HubSpot Automatisierung: 10 Workflows die jeder braucht

HubSpot ist mächtig. Aber die meisten nutzen nur 20% der Möglichkeiten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 10 Workflows, die Sie sofort in HubSpot einrichten können – von einfach bis fortgeschritten.

Warum HubSpot Workflows?

HubSpot Workflows sind automatisierte Aktionsfolgen, die bei bestimmten Triggern ausgelöst werden. Sie können:

• E-Mails senden
• Properties aktualisieren
• Aufgaben erstellen
• Deals erstellen/verschieben
• Slack-Nachrichten senden
• Webhooks aufrufen
• Und vieles mehr

Verfügbarkeit:

• HubSpot Free: Keine Workflows
• Starter: Formulare-Workflows
• Professional: Volle Workflows
• Enterprise: Erweiterte Features

Die 10 wichtigsten Workflows

1. Lead-Willkommens-Sequenz

Trigger: Kontakt füllt Formular aus

Was passiert:

Sofort:
  → Property "Lifecycle Stage" = Lead
  → E-Mail 1: Willkommen + Ressource

3 Tage später:
  → E-Mail 2: Hilfreicher Content

7 Tage später:
  → E-Mail 3: Case Study

14 Tage später:
  → E-Mail 4: Soft CTA (Demo/Gespräch)

Setup in HubSpot:

1. Marketing → Workflows → Create workflow
2. Contact-based → From scratch
3. Trigger: "Form submission" = Ihr Formular
4. Action: "Send email" + "Delay" + "Send email"...

Tipps:

• Personalisieren Sie mit {{contact.firstname}}
• Nutzen Sie Branch für unterschiedliche Interessen
• Stoppen Sie die Sequenz wenn Kontakt konvertiert

2. Lead Scoring

Trigger: Verschiedene Aktivitäten

Logik:

E-Mail geöffnet: +5 Punkte
Link geklickt: +10 Punkte
Seite besucht: +3 Punkte
Pricing-Seite besucht: +20 Punkte
Formular ausgefüllt: +25 Punkte
Webinar angemeldet: +30 Punkte
Blog >3 Artikel gelesen: +15 Punkte

Setup:

1. Erstellen Sie Property "Lead Score" (Number)
2. Für jede Aktivität ein eigener Workflow:
   • Trigger: "Email opened"
   • Action: "Increase property value" → Lead Score +5

Oder mit HubSpot's nativem Scoring (Professional+):

Settings → Properties → Lead Score → Edit criteria

3. Sales-Benachrichtigung bei heißen Leads

Trigger: Lead Score > 50

Was passiert:

Score erreicht 50:
  → Slack-Nachricht an #sales
  → E-Mail an zuständigen Owner
  → Task erstellen: "Hot Lead kontaktieren"
  → Property "Lead Status" = "Hot"

Setup:

1. Trigger: Contact property "Lead Score" > 50
2. Branch: "Has owner?"
   • Ja → Notify owner
   • Nein → Assign owner (Round Robin)
3. Action: Create task, Send Slack, Update property

Slack-Integration (siehe auch unsere HubSpot-Slack Integrationsseite):

1. Settings → Integrations → Slack
2. Im Workflow: "Send Slack notification"

4. Automatische Deal-Erstellung

Trigger: Formular "Demo anfragen" ausgefüllt

Was passiert:

Formular ausgefüllt:
  → Deal erstellen
  → Pipeline: Sales Pipeline
  → Stage: "Demo angefragt"
  → Amount: Aus Formular (wenn vorhanden)
  → Owner: Aus Contact oder Round Robin
  → Task: "Demo durchführen" in 24h

Setup:

1. Trigger: Form submission = "Demo Request"
2. Action: "Create deal"
   • Deal name: {{contact.company}} - Demo
   • Pipeline: Sales Pipeline
   • Stage: Demo Requested
   • Owner: Contact owner
3. Action: Create task for deal owner

5. Follow-up nach Inaktivität

Trigger: Kontakt war 30 Tage inaktiv

Was passiert:

30 Tage keine Aktivität:
  → Prüfen: Ist ein Deal offen?
    → Ja: Owner benachrichtigen
    → Nein: Re-Engagement E-Mail senden

Keine Reaktion nach 14 Tagen:
  → Property "Status" = "Inactive"

Setup:

1. Trigger: "Last activity date" > 30 days ago
2. Branch: "Associated deals" = "Open deal exists"
   • Ja → Notify owner + Create task
   • Nein → Send re-engagement email
3. Delay 14 days
4. Branch: "Any email opened since enrollment?"
   • Ja → Exit workflow
   • Nein → Set property "Inactive"

6. Webinar-Reminder-Sequenz

Trigger: Anmeldung zum Webinar

Was passiert:

