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Automation Showroomby Balane Tech
Möglicher AufbauGesundheitswesen

Arztbrief-Automatisierung

Möglicher Aufbau für die automatisierte Erstellung von Entlassbriefen: KIS-Anbindung, KI-gestützter Briefentwurf, ärztliche Freigabe und Versand über die Telematikinfrastruktur (KIM). Ziel: rund 5 statt 30–45 Minuten pro Brief.

Zeitersparnis
-89%
Branche
Gesundheitswesen
Umsetzung
10–12 Wochen

Auf einen Blick

Es beginnt mit
Entlassung ausgelöst
Die Maschine übernimmt
13 von 15 Schritten
Beim Menschen bleibt
Arzt-Review · QES-Signatur
Unterm Strich
-89%Zeitersparnis

Das Problem

Mal ehrlich: Arztbriefe diktieren mag niemand. Du hast einen vollen Tag mit Patienten gehabt, am Abend liegt der Stapel noch ungelesen auf dem Schreibtisch, und der MDK fragt schon nach.

Im Schnitt zwanzig Minuten pro Brief. Eine Klinik mit dreißig Entlassungen am Tag heißt: zehn Stunden Diktierzeit täglich, verteilt auf Ärzte, die eigentlich Patienten sehen sollten.

Der unangenehme Teil: Briefe gehen mit zwei Wochen Verzug raus, niedergelassene Kollegen rufen an, der Patient wartet auf seine Reha — alles, weil zwischen Diktat und Versand keine Pipeline läuft.

Hier ist die Pipeline.

Entlassbriefe sind kritisch für die Versorgungskontinuität, aber der manuelle Prozess ist extrem zeitaufwändig: 30–45 Minuten pro Brief, Copy-Paste zwischen 5–7 Systemen (KIS, LIS, RIS, Apotheke, OP-Doku). Bei 100+ Entlassungen täglich bedeutet das 50–75 Arztstunden pro Tag. Ein erheblicher Anteil der Briefe verpasst die übliche 24-Stunden-Frist für den Versand an den Hausarzt. Qualitätsprobleme durch fehlende Informationen und inkonsistente Formulierungen gefährden die Patientensicherheit.

So läuft der Prozess — Schritt für Schritt

Scrollen Sie durch. Das Diagramm bleibt stehen und markiert den Schritt, bei dem Sie gerade sind.

Der Ablauf01 / 15
  1. 01

    Entlassung ausgelöst

    KIS-Trigger

    Eine Entlassung wird im KIS dokumentiert und löst automatisch den Brieferstellungsprozess aus.

  2. 02

    Datensammlung

    FHIR/HL7

    Das System sammelt alle relevanten Patientendaten aus dem KIS via FHIR R4 und HL7 v2 Schnittstellen.

  3. 03

    Parallel

    Die Datensammlung wird in parallele Pfade aufgeteilt für optimale Verarbeitungsgeschwindigkeit.

  4. 04

    Diagnosen

    ICD-10-GM

    Diagnosen werden mit ICD-10-GM Codes aus dem System extrahiert und für den Brief aufbereitet.

  5. 05

    Medikation

    ATC-Codes

    Medikationsdaten mit ATC-Codes werden aus Hausmedikation und stationären Verordnungen zusammengestellt.

  6. 06

    Zusammenführung

    Alle parallel gesammelten Daten werden zu einem vollständigen Datensatz zusammengeführt.

  7. 07

    KI-Strukturierung

    LLM (lokal o. EU-Cloud)

    Die KI strukturiert alle Daten nach abteilungsspezifischen Templates und generiert medizinisch korrekte Formulierungen.

  8. 08

    Entwurf generiert

    Template-basiert

    Ein vollständiger Briefentwurf wird generiert, inklusive aller relevanten Abschnitte und Empfehlungen.

  9. 09Mensch entscheidet

    Arzt-Review

    2-3 Min

    Der zuständige Arzt prüft den Entwurf und nimmt bei Bedarf Anpassungen vor – typischerweise in 2-3 Minuten.

  10. 10Verzweigung

    Freigegeben?

    Gateway: Wurde der Brief vom Arzt freigegeben oder sind Korrekturen erforderlich?

  11. 11

    Korrekturen

    Anpassungen

    Bei Änderungswünschen werden Korrekturen eingepflegt und der Brief erneut zur Prüfung vorgelegt.

