Sie haben die offizielle Preisliste schon gesehen. Wahrscheinlich auch zehn Vergleichstabellen. Was die nicht zeigen: was beide Plattformen in einem realistisch geschnittenen Projekt an monatlicher Tool-Lizenz erzeugen — über die Listenpreise hinaus, mit den Premium-Apps, die der Vertrieb nicht erwähnt, und den Operations-Sprüngen, die im zweiten Monat passieren.
Dieser Artikel rechnet die Kosten an drei Referenz-Architekturen aus unseren Showcases durch. Wichtig vorweg: Das sind Demo-Architekturen, keine abgerechneten Kundenprojekte — Volumen und Systemlandschaft sind modelliert, dafür aber öffentlich nachvollziehbar dokumentiert. Die Tool-Kosten ergeben sich daraus mathematisch, nicht aus Werbeprosa. Wenn Ihr Setup ähnlich aussieht (DATEV-Anbindung, OCR-Pipeline, Multi-System-Orchestrierung), bekommen Sie hier eine belastbare Entscheidungsgrundlage statt eines Listicles.
Einen Funktionsvergleich inklusive n8n finden Sie in Zapier vs. Make.com vs. n8n. Hier geht es ausschließlich um Kosten.
Hinweis: Wir sind unabhängig und weder Partner von Make.com noch von Zapier. Die Tool-Kosten unten sind Hochrechnungen auf Basis der publizierten Operations-/Task-Preise (Stand August 2026) und der Volumen-Annahmen aus unseren Showcase-Architekturen. Die Showcases sind Demos, keine Kundenprojekte — wir veröffentlichen keine Kundenzahlen, weil wir keine haben, die wir zeigen dürften.
Was die offizielle Preisliste nicht zeigt — drei durchgerechnete Anker-Szenarien
Bevor wir in Tabellen einsteigen: Hier sind drei Referenz-Architekturen, an denen wir die Kosten-Mechanik festmachen. Die Volumina, FTE-Annahmen und Integrationen sind auf den verlinkten Showcase-Seiten dokumentiert — als modellierte Szenarien, nicht als Messwerte aus einem Kundenprojekt. Die Tool-Lizenz-Hochrechnungen rechnen wir auf Basis dieser Volumina nach den 2026-Listenpreisen.
Anker 1 — Rechnungsverarbeitung mit OCR + KI (Showcase)
- Volumen: über 500 Rechnungen/Monat aus mehr als 200 Lieferanten in PDF, Scan, E-Mail und Fax
- Architektur: Google Cloud Vision (OCR) → GPT-4 (Extraktion) → mehrstufige Validierung → SAP-Buchung
- Pro Rechnung typisch: 6–8 Operations (OCR-Aufruf, KI-Klassifikation, Duplikatsprüfung, Stammdaten-Lookup, SAP-Push, Logging, ggf. Mail-Notify)
- Monatliches Operations-Volumen: ca. 3.000 – 4.000 Operations
- Make.com (Core, $10,59/Mo): 10.000 Ops/Monat reichen mit Puffer. ~ €11/Monat
- Zapier (Professional): 3.000–4.000 Tasks liegen über der 2.000er-Stufe (49 $). Statt Overage zu zahlen, schieben Sie den Task-Slider hoch — der Preis liegt zwischen 49 $ (2.000 Tasks) und ca. 129 $ (10.000 Tasks), realistisch ~ 70–90 $/Monat
- Differenz/Jahr: Tool-Lizenz allein ~ 700–950 $ mehr bei Zapier. Bei Skalierung auf 1.500 Rechnungen/Monat (was die Lösung problemlos bewältigt) wächst die Differenz deutlich, weil der Zapier-Slider überproportional steigt.
Anker 2 — Digitale Dokumenten-Freigabe (Showcase)
- Volumen: ein einziger verspäteter Vertrag in dieser Branche kann €500.000 Kundenwert kosten. Der Showcase dokumentiert 75% schnellere Freigaben, 2 eingesparte FTEs, 0 verlorene Dokumente.
