Arztbrief-Automatisierung
Möglicher Aufbau für automatisierte Entlassbriefe: KIS-Anbindung, KI-Entwurf, ärztliche Freigabe, KIM-Versand. Demo, nicht zertifiziert.
- Branche
- Gesundheitswesen
- Aufbau, geschätzt
- 10–12 Wochen
Auf einen Blick
- Es beginnt mit
- Entlassung ausgelöst
- Die Maschine übernimmt
- 13 von 15 Schritten
- Beim Menschen bleibt
- Arzt-Review · QES-Signatur
- Unterm Strich
- -89%Zeitersparnis
Das Problem
Mal ehrlich: Arztbriefe diktieren mag niemand. Sie hatten einen vollen Tag mit Patienten, am Abend liegt der Stapel noch ungelesen auf dem Schreibtisch, und der MDK fragt schon nach.
Im Schnitt zwanzig Minuten pro Brief. Eine Klinik mit dreißig Entlassungen am Tag heißt: zehn Stunden Diktierzeit täglich, verteilt auf Ärzte, die eigentlich Patienten sehen sollten.
Der unangenehme Teil: Briefe gehen mit zwei Wochen Verzug raus, niedergelassene Kollegen rufen an, der Patient wartet auf seine Reha — alles, weil zwischen Diktat und Versand keine Pipeline läuft.
Hier ist die Pipeline.
Entlassbriefe sind kritisch für die Versorgungskontinuität, aber der manuelle Prozess ist extrem zeitaufwändig: 30–45 Minuten pro Brief, Copy-Paste zwischen 5–7 Systemen (KIS, LIS, RIS, Apotheke, OP-Doku). Bei 100+ Entlassungen täglich bedeutet das 50–75 Arztstunden pro Tag. Ein erheblicher Anteil der Briefe verpasst die übliche 24-Stunden-Frist für den Versand an den Hausarzt. Qualitätsprobleme durch fehlende Informationen und inkonsistente Formulierungen gefährden die Patientensicherheit.
Szene nachgestellt
Dienstag, 17:30
Die Sprechstunde ist vorbei, die Arztbriefe nicht.
Diagnosen, Medikation und Befunde liegen in verschiedenen Systemen. Den Entwurf kann der Ablauf zusammenstellen; prüfen und unterschreiben bleibt ärztliche Aufgabe.
Der Ablauf, Schritt für Schritt
Scrollen Sie durch. Das Diagramm bleibt stehen und markiert den Schritt, bei dem Sie gerade sind.
- 01
Entlassung ausgelöst
KIS-Trigger
Eine Entlassung wird im KIS dokumentiert und löst automatisch den Brieferstellungsprozess aus.
- 02
Datensammlung
FHIR/HL7
Das System sammelt alle relevanten Patientendaten aus dem KIS via FHIR R4 und HL7 v2 Schnittstellen.
- 03
Parallel
Die Datensammlung wird in parallele Pfade aufgeteilt für optimale Verarbeitungsgeschwindigkeit.
- 04
Diagnosen
ICD-10-GM
Diagnosen werden mit ICD-10-GM Codes aus dem System extrahiert und für den Brief aufbereitet.
- 05
Medikation
ATC-Codes
Medikationsdaten mit ATC-Codes werden aus Hausmedikation und stationären Verordnungen zusammengestellt.
- 06
Zusammenführung
Alle parallel gesammelten Daten werden zu einem vollständigen Datensatz zusammengeführt.
- 07
KI-Strukturierung
LLM (lokal o. EU-Cloud)
Die KI strukturiert alle Daten nach abteilungsspezifischen Templates und generiert medizinisch korrekte Formulierungen.
- 08
Entwurf generiert
Template-basiert
Ein vollständiger Briefentwurf wird generiert, inklusive aller relevanten Abschnitte und Empfehlungen.