  12. 12Mensch entscheidet

    QES-Signatur

    D-Trust

    Der freigegebene Brief wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) via D-Trust rechtsgültig signiert.

  13. 13

    KIM-Versand

    An Hausarzt

    Der signierte Brief wird automatisch via KIM (gematik) E2E-verschlüsselt an den Hausarzt versandt.

  14. 14

    Archivierung

    Patientenakte

    Der Brief wird in der elektronischen Patientenakte archiviert und für zukünftige Referenz gespeichert.

  15. 15

    Abgeschlossen

    Brief zugestellt

    Der Prozess ist abgeschlossen. Der Hausarzt hat den signierten Brief erhalten, die Zustellung ist nachgewiesen.

Unsere Lösung

Automatisierte Datenaggregation aus allen relevanten Systemen via FHIR R4 und HL7 v2 (SAP IS-H, Orbis, iMedOne, Medico). KI-gestützter Briefentwurf nach abteilungsspezifischen Templates – wahlweise mit lokal gehosteten Open-Source-Modellen (Llama, Mistral) oder über AVV-fähige EU-Endpoints kommerzieller LLMs. Die ärztliche Prüfung und Freigabe dauert typischerweise 2–3 statt 30–45 Minuten. Anschließend rechtsgültige QES-Signatur über D-Trust (eIDAS-konform) und Versand an den Hausarzt über die Telematikinfrastruktur (KIM) mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zustellnachweis. Die ärztliche Freigabe bleibt verpflichtend – die KI ersetzt keine ärztliche Entscheidung.

KIS-Deep-Integration
FHIR R4/HL7 v2 Anbindung an alle gängigen deutschen KIS: SAP IS-H, Orbis, iMedOne, Medico. Automatische Aggregation von ICD-10-GM, OPS, Medikation und Labordaten.
KI-gestützter Briefentwurf
Moderne LLMs (lokale Open-Source-Modelle wie Llama/Mistral oder kommerzielle Modelle wie Claude bzw. GPT) mit abteilungsspezifischen Templates. Konsistente Struktur und medizinisch geeignete Formulierungen – die finale Freigabe erfolgt immer durch den behandelnden Arzt.
QES-konforme Signatur
D-Trust Integration für qualifizierte elektronische Signaturen. Rechtsgültig nach eIDAS, vollständig in den Workflow integriert.
Automatischer KIM-Versand
Direkter Versand über gematik KIM an den Hausarzt. E2E-verschlüsselt, mit Zustellnachweis, vollautomatische Adressauflösung.

Was dabei herauskommt

Möglicher Aufbau, kein fertiges Produkt

Die dargestellten Zahlen sind Zielwerte und Erwartungswerte für einen möglichen Aufbau – basierend auf Branchen-Benchmarks, öffentlichen Studien zu vergleichbaren Setups und unseren eigenen Tests mit echtem Stack. Es handelt sich nicht um gemessene Ergebnisse aus einem konkreten Kundenprojekt; tatsächliche Werte hängen von Unternehmensgröße, Prozessreife und Integrationstiefe ab. Wir bieten diesen Aufbau nicht als fertiges Produkt an. Wir helfen Teams, Prozesse zu konzipieren, zu automatisieren und intern zu betreiben – über Architektur-Beratung, Workshops und Implementierungs-Unterstützung mit n8n. Für regulierte Drittsysteme mit Zertifizierungs- oder Lizenzanforderungen (z. B. KIS, gematik, DATEV-zertifiziert) ergänzen wir uns mit spezialisierten Partnern.

~5 Min
Zeit pro Brief (Ziel)
~-89%
Zeitersparnis (Ziel)
150+
Briefe/Tag (mit Freigabe)
≥ 95%
Frist-Quote (Ziel)

Erwartete Größenordnung: rund 89 % weniger Zeit pro Brief, deutlich verbesserte Frist-Quote, 150+ Briefe pro Tag mit ärztlicher Freigabe

Vorher vs. Nachher

Zeit pro Brief
Vorher
30–45 Minuten
Nachher
ca. 5 Minuten (mit ärztlicher Freigabe)
Datenquellen
Vorher
Manuelles Copy-Paste aus 5–7 Systemen
Nachher
Automatische Aggregation via FHIR/HL7
24h-Frist-Quote
Vorher
Häufig unter 70 %
Nachher
Ziel ≥ 95 %
Signatur
Vorher
Handschriftlich oder ohne qualifizierte Signatur
Nachher
QES (rechtsgültig nach eIDAS)
Versand an Hausarzt
Vorher
Fax, Post oder unverschlüsselte E-Mail
Nachher
KIM (E2E-verschlüsselt, mit Zustellnachweis)