- Architektur: Google Drive/SharePoint → Workflow-Engine (Eskalation, Stellvertreter, parallele Wege) → DocuSign → Slack-Notify
- Pro Dokument typisch: 8–12 Operations je nach Eskalationsstufen
- Annahme: 200 Genehmigungsvorgänge/Monat × 10 Ops = 2.000 Operations
- Make.com (Core, $10,59): liegt unter 10.000-Limit. ~ €11/Monat
- Zapier (Professional, 49 $ bei 2.000 Tasks): exakt an der Slider-Stufe — ein Eskalations-Spike (z.B. Quartalsende mit 350 Vorgängen) erzwingt sofort die nächste Stufe oder Overage. Kalkulation: ~ 49–70 $/Monat
- Hidden cost bei Zapier: Stellvertreter-Logik braucht Paths (ab Professional). Bei Make in Core enthalten.
Anker 3 — Arztbrief-Automatisierung (Showcase)
- Volumen: 150+ Briefe/Tag vollautomatisiert, 5–7 integrierte Systeme (KIS, LIS, RIS, Apotheke, OP-Doku), eIDAS-konformer KIM-Versand
- Pro Brief typisch: 12–18 Operations (KIS-Lookup × N, FHIR/HL7-Aggregation, KI-Strukturierung, Signatur-Trigger, KIM-Versand, Audit-Log)
- Monatliches Operations-Volumen: 150 × 22 Werktage × 15 Ops = ~ 49.500 Operations/Monat
- Make.com (Pro, $18,82 + Operations-Pakete): 10.000 inklusiv + ~ 40.000 Extra-Ops zu €4–8 pro 10k = ~ €25 Zusatz. Gesamt ~ €44/Monat
- Zapier (Professional oder Team, Slider auf ~50.000 Tasks): Der Task-Slider deckt dieses Volumen ab. Der Preis liegt zwischen ca. 129 $ (10.000 Tasks) und 489 $ (100.000 Tasks), realistisch ~ 250–350 $/Monat.
- Differenz/Jahr: Tool-Lizenz allein ~ 2.500–3.700 $ mehr bei Zapier. Bei diesem Volumen ist Zapier zwar technisch abbildbar, wirtschaftlich aber das Sechs- bis Achtfache von Make.com.
Was diese drei Anker zeigen
Tool-Lizenz pro Monat — die drei Anker
- Make.com
- Zapier
| Make.com | Zapier | |
|---|---|---|
| Rechnungsverarbeitung | 11 € | 80 € |
| Dokumenten-Freigabe | 11 € | 60 € |
| Arztbrief | 44 € | 300 € |
Quelle Hochrechnung auf Basis der publizierten Operations-/Task-Preise (Stand August 2026) und der in den Showcases dokumentierten Volumina
€2.500 – 3.700
Mehrkosten allein an Tool-Lizenz pro Jahr, wenn der Arztbrief-Workflow (≈ 49.500 Operations/Monat) auf Zapier statt Make.com läuft.
Quelle Hochrechnung aus dem Showcase Arztbrief-Automatisierung, Listenpreise Stand August 2026
Preismodelle im Überblick: So rechnen Make.com und Zapier ab
Bevor wir die konkreten Zahlen vergleichen, müssen Sie verstehen, wie beide Tools abrechnen -- denn genau hier liegt der grösste Unterschied.
Zapier: Tasks als Abrechnungseinheit
Zapier rechnet in Tasks. Ein Task ist jede einzelne Aktion, die ein Zap (Workflow) ausführt -- ausgenommen der Trigger. Wenn Ihr Workflow 5 Schritte hat (1 Trigger + 4 Aktionen), verbraucht jede Ausführung 4 Tasks.
Das bedeutet: Ein scheinbar einfacher Workflow kann bei 100 Ausführungen pro Tag schnell 12.000 Tasks im Monat verbrauchen.