Sofort:
  → Bestätigungs-E-Mail mit Kalenderlink

1 Tag vorher:
  → Reminder E-Mail

1 Stunde vorher:
  → Reminder mit Zugangslink

Nach Webinar:
  → Branch: Hat teilgenommen?
    → Ja: Danke + Aufzeichnung + CTA
    → Nein: "Schade verpasst" + Aufzeichnung

Setup:

1. Trigger: List membership = "Webinar [Datum] Registriert"
2. Sofort: Send confirmation email
3. Delay until: [Webinar-Datum minus 1 Tag]
4. Send reminder
5. Delay until: [Webinar-Datum minus 1 Stunde]
6. Send reminder with link
7. Delay until: [Webinar-Datum plus 2 Stunden]
8. Branch based on "Attended webinar" property

7. Customer Onboarding

Trigger: Deal-Stage = "Closed Won"

Was passiert:

Deal gewonnen:
  → Lifecycle Stage = Customer
  → Willkommens-E-Mail senden
  → Task für CSM: "Kickoff planen"
  → Slack: #customer-success

Tag 3:
  → E-Mail: Erste Schritte Guide

Tag 7:
  → E-Mail: Feature Highlight 1

Tag 14:
  → Task: "Check-in Anruf"

Tag 30:
  → E-Mail: Feedback-Umfrage (NPS)

Setup:

1. Trigger: Deal stage = "Closed Won"
2. Actions wie oben beschrieben
3. Nutzen Sie "Delay" für zeitversetzte Aktionen

8. Automatische Kundensegmentierung

Trigger: Verschiedene Kriterien

Was passiert:

Umsatz > 100.000€:
  → Segment = "Enterprise"
  → Owner = Senior Account Manager

Umsatz 10.000-100.000€:
  → Segment = "Mid-Market"

Umsatz < 10.000€:
  → Segment = "SMB"

Branche = "E-Commerce":
  → Tag: "E-Commerce"
  → In spezifische Nurturing-Liste

Setup:

1. Trigger: Property "Annual Revenue" is known
2. Branch by revenue ranges
3. Set segment property + assign owner
4. Enroll in relevant lists

9. Meeting-Nachbereitung

Trigger: Meeting über HubSpot gebucht (oder über Calendly Integration)

Was passiert:

Meeting gebucht:
  → Bestätigung per E-Mail
  → Task für Owner: "Meeting vorbereiten"
  → LinkedIn-Profil des Kontakts checken (Manual Task)

1h vor Meeting:
  → Reminder an beide

Nach Meeting (automatisch erkannt):
  → Task: "Follow-up senden"
  → Delay 1 Tag
  → Automatische Follow-up E-Mail wenn kein manuelles

Setup:

Nutzen Sie HubSpot Meetings + Workflows:

1. Trigger: "Meeting activity" = Booked
2. Actions für Vorbereitung
3. Trigger: "Meeting outcome" = Completed
4. Actions für Nachbereitung

10. Churn-Prävention

Trigger: Warnsignale erkannt

Warnsignale:

- Keine Login seit 14 Tagen
- Support-Tickets > 3 in 30 Tagen
- NPS Score < 7
- Nutzung gesunken > 50%

Was passiert:

Warnsignal erkannt:
  → Property "Churn Risk" = High
  → CSM erhält Alert
  → Task: "Churn-Prevention Call"
  → Optional: Executive Sponsor informieren

Kein Engagement nach 7 Tagen:
  → Eskalation an Management

Setup:

1. Integrieren Sie Ihre Produktdaten (API/Zapier)
2. Trigger: "Churn Risk Score" > Threshold
3. Notify CSM + Create task
4. Delay 7 days
5. Branch: "Task completed?"
   • Nein → Escalate

Fortgeschrittene Workflow-Techniken

Branches richtig nutzen

IF Contact property "Industry" = "E-Commerce"
  → Send E-Commerce specific email
ELIF Contact property "Industry" = "SaaS"
  → Send SaaS specific email
ELSE
  → Send generic email

Mehrere Trigger kombinieren

Trigger: ANY of the following:
  - Form submission: Contact Form
  - Form submission: Demo Form
  - Form submission: Pricing Form

Workflows mit Webhooks erweitern

Trigger: Deal stage = "Proposal Sent"
Action: Webhook to Make.com
  → Make.com erstellt Angebot in PandaDoc
  → PandaDoc sendet zur Unterschrift
  → Webhook zurück zu HubSpot: Deal → "Contract Sent"

HubSpot Workflow Enrollment Triggers verstehen

Enrollment Triggers bestimmen, wer in einen Workflow aufgenommen wird und wann. Die richtige Konfiguration entscheidet, ob ein Workflow konvertiert oder nervt.

