Rechnungsverarbeitung automatisieren: End-to-End
Eingangsrechnungen vom Posteingang bis zur GoBD-Archivierung: vier Einfallstore, ein Datenmodell, Buchung in DATEV/SAP/Odoo. Demo-Referenzarchitektur.
- Branche
- Buchhaltung · 100–500 Rechnungen im Monat
- Aufbau, geschätzt
- 6 Wochen
Auf einen Blick
- Es beginnt mit
- Vier Einfallstore
- Die Maschine übernimmt
- 9 von 11 Schritten
- Beim Menschen bleibt
- Unsichere Felder prüfen · Freigabe
- Unterm Strich
- ~440 %Year-1 ROI (Beispielszenario)
Das Problem
Mal ehrlich: Rechnungen verarbeiten will niemand machen. Eine dieser Aufgaben, die existiert, weil Rechnungen reinkommen — nicht weil sie irgendjemandem Spaß macht.
Bei dreißig Mitarbeitern und dreihundert Rechnungen pro Monat ist das die Aufgabe von genau einer Person. Sie öffnet jede PDF, tippt Lieferant und Beträge ab, sucht die passende Bestellung, hetzt zur Freigabe, bucht, legt ab. Zwölf Minuten pro Rechnung, sechzig Stunden im Monat — Zeit, die nichts produziert.
Und dann kommt der Tag, an dem genau diese Person krank wird, kündigt oder zwei Wochen im Urlaub ist. Eingang steht. Skonti weg. Lieferanten rufen an.
Genau das lösen wir hier — nicht in zwölf Monaten Beratung, sondern in sechs Wochen Pipeline.
Beispielszenario: ein Betrieb mit etwa dreißig Mitarbeitern, Personalkosten 35 €/h, Einkaufsvolumen rund 600.000 € pro Monat. Eine einzige Person macht den Rechnungseingang – 300 Rechnungen im Monat, je 12 bis 15 Minuten manuelle Arbeit.
PDF öffnen, Lieferant tippen, Nummer, Datum, Netto, MwSt, Bestellung suchen, zur Freigabe weiterleiten, warten, buchen, ablegen. Macht 60 bis 75 Stunden im Monat, die nichts produzieren. Plus 5 bis 8 Prozent Tippfehler, gelegentlich Doppelzahlungen (Ø 1.500 € pro Fall), regelmäßig verpasste Skontofristen.
Die ungelöste Frage dahinter: Was passiert, wenn diese eine Person krank wird, kündigt oder zwei Wochen im Urlaub ist? Der Eingang stockt, Lieferanten warten, Skontofristen sind weg. Bus-Faktor 1 – das ist das eigentliche Risiko, nicht nur die Stunden.
Szene nachgestellt
Freitag, 18:50
Eine Person kennt den Rechnungseingang. Ab Montag ist sie zwei Wochen im Urlaub.
Bis dahin muss alles gebucht sein, was sonst liegen bleibt. Der Ablauf unten hängt nicht mehr an einer Person.
So sieht der automatisierte Eingangsrechnungs-Prozess aus
Knapp 10 Minuten von der eingehenden Mail bis zur fertigen Buchung. Inklusive der Frage, die selten gestellt wird – was passiert, wenn die Buchhalterin krank, im Urlaub oder gekündigt ist.
Den ganzen Guide lesenDer Ablauf, Schritt für Schritt
Scrollen Sie durch. Das Diagramm bleibt stehen und markiert den Schritt, bei dem Sie gerade sind.
- 01
Vier Einfallstore
E-Mail / SFTP / Peppol / Portal
Rechnungen kommen über vier Wege: ein eigenes Postfach (rechnungen@firma.de), Scans per SFTP, Peppol/AS4 für XRechnungen und das regelmäßige Abholen aus Lieferanten-Portalen. Alles läuft in dieselbe Pipeline, es gibt keinen zweiten Weg nebenher.
- 02
Format erkennen
PDF / ZUGFeRD / XRechnung
Die Formaterkennung trennt klassische PDFs, ZUGFeRD-PDFs mit eingebettetem XML und reine XRechnungen. Davon hängt ab, ob gelesen oder erkannt werden muss.
- 03
Extraktion
OCR + LLM / XML-Parse
Für klassische PDFs erkennt OCR den Text, ein Sprachmodell ordnet die Felder zu, auch wenn jeder Lieferant „Rechnungsnummer“ anders schreibt. ZUGFeRD und XRechnung werden direkt als XML nach EN 16931 gelesen.
- 04
Ein Datenmodell
invoice.json mit Konfidenz
Alle drei Wege landen im selben Datenmodell. Jedes Feld trägt einen Konfidenzwert: Wie sicher ist die Maschine bei Betrag, Datum, IBAN?
- 05Verzweigung
Alle Felder sicher?
- 06Mensch entscheidet
Unsichere Felder prüfen
nur diese, nicht die ganze Rechnung
Nur die Felder, bei denen die Maschine unsicher ist, landen bei einem Menschen. Er korrigiert sie, statt die ganze Rechnung abzutippen.
- 07
Fünf Checks
Schema / MwSt / Duplikat / Stammdaten / Sanktionen
Fünf Prüfungen laufen parallel: Schema nach EN 16931, MwSt-Plausibilität, Duplikat-Hash, Abgleich mit den Stammdaten im ERP und die EU-Sanktionsliste. Doppelte Rechnungen werden hier gestoppt.
- 08Verzweigung
Über 500 €?
- 09Mensch entscheidet
Freigabe
1 Klick in Slack/Teams, ab 5.000 € Vier-Augen
Bis 5.000 € gibt der Fachbereich mit einem Klick in Slack oder Teams frei, darüber gilt das Vier-Augen-Prinzip mit der Geschäftsführung. Ist jemand abwesend, geht die Freigabe an die Vertretung; nach 24 Stunden wird eskaliert.