Make.com: Operations als Abrechnungseinheit
Make.com rechnet in Operations. Jede Aktion -- inklusive Trigger -- zählt als 1 Operation. Das klingt zunächst ähnlich, ist aber in der Praxis fairer, weil Make.com deutlich mehr Operations pro Preisstufe bietet und die Kosten pro Operation wesentlich niedriger liegen.
Warum der Unterschied entscheidend ist
| Merkmal | Zapier Tasks | Make.com Operations |
|---|---|---|
| Trigger zählt mit | Nein | Ja |
| Interne Aktionen (Filter, Router) | Zählen als Task | Zählen nicht |
| Kosten pro Einheit (Einstieg) | ~0,025€/Task | ~0,0009€/Operation |
| Inkludierte Einheiten (Einstieg) | 750/Monat | 10.000/Monat |
Das Ergebnis: Make.com bietet im Einstiegsplan über 13x mehr Einheiten als Zapier -- bei einem niedrigeren Preis. Aber Zahlen allein erzählen nicht die ganze Geschichte.
Alle Preispläne im Detail (Stand 2026)
Zapier Preise 2026 (Quelle: zapier.com/pricing)
| Plan | Preis/Monat (jährlich) | Preis/Monat (monatlich) | Tasks/Monat | Zaps | Nutzer | Besonderheiten |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Free | 0 $ | 0 $ | 100 | 5 | 1 | Nur 2-Step-Zaps |
| Professional | ab 19,99 $ | ab 29,99 $ | ab 750 (Slider bis 2 Mio.) | Unbegrenzt | 1 | Filter, Formatter, Paths, Webhooks |
| Team | ab 69 $ | ab 103,50 $ | ab 2.000 (Slider) | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Shared Workspace |
| Enterprise | Auf Anfrage | Auf Anfrage | Individuell | Unbegrenzt | Unbegrenzt | SSO, Admin-Controls |
Zapier hat den früheren Starter-Plan abgeschafft. Professional und Team laufen über einen Task-Slider: 2.000 Tasks kosten bei Professional 49 $, 10.000 Tasks rund 129 $, 100.000 Tasks 489 $ (Team: 69 $ bei 2.000, 599 $ bei 100.000 Tasks). Team ist eine Pauschale mit unbegrenzt vielen Nutzern -- kein Preis pro Sitzplatz.
Zusätzliche Tasks: Statt nachzukaufen, stellen Sie üblicherweise den Slider höher. Wo doch Overage anfällt, liegen die Kosten bei ca. 0,01-0,03 $ pro zusätzlichem Task, je nach Volumen.
Make.com Preise 2026 (Quelle: make.com/pricing)
| Plan | Preis/Monat (jährlich) | Preis/Monat (monatlich) | Operations/Monat | Szenarien | Besonderheiten |
|---|---|---|---|---|---|
| Free | 0€ | 0€ | 1.000 | 2 aktive | Basisfunktionen |
| Core | 9€ | 10,59€ | 10.000 | Unbegrenzt | Custom Functions |
| Pro | 16€ | 18,82€ | 10.000 | Unbegrenzt | Priority Execution, Full-text Log Search |
| Teams | 29€ | 34,12€ | 10.000 | Unbegrenzt | Team-Rollen, Shared Variables |
| Enterprise | Auf Anfrage | Auf Anfrage | Custom | Unbegrenzt | SSO, Dedicated Support, Custom Limits |
Zusätzliche Operations: Können in Paketen nachgekauft werden. 10.000 zusätzliche Operations kosten ca. 4-8€, abhängig vom Plan.
Stand: August 2026. Anbieterpreise ändern sich — prüfen Sie die aktuellen Konditionen beim Anbieter.
