KI-gestützte Rechnungsdatenextraktion
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit 99,9% Genauigkeit mittels OCR, Machine Learning und automatischer SAP-Integration
Die Herausforderung
Rechnungsverarbeitung bindet in vielen Unternehmen erhebliche Ressourcen. Typisches Szenario: Monatlich treffen über 500 Rechnungen von mehr als 200 Lieferanten ein - per E-Mail, Post und Fax. Drei Vollzeitmitarbeiter verbringen ihre Arbeitszeit damit, Daten aus PDF-Dateien, gescannten Dokumenten und Bildern manuell in SAP zu übertragen. Rechnungen kommen in unterschiedlichsten Formaten: Rechnungsnummer oben links, unten rechts, verschiedene Sprachen. Jede falsche Zahl bedeutet Abstimmungsprobleme am Monatsende. Die Fehlerquote liegt bei 8% - was zu doppelten Zahlungen, verpassten Skontofristen und verärgerten Lieferanten führt. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung beträgt 4 Minuten, was sich auf 33 Stunden reine Dateneingabe pro Woche summiert. Audits sind problematisch, da die Nachvollziehbarkeit fehlt. Jährliche Kosten für Mahngebühren und verpasste Skonti übersteigen schnell 50.000 Euro. Die monotone Arbeit führt zu hoher Fluktuation in der Abteilung.
Unsere Lösung
Die Lösung kombiniert modernste OCR-Technologie mit intelligenter KI-Validierung. Google Cloud Vision übernimmt die initiale Texterkennung und verarbeitet Rechnungen in beliebigen Formaten, Sprachen und Qualitätsstufen - ob PDF, fotografierter Beleg oder Fax. OpenAI GPT-4 analysiert die extrahierten Daten kontextbezogen und erkennt automatisch die Position jeder Information: Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Mehrwertsteuer, Zahlungsziel. Das System lernt kontinuierlich aus verarbeiteten Rechnungen. Eine mehrstufige Validierung prüft die Plausibilität aller Daten: Stimmt die Mehrwertsteuer? Existiert der Lieferant im System? Wurde diese Rechnung bereits eingereicht? Duplikate werden zuverlässig erkannt und blockiert. Nach erfolgreicher Validierung erfolgt die automatische Übertragung in SAP mit korrekter Kostenstellen-Zuordnung - basierend auf Machine Learning, das aus historischen Buchungsmustern lernt. Bei Unsicherheiten geht die Rechnung zur manuellen Prüfung, komplett mit KI-generierten Vorschlägen und Konfidenzwerten.
Automatisierungs-Workflow
So funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung Schritt für Schritt
Hauptmerkmale
Intelligente OCR
Fortschrittliche OCR-Technologie, die verschiedene Rechnungsformate und Sprachen verarbeitet
KI-Validierung
Machine Learning validiert extrahierte Daten anhand historischer Muster und Geschäftsregeln
Auto-Kategorisierung
Kategorisiert Ausgaben automatisch und ordnet sie den richtigen Kostenstellen zu
Duplikatserkennung
Verhindert doppelte Zahlungen durch intelligenten Rechnungsabgleich
Ergebnisse
80% Kostenreduktion, Verarbeitungszeit von 24 Stunden auf 2 Minuten