KI-gestützte Rechnungsdatenextraktion

Eine PDF-Rechnung öffnen und die Rechnungsnummer finden — dafür brauchen Sie zwei Sekunden. Ein Computer in den Neunzigern wäre daran gescheitert.

Heute kostet dasselbe einen KI-API-Call und liegt bei 95 bis 99 Prozent Trefferquote. Auch wenn der Lieferant „Beleg-Nr.“ schreibt statt „Rechnungsnummer“. Auch wenn die Rechnung ein schiefes Handyfoto ist.

Die Frage ist also nicht mehr, ob das geht. Sondern warum in Ihrem Unternehmen drei Leute jeden Tag dieselben fünf Felder in SAP übertragen — bei 500 Rechnungen im Monat sind das 33 Stunden Tipparbeit pro Woche.

Dieser Showcase zeigt die Strecke von „PDF im Postfach“ bis „gebucht in SAP“ — mit Duplikatsperre, Plausibilitätsprüfung und einem Menschen nur dort, wo die KI unsicher ist.

Die Lösung kombiniert OCR-Technologie mit intelligenter KI-Validierung. Google Cloud Vision übernimmt die initiale Texterkennung und verarbeitet Rechnungen in beliebigen Formaten, Sprachen und Qualitätsstufen - ob PDF, fotografierter Beleg oder Fax. OpenAI GPT-4 analysiert die extrahierten Daten kontextbezogen und erkennt automatisch die Position jeder Information: Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Mehrwertsteuer, Zahlungsziel. Das System lernt kontinuierlich aus verarbeiteten Rechnungen. Eine mehrstufige Validierung prüft die Plausibilität aller Daten: Stimmt die Mehrwertsteuer? Existiert der Lieferant im System? Wurde diese Rechnung bereits eingereicht? Duplikate werden zuverlässig erkannt und blockiert. Nach erfolgreicher Validierung erfolgt die automatische Übertragung in SAP mit korrekter Kostenstellen-Zuordnung - basierend auf Machine Learning, das aus historischen Buchungsmustern lernt. Bei Unsicherheiten geht die Rechnung zur manuellen Prüfung, komplett mit KI-generierten Vorschlägen und Konfidenzwerten.