Direkter Preisvergleich nach Plan-Niveau
| Niveau | Zapier | Make.com | Ersparnis mit Make.com |
|---|---|---|---|
| Gratis | 100 Tasks, 5 Zaps | 1.000 Ops, 2 Szenarien | 10x mehr Volumen |
| Einstieg (~20 $/Monat) | 750 Tasks | 10.000 Operations | ~93% mehr Volumen |
| Mittelklasse (~50 $/Monat) | 2.000 Tasks | 10.000 Ops + Pro-Features | ~80% mehr Volumen |
| Team (ab ~70 $/Monat, unbegrenzte Nutzer) | 2.000 Tasks | 10.000 Ops + Team-Features | ~80% mehr Volumen |
Die versteckten Kosten: Was in den Preistabellen fehlt
Die Listenpreise erzählen nur die halbe Geschichte. Beide Tools haben Kostenfallen, die erst im Betrieb sichtbar werden.
Versteckte Kosten bei Zapier
1. Premium Apps
Viele beliebte Integrationen sind als "Premium" klassifiziert. Diese sind erst in den bezahlten Plänen verfügbar, also ab Professional. Dazu gehören unter anderem Salesforce, HubSpot (Marketing), Microsoft Dynamics und diverse Datenbank-Konnektoren.
2. Task-Explosion bei Multi-Step-Zaps
Ein 10-Schritte-Workflow verbraucht 9 Tasks pro Ausführung. Bei 50 Ausführungen/Tag sind das 13.500 Tasks im Monat -- der Professional-Plan reicht dann nicht mehr.
3. Overage-Kosten
Wenn Sie Ihr Task-Limit überschreiten, werden zusätzliche Tasks automatisch berechnet. Die Preise liegen oft über dem regulären Pro-Rata-Preis.
4. Keine Pause-Möglichkeit
Pausierte Zaps verbrauchen keine Tasks, aber die Monatspauschale läuft weiter.
Versteckte Kosten bei Make.com
1. Operations-Verbrauch bei Fehlern
Auch fehlgeschlagene Operations zählen zum Kontingent. Ein schlecht konfigurierter Workflow kann Operations "verbrennen".
2. Daten-Transfer-Limits
Jeder Plan hat ein Daten-Transfer-Limit (z.B. 1 GB beim Core-Plan). Wer große Dateien verarbeitet, braucht schnell einen höheren Plan.
3. Ausführungszeit-Limits
Workflows, die länger als das Zeitlimit laufen (abhängig vom Plan), werden abgebrochen. Für komplexe Prozesse kann ein Upgrade nötig sein.
4. Webhooks und erweiterte Features
Bestimmte Funktionen wie Custom Webhooks, Volltext-Logsuche und Priority Execution sind erst ab dem Pro-Plan verfügbar.
Gesamtkosten-Vergleich (Total Cost of Ownership)
| Kostenfaktor | Zapier | Make.com |
|---|---|---|
| Basispreis | Höher | Niedriger |
| Premium-Konnektoren | Zusatzkosten | Meist inklusive |
| Overage-Kosten | Teuer | Moderat |
| Team-Verwaltung | Ab Team-Plan (ab 69 $, unbegrenzte Nutzer) | Ab Teams-Plan (29€) |
| Einarbeitungszeit | 2-5 Stunden | 5-15 Stunden |
| Agentur-Support | Weit verbreitet | Wachsend |
Die Einarbeitungszeit bei Make.com ist höher. Das sollten Sie einkalkulieren, denn Ihre Zeit hat auch einen Preis. Falls Sie Unterstützung benötigen, finden Sie in unserem Artikel über Make.com Agenturen hilfreiche Informationen.
Reale Kostenszenarien: Was zahlen Sie wirklich?
Genug Theorie. Hier sind drei realistische Szenarien mit durchgerechneten Kosten.
