RPA vs. Workflow Automation: Was ist der Unterschied?

RPA, Workflow Automation, Prozessautomatisierung, iPaaS – die Begriffe werden oft durcheinander geworfen. Aber sie meinen unterschiedliche Dinge. In diesem Artikel klären wir die Unterschiede und zeigen, wann Sie was einsetzen sollten.

Die Kurzfassung

Aspekt	RPA	Workflow Automation
Ansatz	Imitiert menschliche Aktionen	Verbindet Systeme über APIs
Metapher	Roboter am Computer	Datenautobahn zwischen Apps
Beste für	Legacy-Systeme ohne API	Moderne Cloud-Apps
Beispiel-Tools	UiPath, Automation Anywhere	Make.com, n8n, Zapier
Kosten	Hoch (10.000€+/Jahr)	Niedrig (100-500€/Jahr)
Setup	Komplex	Einfach

Was ist RPA (Robotic Process Automation)?

RPA-Software ahmt menschliche Interaktionen mit dem Computer nach:

Klickt Buttons
Füllt Formulare aus
Kopiert Daten zwischen Fenstern
Liest Bildschirminhalte
Navigiert durch Menüs

Stellen Sie sich vor: Ein unsichtbarer Mitarbeiter sitzt am Computer und macht exakt das, was Sie ihm zeigen – wieder und wieder.

Wie RPA funktioniert

1. Sie zeigen dem Bot: "Öffne SAP"
Sie zeigen dem Bot: "Klicke auf Feld X"
Sie zeigen dem Bot: "Tippe diese Daten ein"
Sie zeigen dem Bot: "Klicke Speichern"
Der Bot wiederholt das 1000x

RPA-Vorteile

Keine Systemänderung nötig

Der Bot arbeitet mit der Oberfläche. Das dahinterliegende System wird nicht angefasst.

Legacy-Systeme automatisierbar

Alte Software ohne API? Kein Problem. Der Bot klickt wie ein Mensch.

Schnelle Implementierung bei einfachen Cases

Wenn ein Prozess manuell funktioniert, kann der Bot ihn übernehmen.

RPA-Nachteile

Fragil

UI ändert sich? Bot bricht. Button verschoben? Bot findet ihn nicht.

Langsam

Der Bot muss warten, bis Seiten laden. Wie ein Mensch.

Teuer

Enterprise-RPA-Lizenzen kosten 10.000-50.000€ pro Bot pro Jahr.

Wartungsintensiv

Jede UI-Änderung erfordert Bot-Update.

Skalierung schwierig

Mehr Volumen = mehr Bots = mehr Lizenzen = mehr Kosten.

Wann RPA sinnvoll ist

✅ Legacy-Systeme ohne API (AS/400, alte SAP-Versionen)

✅ Keine IT-Ressourcen für Integration verfügbar

✅ Kurzfristige Lösung bis zur Systemablösung

✅ Desktop-Anwendungen ohne Schnittstellen

✅ Regulierte Umgebungen wo Systeme nicht verändert werden dürfen

Was ist Workflow Automation?

Workflow Automation verbindet Anwendungen über ihre APIs (Programmierschnittstellen):

Daten fließen direkt von System zu System
Keine Benutzeroberfläche involviert
Ereignisgesteuert (Trigger → Action)
Läuft im Hintergrund

Stellen Sie sich vor: Eine Datenautobahn, auf der Informationen automatisch zwischen Apps transportiert werden.

Wie Workflow Automation funktioniert

1. Trigger: Neue Bestellung in Shopify
Action: Erstelle Kontakt in HubSpot
Action: Sende Slack-Nachricht ans Team
Action: Erstelle Rechnung in Lexoffice
Action: Füge Aufgabe in Asana hinzu

Alles passiert in Sekunden, ohne dass jemand etwas sieht oder klickt.

Workflow Automation Vorteile

Schnell und zuverlässig

API-Kommunikation in Millisekunden. Keine UI-Abhängigkeit.

Skalierbar

1 Ausführung oder 100.000 – kaum Unterschied.

Günstig

Moderne Tools kosten 10-500€/Monat.

Wartungsarm

APIs sind stabiler als UIs.

Echtzeit möglich

Sofortige Reaktion auf Events.

Workflow Automation Nachteile

API erforderlich

Ohne Schnittstelle keine Integration. Legacy-Systeme oft außen vor.

Technisches Verständnis hilfreich

Nicht so intuitiv wie "Bot zeigen was er tun soll".

Abhängig von API-Limits

Manche APIs haben Ratenbegrenzungen.

Wann Workflow Automation sinnvoll ist

✅ Moderne Cloud-Apps (Salesforce, HubSpot, Slack, etc.)