Arten von Enrollment Triggers:

Wie Enrollment Triggers tatsächlich funktionieren:

1. Auswertung: HubSpot prüft die Trigger-Bedingung wenn ein Event eintritt (nicht nach Zeitplan)
2. Filter: Nur Kontakte die ALLE Trigger-Kriterien UND Enrollment-Filter erfüllen, treten in den Workflow ein
3. Timing: Kontakte treten sofort ein wenn der Trigger feuert — kein Batch-Processing
4. Einmalig per Default: Jeder Kontakt durchläuft den Workflow nur einmal, es sei denn Re-Enrollment ist aktiviert

Fortgeschrittene Trigger-Kombinationen:

Trigger: EINER der folgenden:
  - Kontakt hat Pricing-Seite besucht
  - Kontakt hat CTA in E-Mail geklickt
  - Contact property "Intent Score" > 30

UND Enrollment-Filter:
  - Lifecycle Stage ist NICHT Customer
  - E-Mail-Abo-Status ist Subscribed
  - NICHT in Suppression-Liste "Wettbewerber"

Häufige Enrollment-Trigger-Fehler:

1. Zu breit: "Alle Formular-Einreichungen" statt spezifische Formulare — führt zu irrelevanten Enrollments
2. Fehlende Filter: Bestandskunden nicht aus Lead-Nurturing-Workflows ausschließen
3. Property-Trigger-Schleifen: Ein Property im Workflow setzen, das gleichzeitig den Workflow triggert → Endlosschleife
4. Datums-Trigger Missverständnis: Datumsbasierte Trigger prüfen einmalig wenn das Datum erreicht ist, nicht fortlaufend

Profi-Tipp — Trigger + Filter Strategie:

Nutzen Sie einen breiten Trigger (z.B. "Formular-Einreichung") kombiniert mit engen Filtern (z.B. "Branche = E-Commerce UND Unternehmensgröße > 10"). So erfassen Sie alle Leads, nehmen aber nur das richtige Segment auf.

Re-Enrollment-Logik

Standardmäßig durchläuft ein Kontakt einen Workflow nur einmal. Für wiederkehrende Aktionen müssen Sie Re-Enrollment explizit aktivieren:

Settings → Re-enrollment → Allow re-enrollment when:

• Contact property changes
• List membership changes
• Form submitted again

Wann Re-Enrollment nutzen:

• Wiederkehrende Lead-Scoring-Updates
• Transaktionsbasierte Workflows (neue Bestellung = neuer Workflow-Durchlauf)
• Re-Engagement-Sequenzen (Kontakt wird erneut inaktiv)

Wann KEIN Re-Enrollment:

• Willkommens-Sequenzen (einmalig)
• Onboarding-Workflows
• Churn-Prävention (nutzen Sie stattdessen einen separaten "Re-Engaged" Workflow)

Best Practices

1. Naming Convention

[Typ] - [Ziel] - [Details]

Beispiele:
"Lead - Nurturing - Newsletter Signup"
"Customer - Onboarding - Enterprise"
"Sales - Notification - Hot Lead Alert"

2. Immer Goal setzen

Jeder Workflow sollte ein Goal haben (wann ist er erfolgreich?):

• Workflow Settings → Goal
• Kontakte die das Goal erreichen, verlassen den Workflow

3. Suppression Lists nutzen

Verhindern Sie, dass bestimmte Kontakte in Workflows kommen:

• Wettbewerber
• Interne E-Mails
• Unsubscribed Kontakte
• Bereits Kunden (für Lead-Workflows)

4. Testen vor Aktivierung

1. Test-Kontakt erstellen
2. Workflow auf "Test mode"
3. Durchlauf simulieren
4. Alle Pfade prüfen
5. Erst dann aktivieren

5. Performance monitoren

Regelmäßig checken:

• Enrollment Rate
• Conversion Rate (bei Goal)
• Email Open/Click Rates
• Workflow Errors

HubSpot + Make.com: Power-Kombination

Warum Make.com zusätzlich?

HubSpot Workflows sind mächtig, aber limitiert auf HubSpot. Mit Make.com können Sie:

• Externe APIs einbinden
• Komplexe Logik umsetzen
• Multi-App-Workflows bauen
• Daten transformieren

Beispiel: Automatische Angebotserstellung

HubSpot: Deal erreicht "Proposal" Stage
    → Webhook zu Make.com

Make.com:
    → Deal-Daten abrufen
    → Angebot in PandaDoc generieren
    → PDF an HubSpot-Deal anhängen
    → E-Mail mit Angebot an Kontakt

HubSpot: Deal-Property "Proposal Sent" = True

Checkliste: Workflows einrichten

Planung

Setup

Test

Go-Live

Fazit

HubSpot Workflows sind der Schlüssel zu skalierbarem Marketing und Sales. Mit den 10 Workflows aus diesem Artikel decken Sie die wichtigsten Anwendungsfälle ab:

1. Leads automatisch pflegen
2. Heiße Leads erkennen und benachrichtigen
3. Sales-Prozess automatisieren
4. Kunden erfolgreich onboarden
5. Churn verhindern

Starten Sie mit einem Workflow. Perfektionieren Sie ihn. Dann der nächste.

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• Workflow Automation: 15 Beispiele aus der Praxis

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