Eine Firma ist kein Prozess. Sie ist ein Netz.
Im Showroom sehen Sie einzelne Abläufe. Hier sehen Sie, wie sie zusammenhängen: welche Daten von Bereich zu Bereich wandern, wo Übergaben stauen und wo ein Mensch entscheidet.
Eine Muster-Firma als Modell. Die grünen Punkte sind Demo-Abläufe aus dem Showroom, keine Kundenprojekte.
Ereignisse wandern von Bereich zu Bereich: Aus der Anfrage wird ein Auftrag, aus dem Auftrag ein Lieferschein, aus dem Lieferschein eine Rechnung. Jeder grüne Punkt ist ein Ablauf, den Sie im Showroom als Demo ansehen können.
Landkarte einer Muster-Firma: Bereiche, Demo-Abläufe und ihre Verbindungen
Gemeinsame Daten
Kunden · Artikel · Lieferanten · Aufträge · Mitarbeitende
- Kunde
- Ticket (von Kunde an Service)
Service
- KI-Chatbot, Demo ansehen
- Übersetzung, Demo ansehen
- Interne Wissens-KI, Demo ansehen
- Reklamation & Retoure
- Rückfrage (von Service an Vertrieb & Marketing)
Vertrieb & Marketing
- Anfragen qualifizieren, Demo ansehen
- Outbound im CRM, Demo ansehen
- Kundenansprache, Demo ansehen
- Content-Planung, Demo ansehen
- Angebot erstellen
Außerdem: Anfrage (von Kunde an Vertrieb & Marketing)
- Auftrag (von Vertrieb & Marketing an Lager & Versand)
Lager & Versand
- Shop-Aufträge abwickeln, Demo ansehen
- Wareneingang buchen
Außerdem: Lieferschein (von Lieferant an Lager & Versand), Wareneingang (von Lager & Versand an Buchhaltung)
- Bedarf (von Lager & Versand an Einkauf)
Einkauf
- Bestellvorschlag
- Bestellung auslösen
- Bestätigung einlesen
Außerdem: Bestellung (von Einkauf an Lieferant)
- Bestelldaten (von Einkauf an Buchhaltung)
Buchhaltung
- Rechnungen auslesen, Demo ansehen
- Rechnungsprüfung, Demo ansehen
- Eingangsrechnungen, Demo ansehen
- Mahnwesen, Demo ansehen
- Ausgangsrechnung
Außerdem: Wareneingang (von Lager & Versand an Buchhaltung), Zahlung (von Bank an Buchhaltung)
- Freigabe (von Buchhaltung an Geschäftsführung)
Geschäftsführung
- Nachweise (von IT & Datenschutz an Geschäftsführung)
- Eintritt (von Personal an IT & Datenschutz)
Personal
- Onboarding, Demo ansehen
- Urlaubsanträge
- Demo im Showroom
- typische Aufgabe, ohne eigene Demo
- ein Mensch entscheidet mit
Nicht auf der Karte: der Arztbrief. Er gehört in eine Klinik, nicht in diese Muster-Firma, und steht im Showroom.
Szene nachgestellt
Montag, 9:00
Eine Firma auf Packpapier.
Wer gibt was an wen weiter, und wo bleibt es liegen? Meist an einer Stelle, an der zwei Abteilungen aneinanderstoßen.
Wer einen Ablauf allein automatisiert, verschiebt oft nur den Stau. Die teuren Stellen liegen zwischen den Abteilungen.
Ein Auftrag durch die ganze Firma.
Zehn Stationen, fünf Bereiche, ein Vorgang. An jeder Station sehen Sie, was von allein läuft, wo ein Mensch entscheidet und welche Daten zur nächsten Station weiterwandern.
Der Vorgang
Beispieldaten, erfunden
Anfrage
Kunde Muster Metallbau GmbH · Bedarf 200 Wandhalterungen
Angebot
Positionen 3 Artikel · Angebotssumme 4.180 €
Auftrag
Auftragsnummer A-10418 · Liefertermin KW 46
Bestellung beim Lieferanten
Bestellnummer B-2207 · Lieferant Beispiel Stahl KG
Wareneingang
Lieferschein LS-5531 · Geliefert 200 von 200
Versand
Sendungsnummer 00340 55217
Rechnungen, raus und rein
Rechnungsnummer R-30118 · Fällig in 14 Tagen
Zahlungseingang und Mahnwesen
Zahlung eingegangen · Mahnstufe keine
Buchhaltung
Buchung vorgeschlagen, geprüft
Bericht
Wochenbericht aktuell
Szenen nachgestellt, keine Kundenprojekte.
Was sich in jeder Firma automatisieren lässt.
Die Bereiche unterscheiden sich, die Bausteine kaum. Zwölf, die in fast jedem Ablauf vorkommen: jeweils mit einem Beispiel aus dem Showroom und der Stelle, an der es sich nicht mehr lohnt.