Szenario 1: Kleines Unternehmen (5-10 Mitarbeiter)
Anforderung: 3 einfache Workflows (CRM-Sync, E-Mail-Benachrichtigungen, Formular-Verarbeitung). Ca. 500 Workflow-Ausführungen pro Monat mit durchschnittlich 4 Schritten.
| Posten | Zapier | Make.com |
|---|---|---|
| Benötigte Einheiten | 1.500 Tasks/Monat | 2.000 Ops/Monat |
| Passender Plan | Professional, 2.000 Tasks (49 $) | Core (9€) |
| Jährliche Tool-Kosten | ~588 $ | 108€ |
| Differenz | -- | rund 80% weniger Tool-Kosten |
Ergebnis: Make.com ist hier 82% günstiger. Bei einfachen Anforderungen gibt es keinen rationalen Grund, Zapier zu wählen -- es sei denn, die einfachere Bedienung spart Ihnen mehr Zeit als der Preisunterschied.
Szenario 2: Mittelstand (50-200 Mitarbeiter)
Anforderung: 10-15 Workflows (Lead-Management, Rechnungsverarbeitung, HR-Onboarding, Reporting). Ca. 5.000 Workflow-Ausführungen pro Monat mit durchschnittlich 6 Schritten. 3 Team-Mitglieder nutzen das Tool.
| Posten | Zapier | Make.com |
|---|---|---|
| Benötigte Einheiten | 25.000 Tasks/Monat | 30.000 Ops/Monat |
| Passender Plan | Professional oder Team, Slider auf 25.000 Tasks | Teams (29€) + 20.000 Extra-Ops (~10€) |
| Aufschlag für 3 Nutzer | keiner -- Zapier rechnet nicht pro Sitzplatz | keiner |
| Monatliche Tool-Kosten | ~200-300 $ (zwischen 129 $ bei 10.000 und 489 $ bei 100.000 Tasks) | ~39€ |
| Jährliche Tool-Kosten | ~2.400-3.600 $ | ~468€ |
| Differenz | -- | rund 2.000-3.100 $ weniger pro Jahr |
Ergebnis: Make.com spart dem Mittelstand jährlich einen vierstelligen Betrag allein bei den Tool-Kosten. Der Kostenhebel bei Zapier ist dabei nicht die Teamgröße -- Nutzer sind preisneutral -- sondern das Task-Volumen. Für eine Einordnung in die Gesamtkosten eines Automatisierungsprojekts lesen Sie unseren Artikel über Prozessautomatisierung Kosten.
Szenario 3: Wachsendes Unternehmen (200+ Mitarbeiter)
Anforderung: 30+ Workflows, Multiple Teams, 20.000 Workflow-Ausführungen pro Monat mit durchschnittlich 8 Schritten. 10 Team-Mitglieder.
| Posten | Zapier | Make.com |
|---|---|---|
| Benötigte Einheiten | 140.000 Tasks/Monat | 160.000 Ops/Monat |
| Passender Plan | Enterprise (individuell) | Enterprise (individuell) |
| Geschätzte monatliche Kosten | 1.500-3.000€ | 300-800€ |
| Geschätzte jährliche Kosten | 18.000-36.000€ | 3.600-9.600€ |
Ergebnis: Im Enterprise-Bereich können die Einsparungen mit Make.com über 20.000€ pro Jahr betragen. Allerdings spielen hier Enterprise-Features wie SSO, Audit-Logs und dedizierter Support eine wichtigere Rolle als der reine Preis.
Die wahren Kosten: Tool-Lizenz ist nur der Anfang
Die Preise oben sind reine Lizenzkosten. Was die meisten unterschätzen:
Selbst aufsetzen:
- Einarbeitungszeit: 20-40 Stunden (bei Make.com)
- Fehler in den ersten Wochen — verbrannte Operations, falsche Daten im CRM
- Keine Best Practices — Workflows die bei 2x Volumen zusammenbrechen
- Kein Monitoring — Fehler fallen erst auf wenn der Kunde sich beschwert
Professionell implementieren lassen:
- Workflows laufen ab Tag 1 stabil
- Error-Handling und Monitoring eingebaut
- Skalierbar von Anfang an
- Festpreis, kein Risiko
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