Steuerkanzlei automatisieren: DATEV-Implementation für den Mittelstand

Ja. Wir arbeiten mit DATEV Unternehmen online, DATEV DMS und dem Import von Buchungsstapeln im DATEV-Format. Belege, Buchungssätze und Stammdaten laufen über diese Wege. Zur Einordnung: Wir sind kein zertifizierter DATEV-Partner und bauen keine offizielle DATEV-Schnittstelle. Wir nutzen die dokumentierten Import- und Exportwege sowie die Zugänge, die Ihre Kanzlei ohnehin hat – und arbeiten nicht an Restriktionen vorbei, die DATEV setzt.

Sie gehen in eine Klärungsliste, nicht in den Buchungsstapel. Unklar ist ein Beleg zum Beispiel, wenn der Kreditor unbekannt ist, mehrere Steuersätze auf einer Rechnung stehen, ein Reverse-Charge-Fall vorliegt oder die Rechnungsnummer schon einmal vorkam. Diese Liste ist die Tagesaufgabe einer benannten Person, kein stiller Retry im Hintergrund. Niemand soll einen falschen Steuerschlüssel gebucht bekommen, weil die Automation geraten hat.

Ihre Kanzlei – und das ist Absicht. Die Zuordnungstabelle ist fachliche Logik, keine Technik: welcher Kreditor auf welches Sachkonto läuft, wann ein abweichender Steuerschlüssel greift, wie mit innergemeinschaftlichen Erwerben umgegangen wird. Wir bauen die Tabelle gemeinsam auf, machen sie ohne uns pflegbar und protokollieren Änderungen. Wer sie pflegt, wird vor dem Bau benannt – sonst verwaist sie nach drei Monaten und die Klärungsquote steigt wieder.

Die Verarbeitung läuft auf EU-Servern, in der Regel mit n8n self-hosted oder Make.com mit EU-Datenresidenz. Mandantendaten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht. Vor dem Bau klären wir, welche Felder überhaupt in die Strecke müssen, welche nur als Referenz mitlaufen, wie lange Protokolle aufbewahrt werden und wer Zugriff hat. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört dazu. Die datenschutzrechtliche Verantwortung für Ihre Mandate bleibt bei Ihnen.

Die Zusammenarbeit ist als sechswöchiges Vorhaben angelegt, eine erste Automation ist typischerweise nach 4 bis 8 Wochen produktiv. In der ersten Woche nehmen wir den Ist-Prozess auf, danach wird die erste Strecke gebaut und an echten Belegen aus zwei bis drei Mandaten getestet. Erst wenn die Klärungsquote stabil ist, kommen weitere Mandate dazu. Die Dauer treibt fast immer die Stammdatenqualität, selten der Bau.

Nein. Die Strecken laufen im Hintergrund, gearbeitet wird weiter in DATEV und im DMS. Was sich ändert, ist die Rolle: Statt Felder abzutippen, arbeitet Ihr Team die Klärungsliste ab und pflegt die Zuordnungstabelle. Dafür schulen wir zwei bis drei Personen und hinterlassen eine Dokumentation, die beschreibt, woran man erkennt, dass eine Strecke hängt, wie man sie anhält und wie ein neues Mandat aufgenommen wird.

Die Kosten hängen vom Umfang ab. Ein Einstiegspaket für Belegverarbeitung startet ab €5.000, Projekte mit mehreren Systemanbindungen ab €15.000. Laufende Tool-Kosten liegen bei 50-200 EUR/Monat. Der Preis gilt für einen vorher definierten Umfang. Kommen im Verlauf weitere Systeme oder mandantenspezifische Sonderfälle dazu, wird das als eigener Schritt bewertet und nicht stillschweigend eingebaut.

Sie ersetzt keine steuerliche Beurteilung. Die Strecke schlägt Konto und Steuerschlüssel nach Ihren Regeln vor, sie würdigt keinen Sachverhalt. Sie übermittelt nichts ans Finanzamt und zeichnet keine Erklärung. Und sie repariert keine schlechten Stammdaten: Wenn ein Mandant vier Kreditorennummern für denselben Lieferanten führt, wird das vorher aufgeräumt oder bleibt dauerhaft ein Klärungsfall. Die Prüfpflicht bleibt vollständig bei Ihnen.

Fehler laufen nicht ins Leere. Technische Ausfälle – Zielsystem nicht erreichbar, Postfach verweigert den Zugriff, Exportformat geändert – melden sich per E-Mail oder Slack an eine benannte Person, mit Vorgang und Zeitpunkt. Fachliche Zweifelsfälle gehen in die Klärungsliste. Zusätzlich läuft ein täglicher Abgleich: wie viele Belege eingegangen, wie viele verarbeitet, wie viele offen sind. Wer im Fehlerfall handelt, wird vor dem Go-Live festgelegt.

Das ist der übliche Weg. Wir nehmen ein Mandat mit hohem Belegvolumen und sauberem Kontenrahmen, bauen die Strecke dort und beobachten die Klärungsquote über zwei Abrechnungsperioden. Trägt sie, wird mandantenweise ausgerollt – jede weitere Aufnahme braucht dann vor allem Mapping, nicht Bau. Trägt sie nicht, sehen Sie das nach zwei Wochen an echten Zahlen statt nach einem halben Jahr.

Nein, das ist ausdrücklich nicht das Modell. Nach Go-Live gehören Workflow, Zugänge, Zuordnungstabellen und Dokumentation Ihrer Kanzlei. Wir bauen bevorzugt auf n8n, das Sie selbst hosten können, damit der Betrieb nicht an unserem Vertrag hängt. Wenn Sie danach nie wieder anrufen, läuft die Strecke trotzdem weiter. Erweiterungen übernehmen wir gern punktuell, sie sind aber keine Voraussetzung für den Betrieb.