Technische Eckdaten

Technologie-Stack

n8nFHIR R4HL7 v2SAP IS-H APIClaude/GPT-4D-Trust QESKIM (gematik)PostgreSQL

Integrationen

Nahtlose Anbindung an Ihre bestehende Infrastruktur

SAP IS-HKIS
Vollständige Integration über SAP-Schnittstellen für Patientendaten, Diagnosen und Medikation
Orbis (Dedalus)KIS
Native FHIR R4 Anbindung für Echtzeit-Datenabruf
D-TrustSignatur
Qualifizierte elektronische Signatur für rechtsgültige Dokumente
KIM (gematik)Kommunikation
Sicherer Versand über die Telematikinfrastruktur an Hausärzte

Sicherheit & Compliance

Enterprise-ready mit höchsten Sicherheitsstandards

DSGVO-konform
Vollständige Compliance mit EU-Datenschutzgrundverordnung. Datenverarbeitung in Deutschland.
ISO 27001 Rechenzentren
Datenverarbeitung in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren.
KIM-Verschlüsselung
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über die Telematikinfrastruktur der gematik.
On-Premise Option
Wahlweise Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur ohne externe Datenübertragung.

Häufige Fragen

Wir unterstützen alle gängigen deutschen KIS: SAP IS-H, Orbis (Dedalus), iMedOne (Telekom Healthcare), Medico (CompuGroup) und weitere. Die Anbindung erfolgt über standardisierte FHIR R4 und HL7 v2 Schnittstellen.
Ja. Die KI erstellt einen Entwurf, der vom verantwortlichen Arzt geprüft und freigegeben wird. Die rechtsgültige QES-Signatur (D-Trust) entspricht eIDAS-Standards. Der Arzt bleibt verantwortlich für den Inhalt.
Die Implementierung dauert typischerweise 10-12 Wochen, abhängig von der Komplexität Ihrer IT-Landschaft. Darin enthalten: KIS-Anbindung, Template-Konfiguration, Testphase und Schulung.
Wir empfehlen zwei Betriebsmodelle: (1) On-Prem mit lokal gehosteten Open-Source-Modellen (z. B. Llama, Mistral) – Patientendaten verlassen Ihre Infrastruktur nicht. (2) Cloud-LLM (Claude, GPT) über AVV-fähige EU-Endpoints, mit Pseudonymisierung vor der Übertragung. Welche Variante geeignet ist, klären wir gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und auf Basis einer DSFA.
Die Lösung ist als entscheidungsunterstützendes System konzipiert – die ärztliche Freigabe jedes Briefes ist verpflichtend. Damit trifft die KI keine eigenständige medizinische Entscheidung. Eine konkrete Einordnung unter EU AI Act (insbesondere Transparenz- und Hochrisiko-Anforderungen) und ggf. MDR erfolgt im Rahmen der Pilotierung gemeinsam mit Ihrer Compliance-Abteilung.
Diese Seite beschreibt einen möglichen Aufbau, kein abgeschlossenes Kundenprojekt. Die genannten Zahlen sind Zielwerte und Erwartungswerte aus Branchen-Benchmarks und vergleichbaren Setups – keine gemessenen Ergebnisse eines konkreten Hauses.
Nein. Wir bauen keinen fertigen Connector zwischen eurer Software und Orbis/SAP IS-H/iMedOne, den wir dauerhaft betreiben und supporten. Was wir liefern: Architektur-Beratung, Team-Workshops und Implementierungs-Unterstützung mit n8n – damit ihr (oder ein spezialisierter HL7-/KIS-Dienstleister) sauber bauen könnt. Für regulierte Schnittstellen mit Dedalus-Connector-Lizenz, gematik-Zertifizierung oder MDR-relevanten Anteilen empfehlen wir spezialisierte Partner (z. B. ID Berlin, ICW, Health-Comm, NEXUS).

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Wenn dieser Ablauf Ihrem ähnelt, schauen wir ihn uns gemeinsam an — und sagen ehrlich, ob sich Automatisierung dafür lohnt.

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