Automatisierung für Handwerksbetriebe

Nein, überhaupt nicht. Wir richten alles ein und schulen Ihr Team. Die Strecken laufen im Hintergrund, gearbeitet wird weiter in den gewohnten Programmen. Was Ihr Betrieb übernimmt, ist überschaubar: Leistungskatalog und Preise pflegen, die Klärungsliste durchgehen und Nachträge freigeben. Dafür schulen wir zwei Personen, meist die Büroleitung und einen Bauleiter, und hinterlassen eine Anleitung in der Sprache des Betriebs, nicht in der der Software.

In den meisten Fällen ja. Wir integrieren mit gängigen Handwerker-Tools wie Lexware, DATEV, lexoffice, Plancraft, openHandwerk und weiteren. Wo keine offene Schnittstelle existiert, arbeiten wir mit den vorhandenen Export- und Importformaten der Programme, etwa für Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format oder für die Anbindung an den Großhandel. Was ein Programm nicht hergibt, sagen wir vorher – statt es zu versprechen und nachher zu improvisieren.

Genau dieser Fall entscheidet, ob die Automation etwas bringt. Vor dem Abrechnungsstichtag prüft die Strecke je Auftrag, ob Stunden, Material und Aufmaß vollständig vorliegen, und zeigt die Lücken mit Mitarbeiter und Tag an. Fehlt etwas, wird die Rechnung nicht auf Verdacht geschrieben, sondern der Auftrag bleibt in der Liste. Die Erinnerung geht an den Mitarbeiter, die Eskalation an den Bauleiter.

Nein, und sie soll es auch nicht. Bei Bauleistungen an andere Bauleistende kann die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehen. Ob das im Einzelfall gilt und ob die nötigen Nachweise vorliegen, entscheidet Ihre Steuerberatung, nicht ein Workflow. Die Automation kann den Fall erkennen und kennzeichnen, den korrekten Hinweis auf der Rechnung setzen und Skontoabzüge beim Zahlungseingang sauber zuordnen. Die Beurteilung bleibt bei Ihnen.

Abschlagsrechnungen werden je Auftrag fortlaufend geführt und kumuliert. Die Schlussrechnung setzt die bereits gestellten Abschläge ab und weist sie einzeln aus, damit der Kunde sie nachvollziehen kann. Vor dem Versand läuft eine Prüfung: Summe der Abschläge, Auftragswert, freigegebene Nachträge und erfasste Regiestunden müssen zusammenpassen. Was nicht zusammenpasst, geht an den Bauleiter statt an den Kunden.

Sie werden erfasst, sobald sie entstehen – mit Beschreibung, geschätztem Aufwand, Foto und, wo möglich, Bestätigung des Kunden. Bis zur Freigabe steht der Nachtrag auf einer eigenen Liste und geht nicht automatisch in die Rechnung. Vor der Schlussrechnung wird diese Liste durchgegangen. Das ist der Punkt, an dem Betriebe erfahrungsgemäß am meisten Geld liegen lassen, ohne es zu bemerken.

Ein Einstiegspaket mit Angebots- und Rechnungsautomatisierung startet ab €5.000 einmalig, Projekte mit mehreren Systemanbindungen ab €15.000. Laufende Tool-Kosten liegen bei 50-200 EUR/Monat. Der Preis gilt für einen vorher definierten Umfang. Kommen weitere Gewerke, eine Großhandelsanbindung oder eine zusätzliche Software dazu, wird das als eigener Schritt bewertet statt stillschweigend eingebaut.

Die Zusammenarbeit ist als sechswöchiges Vorhaben angelegt, eine erste Automation ist typischerweise in 4 bis 8 Wochen produktiv. Wir starten mit einem Gewerk und einer Kolonne, nicht mit dem ganzen Betrieb, und lassen die neue Strecke parallel zum bisherigen Weg laufen. Umgeschaltet wird erst, wenn Stunden, Material und Rechnungsbeträge über mehrere Aufträge übereinstimmen.

Ja. Zeiterfassung, Auftragsstatus, Fotos, Aufmaß und Regiebericht sind für die Nutzung auf der Baustelle gedacht, also mit wenigen Eingaben und ohne Tastaturarbeit. Wichtig ist die Praxis: Wenn eine Erfassung mehr als eine Minute dauert, wird sie auf Dauer nicht gemacht. Deshalb legen wir Pflichtfelder bewusst knapp aus und holen den Rest aus dem Auftrag statt aus der Eingabe.

Preislisten und Leistungskataloge pflegen Sie selbst, die Automation greift auf den aktuellen Stand zu. Wichtig ist die Gültigkeit: Laufende Aufträge werden mit den Preisen abgerechnet, die zum Zeitpunkt des Angebots galten, neue Angebote mit den aktuellen. Wer stattdessen die Liste einfach überschreibt, erzeugt Differenzen zwischen Angebot und Rechnung – deshalb wird die Historie mitgeführt.

Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Prüfung und entscheidet keine Gewährleistungsfrage. Sie ist keine zertifizierte Schnittstelle zu DATEV oder zu einer Handwerkersoftware, sondern nutzt die dokumentierten Wege. Und sie kann nichts abrechnen, was niemand erfasst hat: Ohne Aufmaß, ohne Stundenzettel und ohne dokumentierten Nachtrag bleibt die Rechnung unvollständig – die Automation macht diese Lücke nur früher sichtbar.