- 10
Buchung
DATEV / Lexware / SAP / Odoo
Nach der Freigabe wird gebucht: DATEV, Lexware Office, sevDesk, SAP FI oder Odoo. Die Kostenstelle schlägt die KI aus früheren Buchungen vor.
- 11
GoBD-Archiv
Hash-Chain, 10 Jahre
Das Original wird unveränderbar archiviert, mit Hash-Chain und zehn Jahren Aufbewahrung nach GoBD. Der Export für die Prüfung ist ein Klick.
Was sich ändert
Möglicher Aufbau, kein fertiges Produkt
Die Zahlen sind modellierte Zielwerte für einen möglichen Aufbau, abgeleitet aus Branchenwerten und eigenen Tests. Sie stammen nicht aus einem Kundenprojekt, echte Werte hängen von Ihrem Betrieb ab. Wir verkaufen diesen Aufbau nicht als fertiges Produkt: Wir messen, wo Ihr Engpass liegt, und bauen dann mit Ihrem Team. Für zertifizierungspflichtige Systeme (etwa KIS, gematik, DATEV-zertifiziert) arbeiten wir mit spezialisierten Partnern.
Vorher vs. Nachher
| Aspekt | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeit pro Rechnung | Vorher: 12–15 Min manuell | Nachher: 1–2 Min Stichproben-Check |
| Personalstunden / Mt (300 Rg.) | Vorher: 60–75 h | Nachher: 8–10 h Ausnahmen + Stichprobe |
| Gesamtkosten / Mt | Vorher: ~2.350 € | Nachher: ~665 € (inkl. Software & Pflege) |
| Skonto-Nutzung | Vorher: 30–50 % der Rechnungen | Nachher: > 90 % |
| Fehlerquote bei Erfassung | Vorher: 5–8 % | Nachher: < 0,5 % |
| Durchlaufzeit Eingang → Buchung | Vorher: 8–12 Tage | Nachher: < 2 Tage (Median ~4 h) |
| Doppelzahlungen / Jahr | Vorher: 2–5 Fälle á ~1.500 € | Nachher: 0 (Hash-Duplikatsperre) |
| Audit-Bereitschaft (GoBD) | Vorher: punktuell, 3–5 Tage Vorbereitung | Nachher: permanent, ein Klick Export |
| Bus-Faktor | Vorher: 1 Person hält das Wissen | Nachher: Pipeline + Kümmerin (auswechselbar) |
Technik
Technologie-Stack
Integrationen
Systeme, an die dieser Aufbau anschließen kann
- DATEV Rechnungswesen / Unternehmen OnlineBuchhaltung
- DATEVconnect online für direkten Belegbild-Upload und Buchungsvorschlag, EXTF-CSV als Fallback für Steuerberater-Übergabe.
- Lexware Office / sevDeskBuchhaltung (REST-API)
- Native Integration über die Lexware-Office- bzw. sevDesk-API. Voucher mit Original-PDF, Kostenstelle und Steuer-Code in einem Schritt.
- SAP S/4HANA / Business OneERP
- OData- und BAPI-Schnittstellen für Bestellabgleich (Three-Way-Match) und Buchung in SAP FI.
- Odoo / Microsoft Business CentralERP
- REST/XML-RPC für Odoo, Microsoft Graph für Business Central. Voller Belegfluss, kein manuelles Nachbuchen.
- Peppol Access PointE-Rechnung
- AS4-Empfang für XRechnung – relevant für öffentliche Aufträge und die B2B-Pflicht ab 2027. Implementiert über Phase4 oder Provider wie ecosio.
- Slack / Microsoft TeamsFreigabe
- Block Kit (Slack) bzw. Adaptive Cards (Teams) für die Freigabe-Buttons. Stellvertreter-Routing und Eskalation bei Verzögerung.
- Azure Document Intelligence / Google Cloud VisionOCR
- Texterkennung für klassische PDF- und Scan-Rechnungen. Wahl je nach bestehendem Cloud-Stack.
- OpenAI GPT-4 Vision / Anthropic ClaudeKI-Strukturierung
- Function-Calling bzw. Tool-Use für die feldgenaue Extraktion mit Konfidenzwert. EU-Endpunkte, Zero Data Retention.
Sicherheit & Compliance
Worauf der Aufbau achtet
- GoBD-konforme Archivierung
- Original-PDF wird beim Eingang per SHA-256 gehasht und 10 Jahre unveränderbar archiviert. Konform zum BMF-Schreiben vom 28.11.2019 inkl. Verfahrensdokumentation.
- DSGVO & EU-Hosting
- Verarbeitung in EU-Rechenzentren, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. LLM-API-Calls (OpenAI/Anthropic) gehen über EU-Endpunkte mit Zero Data Retention.
- Append-only Audit-Log
- Jeder Schritt – Eingang, Extraktion, Korrektur, Freigabe, Buchung – wird in einem unveränderbaren Log mit Hash-Chain protokolliert. Bei Audits exportierbar auf Knopfdruck.
- IBAN- und Sanktionsliste-Check
- Vor jeder Buchung wird die IBAN gegen Schema und Prüfziffer validiert, der Lieferant gegen die EU-Konsolidierte Sanktionsliste geprüft. Verhindert Betrug und Compliance-Findings.
Häufige Fragen
Wie sähe das bei Ihnen aus?
Dieser Ablauf ist eine Demo. Ob er sich bei Ihnen lohnt, hängt davon ab, wo es bei Ihnen hakt. Wie man das herausfindet, zeigt die Methode. Einen eigenen Ablauf einordnen können Sie im Selbst-Check, kostenlos und ohne Gespräch.