Digitale Dokumenten-Freigabe
Automatisierte Genehmigungsworkflows mit 75% schnelleren Freigabezyklen
Die Herausforderung
Dokumenten-Chaos ist in vielen Unternehmen Alltag. Verträge, Bestellungen, Budgetanträge und interne Genehmigungen wandern als PDF-Anhänge durch endlose E-Mail-Ketten. Niemand weiß genau, wo ein Dokument gerade steckt oder wer es als nächstes unterschreiben muss. Wichtige Verträge verzögern sich um Wochen, weil Genehmiger auf Geschäftsreise sind oder E-Mails im Spam-Ordner landen. Doppelte Versionen sorgen für Verwirrung, und die Compliance-Abteilung kann keine vollständigen Audit-Trails nachweisen. Ein einzelner verspäteter Vertrag kann einen Großkunden im Wert von 500.000 Euro kosten. Die manuelle Nachverfolgung bindet oft zwei Vollzeitkräfte, die nichts anderes tun als E-Mails zu schreiben und in Ordnern zu suchen.
Unsere Lösung
Ein vollständig digitalisiertes Dokumenten-Management-System mit intelligenten Genehmigungsworkflows löst diese Probleme. Dokumente werden zentral in Google Drive oder SharePoint gespeichert und automatisch versioniert. Jeder Dokumententyp löst einen vordefinierten Genehmigungsworkflow aus, der die richtigen Personen in der richtigen Reihenfolge einbindet. DocuSign ermöglicht rechtsgültige digitale Unterschriften von überall. Bei Abwesenheit greifen automatische Stellvertreterregeln. Eskalationen starten automatisch nach definierten Zeitfenstern. Das System bietet vollständige Transparenz: Jeder sieht in Echtzeit, wo ein Dokument steht und was als nächstes passiert. Slack-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass nichts untergeht.
Automatisierungs-Workflow
So funktioniert der digitale Freigabeprozess Schritt für Schritt
Hauptmerkmale
Intelligente Workflow-Engine
Dokumententyp-spezifische Genehmigungsketten mit parallelen und sequenziellen Schritten, automatischen Eskalationen und Stellvertreterlogik
Rechtsgültige E-Signatur
DocuSign-Integration für rechtssichere digitale Unterschriften von jedem Gerät, überall auf der Welt
Automatische Versionierung
Jede Änderung wird versioniert und protokolliert. Alte Versionen bleiben erhalten und sind jederzeit wiederherstellbar
Lückenloser Audit-Trail
Vollständige Dokumentation aller Aktionen, Änderungen und Genehmigungen für Compliance-Anforderungen und Revisionen
Ergebnisse
75% schnellere Freigaben, 100% Audit-Compliance, 0 verlorene Dokumente