12 Bausteine
Daten abgleichen
Kommt vor in: Buchhaltung · Einkauf · Lager & Versand
Zwei Quellen nebeneinanderlegen und nur die Abweichungen zeigen: Rechnung gegen Bestellung, Zahlung gegen offene Posten.
Dokumente lesen
Kommt vor in: Buchhaltung · Lager & Versand · Einkauf · Personal
KI liest Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare und macht daraus Daten, mit denen ein System rechnen kann.
Freigaben einholen
Kommt vor in: Geschäftsführung · Buchhaltung · Einkauf · Vertrieb & Marketing
Der Ablauf hält an, legt der zuständigen Person alles fertig vor und läuft nach ihrer Entscheidung weiter.
Benachrichtigen und erinnern
Kommt vor in: Personal · Vertrieb & Marketing · Service · Geschäftsführung
Die richtige Person erfährt im richtigen Moment, dass sie dran ist, statt nachfragen zu müssen.
Übergaben zwischen Systemen
Kommt vor in: Lager & Versand · Vertrieb & Marketing · Buchhaltung · IT & Datenschutz
Was in einem System entsteht, landet ohne Abtippen im nächsten: Shop, Warenwirtschaft, Buchhaltung.
Fristen überwachen
Kommt vor in: Buchhaltung · Personal · IT & Datenschutz · Einkauf
Zahlungsziel, Skonto, Probezeit, Go-live: Der Ablauf kennt die Frist und meldet sich vorher.
Berichte erstellen
Kommt vor in: Geschäftsführung · Vertrieb & Marketing · Buchhaltung
Zahlen aus mehreren Systemen werden zusammengeführt und regelmäßig verschickt, ohne dass jemand eine Tabelle baut.
Anfragen einordnen und beantworten
Kommt vor in: Service · Vertrieb & Marketing
Eingehende Anfragen werden erkannt, sortiert und, wo es eine klare Antwort gibt, direkt beantwortet.
Wissen auffindbar machen
Kommt vor in: Service · IT & Datenschutz · Personal
Fragen aus dem Team werden aus den eigenen Dokumenten beantwortet, mit Quelle.
Übersetzen im Arbeitsfluss
Kommt vor in: Service · Personal · Vertrieb & Marketing
Nachrichten erscheinen in der Sprache des Empfängers, mit dem eigenen Fachglossar.
Zugänge anlegen und entziehen
Kommt vor in: IT & Datenschutz · Personal
Mit dem Eintritt entstehen Konten, mit dem Austritt verschwinden sie, jeweils mit den passenden Rechten.
Nachweise und Protokolle
Kommt vor in: IT & Datenschutz · Geschäftsführung · Buchhaltung
Jeder Schritt wird mitgeschrieben: wer was wann entschieden hat. Für Prüfungen, Auskunftsersuchen und die Frage, warum etwas so gelaufen ist.
Wo fangen Sie an?
Nicht beim Werkzeug und nicht bei der ganzen Karte, sondern bei der Übergabe, die am meisten kostet. Um die zu finden, habe ich eigene Werkzeuge gebaut.
In eigener Sache: Alle Werkzeuge in diesem Abschnitt stammen von mir und der balane GmbH.
Melden
Stör-Tagebuch
App für iPhone und Android
Ihr Team hält fest, was hakt, im Moment und in Sekunden. Nach einer Woche rechnet die App hoch, was das im Monat kostet.
Messen
Selbst-Check
im Browser
Ordnet einen Ablauf ein. Die Kurzauswertung sehen Sie sofort, ohne E-Mail-Adresse. Für den ausführlichen Report fragt der Check nach einer.
FlowVisual
Desktop-App für macOS und Windows
Läuft lokal, ohne Cloud. Sie erfassen den Ablauf wie im Gespräch, ein Monte-Carlo-Stresstest zeigt den Engpass. Dazu Auslastung je Team, ein Prozesshandbuch mit RACI und der Business Case in Euro. Es gibt eine kostenlose Version.
Streichen
Flowrefy
Methode
FLOW misst, welcher Schritt wirklich Geld kostet: find, lay bare, observe, weigh. REFY räumt auf: reduce, enable, fit, yield. Nur was das übersteht, wird automatisiert.
Automatisieren
Showroom
Demo-Abläufe
Was übrig bleibt, läuft wie die Abläufe im Showroom, mit Ihren Systemen und Ihren Regeln.
Welche Übergabe kostet bei Ihnen am meisten?
Finden Sie es selbst heraus, mit dem Selbst-Check oder dem Stör-Tagebuch. Oder wir sehen es uns zusammen an.
Ein Modell, kein Versprechen.
Alles auf dieser Seite ist eine Muster-Firma: Demo-Abläufe, erfundene Beispieldaten, angenommene Wartezeiten. Keine Kundenprojekte, keine gemessenen Ergebnisse. Für KIS, gematik oder DATEV bin ich nicht zertifiziert. Und eine Strategie auf der grünen Wiese gibt es hier nicht: Angefangen wird bei den Abläufen, die Sie schon haben.