: überfällige Rechnungen im Jahr mal Minuten mal Stundensatz. Kapital: überfälliger Betrag pro Monat mal Verzugsdauer in Monaten, darauf Ihr Finanzierungszins. Forderungsausfälle sind nicht enthalten, die echte Zahl liegt also eher höher. Die Annahmen für das automatisierte Szenario können Sie selbst verstellen.
Das Mahnwesen ist oft nur das Symptom.
Wer viel mahnt, hat meist weiter vorne ein Problem: unklare Aufträge, Rechnungen mit Fehlern, Reklamationen, die nicht ankommen. Im Selbst-Check sehen Sie in zehn Minuten, wo es bei Ihnen hakt. Kostenlos und ohne Gespräch.