✅ Datenflüsse zwischen Systemen

✅ Echtzeitanforderungen

✅ Hohe Volumina

✅ Langfristige, skalierbare Lösung

Der direkte Vergleich

Beispiel: Daten von Excel nach CRM

RPA-Ansatz:

1. Bot öffnet Excel Bot liest Zeile 1 Bot öffnet CRM im Browser Bot klickt "Neuer Kontakt" Bot tippt Daten in Felder Bot klickt "Speichern" Zurück zu Schritt 2 für nächste Zeile

→ Dauer: 2 Minuten pro Datensatz

Workflow Automation Ansatz:

1. Excel-Datei wird hochgeladen Alle Zeilen werden parallel verarbeitet CRM-API erstellt alle Kontakte

→ Dauer: 5 Sekunden für 100 Datensätze

Beispiel: Rechnung verarbeiten

RPA-Ansatz:

1. Bot öffnet E-Mail-Programm
Bot findet Rechnung im Anhang
Bot öffnet PDF
Bot liest mit OCR
Bot öffnet Buchhaltungssystem
Bot tippt Daten ein
Bot speichert

Workflow Automation Ansatz:

1. E-Mail kommt an (Webhook/Trigger)
Anhang wird extrahiert
OCR-API liest PDF
Buchhaltungs-API erhält Daten

Kosten im Vergleich

Faktor	RPA (UiPath/AA)	Workflow (Make/n8n)
Lizenz/Jahr	10.000-50.000€	500-3.000€
Implementierung	5.000-20.000€	1.000-5.000€
Wartung/Jahr	2.000-10.000€	500-1.000€
Infrastruktur	Server/Desktop	Cloud (inkl.)
3-Jahres-TCO	50.000-150.000€	5.000-15.000€

Zuverlässigkeit

Szenario	RPA	Workflow
UI-Update der Anwendung	❌ Bot bricht	✅ Kein Problem
API-Versionsupdate	✅ Kein Problem	⚠️ Anpassung nötig
Netzwerk langsam	⚠️ Timeouts	✅ Retry-Mechanismen
Hohe Last	❌ Bottleneck	✅ Skaliert
Anwendung nicht erreichbar	❌ Fehler	⚠️ Queue bis verfügbar

Wann was einsetzen?

Entscheidungsbaum

Hat das System eine API? ├── Ja → Workflow Automation └── Nein ├── Wird das System bald abgelöst? │ ├── Ja → RPA als Übergangslösung │ └── Nein → RPA oder Custom Integration └── Kann eine API gebaut werden? ├── Ja, wirtschaftlich → API bauen + Workflow

└── Nein → RPA

Konkrete Empfehlungen

Nutzen Sie Workflow Automation für:

Cloud-to-Cloud-Integrationen
E-Commerce-Automatisierung
Marketing-Automatisierung
CRM-Prozesse
Dokumentenworkflows mit modernen Tools

Nutzen Sie RPA für:

SAP GUI (ältere Versionen)
AS/400 / Mainframe
Desktop-Anwendungen ohne API
Citrix/Remote-Desktop-Umgebungen
Regulierte Legacy-Systeme

Kombinieren Sie beide wenn:

Hybrid-Landschaft (moderne + Legacy)
Legacy-Daten müssen in Cloud-Systeme
Schrittweise Modernisierung geplant

Hybride Ansätze

In der Realität sind Reinformen selten. Oft macht eine Kombination Sinn:

Beispiel: Order-to-Cash Prozess

[Shopify] ──API──> [Make.com] ──API──> [HubSpot]
                       │
                       ▼
                   [RPA Bot]
                       │
                       ▼
                   [SAP GUI]

Moderne Systeme per API, Legacy per RPA.

Tools die beides können

Power Automate: Workflow + Desktop-Automation
n8n: Workflow + Custom Code für alles
UiPath: RPA + zunehmend API-Integration

Die Zukunft: Hyperautomation

Der Trend geht zu "Hyperautomation":

RPA + Workflow Automation + KI
Ein Orchestrierungslayer steuert alles
Intelligente Entscheidungen
Self-healing Automationen

Aber Stand heute (2026): Starten Sie mit Workflow Automation, ergänzen Sie RPA wo nötig. Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen Low-Code und No-Code Plattformen, die beide Ansätze unterstützen.

Checkliste: Die richtige Wahl treffen

Workflow Automation ist wahrscheinlich besser wenn:

○ Ihre Hauptsysteme sind Cloud-basiert

○ APIs sind verfügbar oder dokumentiert

○ Budget ist begrenzt

○ Echtzeit-Verarbeitung wichtig

○ Hohes Transaktionsvolumen

○ Langfristige Lösung gesucht

RPA ist wahrscheinlich besser wenn:

○ Legacy-Systeme ohne API dominieren

○ Systeme dürfen/können nicht verändert werden

○ Desktop-Anwendungen im Fokus

○ Kurzfristige Lösung (< 2 Jahre)

○ IT-Ressourcen für Integration nicht verfügbar

Weiterführende Artikel

Fazit

RPA ist ein mächtiges Werkzeug – für die richtigen Anwendungsfälle. Aber es wird oft überstrapaziert, wo einfachere Lösungen besser wären. Workflow Automation sollte Ihr Default sein. Es ist schneller, günstiger und zuverlässiger für die Mehrheit der Anwendungsfälle.

Die Frage ist nicht "RPA oder Workflow Automation?" sondern "Wo setze ich was ein?"

Sie sind unsicher, welcher Ansatz für Ihre Systeme der richtige ist? Wir analysieren Ihre IT-Landschaft und empfehlen die optimale Lösung – oder Kombination.