- 09Mensch entscheidet
Arzt-Review
2-3 Min
Der zuständige Arzt prüft den Entwurf und nimmt bei Bedarf Anpassungen vor – typischerweise in 2-3 Minuten.
- 10Verzweigung
Freigegeben?
Gateway: Wurde der Brief vom Arzt freigegeben oder sind Korrekturen erforderlich?
- 11
Korrekturen
Anpassungen
Bei Änderungswünschen werden Korrekturen eingepflegt und der Brief erneut zur Prüfung vorgelegt.
- 12Mensch entscheidet
QES-Signatur
D-Trust
Der freigegebene Brief wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) via D-Trust rechtsgültig signiert.
- 13
KIM-Versand
An Hausarzt
Der signierte Brief wird automatisch via KIM (gematik) E2E-verschlüsselt an den Hausarzt versandt.
- 14
Archivierung
Patientenakte
Der Brief wird in der elektronischen Patientenakte archiviert und für zukünftige Referenz gespeichert.
- 15
Abgeschlossen
Brief zugestellt
Der Prozess ist abgeschlossen. Der Hausarzt hat den signierten Brief erhalten, die Zustellung ist nachgewiesen.
Was sich ändert
Möglicher Aufbau, kein fertiges Produkt
Die Zahlen sind modellierte Zielwerte für einen möglichen Aufbau, abgeleitet aus Branchenwerten und eigenen Tests. Sie stammen nicht aus einem Kundenprojekt, echte Werte hängen von Ihrem Betrieb ab. Wir verkaufen diesen Aufbau nicht als fertiges Produkt: Wir messen, wo Ihr Engpass liegt, und bauen dann mit Ihrem Team. Für zertifizierungspflichtige Systeme (etwa KIS, gematik, DATEV-zertifiziert) arbeiten wir mit spezialisierten Partnern.
Vorher vs. Nachher
| Aspekt | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeit pro Brief | Vorher: 30–45 Minuten | Nachher: ca. 5 Minuten (mit ärztlicher Freigabe) |
| Datenquellen | Vorher: Manuelles Copy-Paste aus 5–7 Systemen | Nachher: Automatische Aggregation via FHIR/HL7 |
| 24h-Frist-Quote | Vorher: Häufig unter 70 % | Nachher: Ziel ≥ 95 % |
| Signatur | Vorher: Handschriftlich oder ohne qualifizierte Signatur | Nachher: QES (rechtsgültig nach eIDAS) |
| Versand an Hausarzt | Vorher: Fax, Post oder unverschlüsselte E-Mail | Nachher: KIM (E2E-verschlüsselt, mit Zustellnachweis) |
Technik
Technologie-Stack
Integrationen
Systeme, an die dieser Aufbau anschließen kann
- SAP IS-HKIS
- Vollständige Integration über SAP-Schnittstellen für Patientendaten, Diagnosen und Medikation
- Orbis (Dedalus)KIS
- Native FHIR R4 Anbindung für Echtzeit-Datenabruf
- D-TrustSignatur
- Qualifizierte elektronische Signatur für rechtsgültige Dokumente
- KIM (gematik)Kommunikation
- Sicherer Versand über die Telematikinfrastruktur an Hausärzte
Sicherheit & Compliance
Worauf der Aufbau achtet
- DSGVO-konform
- Vollständige Compliance mit EU-Datenschutzgrundverordnung. Datenverarbeitung in Deutschland.
- ISO 27001 Rechenzentren
- Datenverarbeitung in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren.
- KIM-Verschlüsselung
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über die Telematikinfrastruktur der gematik.
- On-Premise Option
- Wahlweise Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur ohne externe Datenübertragung.
Häufige Fragen
Wie sähe das bei Ihnen aus?
Dieser Ablauf ist eine Demo. Ob er sich bei Ihnen lohnt, hängt davon ab, wo es bei Ihnen hakt. Wie man das herausfindet, zeigt die Methode. Einen eigenen Ablauf einordnen können Sie im Selbst-Check, kostenlos und ohne Gespräch.